Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт инвентаризации — правильный образец в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.
Функции и определения метода
Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:
- Заблаговременно перед годовым отчетом.
- После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
- При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
- Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
- При инициированной ликвидации.
- В случае реорганизации бизнеса.
- Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.
Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.
Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:
- Смена руководства.
- Обновление коллектива более, чем наполовину.
- По требованию любого из ответственных сотрудников.
Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.
Документальное оформление инвентаризации
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н предусмотрены следующие документы для оформления инвентаризации в казенных учреждениях:
|
Код формы |
Наименование документа |
|
0504835 |
Акт о результатах инвентаризации |
|
0504082 |
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств |
|
0504086 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов |
|
0504087 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов |
|
0504088 |
Инвентаризационная опись наличных денежных средств |
|
0504089 |
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
0504091 |
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям |
|
0504092 |
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации |
Оформление результатов инвентаризации в органах власти и учреждениях
Порядок проведения инвентаризации в органах власти и учреждениях во многом схож с порядком проведения инвентаризации в коммерческих организациях. Издается приказ, которым назначается комиссия по инвентаризации, осуществляются подготовительные мероприятия, ответственные лица дают расписки о том, что закрепленное за ними имущество списано или оприходовано, в назначенный день проводится инвентаризация в присутствии всех членов комиссии и ответственных лиц.
Но результаты инвентаризации оформляются другими документами.
| Вид документа | Объект инвентаризации | Код формы |
|---|---|---|
| Инвентаризационная опись | ценные бумаги | 0504081 |
| остатки на счетах учета денежных средств | 0504082 | |
| задолженности по кредитам, займам (ссудам) | 0504083 | |
| БСО и денежные документы | 0504086 | |
| наличные денежные средства | 0504088 | |
| расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | 0504089 | |
| расчеты по поступлениям | 0504091 | |
| Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) | объекты нефинансовых активов | 0504087 |
| бланки строгой отчетности и денежные документы | 0504086 | |
| Ведомость расхождений по результатам инвентаризации | 0504092 | |
| Акт о результатах инвентаризации | 0504835 |
Скачать акт инвентаризации в 2023 году
- Бланк формы ИНВ-1
При необходимости указать данные, касающиеся инвентаризации, применяется данная форма. Здесь отображаются фактические данные и информация бухгалтерской документации.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-1а
В этом документе указывается информация о проверке, связанной с нематериальными активами. При этом осуществляется проверка документов, которые позволяют компании использовать данные активы.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-3
Данный бланк используется в тех случаях, когда проводится проверка ТМЦ. Как правило, инвентаризация проходит на складах, где они и хранятся. Если при этом будут выявлены просроченные или негодные ТМЦ, оформляется дополнительный акт утилизации.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-10
Бывают ситуации, когда проверке подлежат основные средства, ремонт или возведение которых еще не окончено. Сюда относятся техника, здания, оборудование, различные сооружения. Проверка выявляет, насколько фактические затраты соответствуют затратам, указанным в бухгалтерских документах.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-11
Форма предназначена для проверки расходов, которые относятся к будущим периодам. Здесь сопоставляется информация бухгалтерии с фактическими затратами, которые подтверждают первичные документы.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-15
Бланк заполняется при инвентаризации, которая касается наличных денег. Обычно проверка касается кассы фирмы, где проверяются фактические деньги, чеки, марки и др.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-16
Проверка, касающаяся документов строгой отчетности и ценных бумаг, осуществляется с использованием данной формы.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-17
Здесь фиксируется информация, касающаяся расчетов с поставщиками, кредиторами, покупателями и остальными контрагентами. Проверка позволяет сопоставить данные бухгалтерии с задолженностями, которые имеются фактически.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-18
Именно такую форму имеет сличительная ведомость. Она используется в том случае, когда инвентаризация касается основных средств. Здесь фиксируется, насколько фактическое состояние дел отличается от учета бухгалтерии.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-19
В этой сличительной ведомости фиксируются данные, касающиеся ТМЦ, при пересчете которых проверяющая бригада выявила отклонения.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-22
Перед началом проверки руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Именно для этих целей используется форма ИНВ-22. Здесь отображаются сроки, состав комиссии, порядок проведения инвентаризации и ее объем. После подписания директора документ вручается старшему члену проверяющей группы.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-23
По сути, этот бланк является журналом, в который вносится правильность выполнения инвентаризации. Здесь регистрируются все приказы, которые издавало руководство перед проверкой.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-24
В этот акт вносятся результаты контрольных проверок по проведению инвентаризации.
Скачать
- Бланк формы ИНВ-25
Результаты всех контрольных проверок, которые предназначены для определения правильности работы специалистов, вносятся не только в специальный акт, но и в журнал по форме ИНВ-25.
На сегодняшний день вся бухгалтерская учётная документация организаций может составляться в свободной форме без использования общеобязательных бланков. Однако множество предприятий до сих пор используют разработанные государственными органами формы. Это объясняется их удобством и привычкой сотрудников.
Для проведения инвентаризации в государственных, бюджетных, казённых учреждениях используется форма ОКУД 0504835. Это прямое требование законодательства. Форма утверждена Приказом Минфина в 2015 году и практически используется с декабря 2017 года. Перед использованием бланка его необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя учреждения.
Заполнить бланк можно одним из двух стандартных способов: от руки при помощи синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор остаётся за председателем комиссии. Отметим, что оба варианта при условии подписания всеми членами комиссии будут по итогу обладать равной юридической силой.
Оформление итогов инвентаризации
После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.
Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.
Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.
На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.
В инвентаризации принимают участие специально созданная комиссия и материально ответственные лица. В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерии и другие специалисты (инженеры, техники и т.д.). Перечень членов постоянно действующей и рабочей комиссий должен быть отражен в приказе, который утверждает руководитель учреждения. Материально ответственные сотрудники как заинтересованные лица в комиссию не входят. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств из числа членов постоянно действующей комиссии могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.
Следует учесть, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
При обнаружении недостачи руководство компании должно принять решение о том, за чей счет будет списан ущерб. Вариантов немного: если в недостаче товара виновен сотрудник компании, то убыток предприятия будет покрыт из зарплаты работника. Но учтите, что инспекторы тщательно проверяют эти операции. Вопросы могут возникнуть не только к налогообложению и учету удержаний, но и к правомерности наказания сотрудника.
Если директор все-таки решит покрыть недостачу за счет работника, необходимо учесть, что есть несколько видов материальной ответственности: полная, ограниченная или коллективная. Полное возмещение ущерба возможно в нескольких случаях:
- когда в законодательстве есть прямое указание на компенсацию при недостаче ценностей, доверенных работнику на основании договора или разового документа;
- когда ущерб был причинен в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении;
- когда ущерб был нанесен из-за преступных действий, зафиксированных приговором суда или в результате административного правонарушения;
- в случае разглашения тайных сведений или неисполнения работником своих должностных обязанностей;
- когда полная материальная ответственность устанавливается трудовым договором, который заключен с руководителем компании, его замом и главбухом.
Если с виновными сотрудниками был заключен коллективный договор, то товар вверяется всему персоналу. На этом основании недостача может быть удержана с группы лиц.
Акт инвентаризации — документ, использующийся бухгалтерией и складом предприятия любой формы собственности.
Инвентаризация может быть:
- добровольной;
- принудительной (обязательной).
Добровольная — инициируется директором предприятия, руководителем отдела (главным бухгалтером, начальником склада и т.п.). Обязательная оговорена пунктом №27 приказа Министерства финансов №34Н.
Обязательная инвентаризация проводится на предприятии (в организации):
- В обстоятельствах форс-мажора (при пожаре, затоплении, землетрясении и т.п.).
- В случае кражи денежных средств или имущества.
- При увольнении и приеме на работу лица, отвечающего за ценности. Инвентаризация может проводится при временной смене материально ответственного лица (отпуск, болезнь).
- При закрытии предприятия или в случае реорганизации производства.
- Перед сдачей годового отчета бухгалтерией.
Оформление результатов инвентаризации
Проводится она как в форме внезапной проверки, так и в виде запланированной проверки, периодичность которой прописывается в учетной политике организации. Отличие первых от вторых в том, что на подготовку к ней работников не отводится времени, главная цель не столько сверка остатков на складах, сколько проверка работы самих сотрудников, их компетенции. Рекомендуемая частота инвентаризации ТМЦ – не менее раза в месяц
Обязательные проверки проводятся:
- раз в год перед сдачей годовой отчетности;
- при продаже, покупке или сдаче имущества в аренду;
- при реорганизации предприятия;
- при смене материально-ответственных лиц, в том числе бригадира или бригады в целом;
- по причине форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение, порча имущества, выявление кражи и т.п.);
- по инициативе (просьбе) одного из бригады.
Предлагаем ознакомиться: Образец заявления о мошенничестве в прокуратуру
| Характер остатков | Периодичность |
| НЗП, полуфабрикаты производимые, готовая продукция, сырье и материалы | Не раньше 1 октября отчетного года |
| Готовая продукция, сырье и материалы в организациях, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях | Период наименьших остатков (зависит от вида деятельности предприятия) |
Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.
Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС
Инвентаризация начинается с издания руководителем приказа о проведении инвентаризации основных средств. Для этого можно использовать форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
приказа по форме ИНВ-22.
В приказе указываются:
- место проведения инвентаризации;
- даты ее начала и окончания;
- председатель и члены комиссии;
- степень охвата инвентаризационных объектов;
- причина проведения инвентаризации;
- сроки сдачи документов в бухгалтерию.
В состав комиссии могут входить главный или иной ответственный бухгалтер, лицо, ответственное за сохранность основных средств, работники цеха, сотрудники администрации и т. д.Отключить рекламу
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.
приказа на инвентаризацию основных средств.
Перед проверкой фактического наличия и состояния основных средств необходимо просмотреть наличие:
- инвентарных карточек учета ОС (форма ОС-6), прочих учетных регистров на объекты ОС и правильность данных, занесенных в них;
- технических паспортов;
- документов на получение или сдачу ОС в аренду.
При необходимости учетные документы могут быть дополнены или откорректированы.
Когда составляется акт инвентаризации
Многие руководители предполагают, что проводить или не проводить инвентаризацию они вправе по собственному желанию. Это не совсем так. В соответствии с нормами действующего законодательства РФ проведение такой процедуры обязательно в следующих случаях:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, библиотечных фондов – раз в 5 лет
- при передаче организацией имущества в аренду, выкупе, продаже
- при смене материально ответственных лиц (увольнении, переводе и т.п.)
- выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
- при реорганизации (изменении организационно-правовой формы) или ликвидации организации
- в случае пожара, стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуациях
- если в организации введена коллективная (бригадная) ответственность, то инвентаризация обязательна к проведению при смене руководителя такой бригады, при выбытии из коллектива более 50 % ее членов, по требованию одного или нескольких членов.
Форма 0504835: особенности заполнения
- номер, дата составления;
- дата утверждения руководителем.
2. Сведения об организации:
- наименование;
- код по ОКПО.
3. Сведения о сотрудниках организации, участвующих в инвентаризации:
- Ф. И. О. материально ответственного сотрудника;
- Ф. И. О. и должности членов инвентаризационной комиссии.
4. Сведения о проведенной инвентаризации:
- правоустанавливающий документ, на основании которого была проведена инвентаризация;
- дата проведения инвентаризации;
- наименование объекта инвентаризации;
- реквизиты описей, сличительных ведомостей по объекту инвентаризации;
- основные итоги инвентаризации.
В документе также приводится ссылка на ведомость расхождений (которая должна применяться бюджетными организациями).
Частная фирма вправе модифицировать указанную структуру акта любым способом.
Для чего нужен акт инвентаризации?
Государство обязывает предприятия регулярно проводить инвентаризацию активов и обязательств – это закреплено в ст. 11 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Впрочем, штрафов за неисполнение законом не предусмотрено. Поэтому некоторые ИП и организации не уделяют инвентаризации должного внимания. А зря! Мероприятие позволяет узнать, сколько у вас товаров, в каком они состоянии, нет ли убытков.
Акт инвентаризации нужен для контроля товарно-материальных ценностей (ТМЦ), денежных средств, нематериальных активов, а также задолженностей перед контрагентами или кредиторами. С помощью проверки можно узнать, соответствует ли фактическое наличие ценностей тому количеству, которое зафиксировано в бухгалтерских документах.
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.
Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.