Как стать успешным персональным ассистентом руководителя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как стать успешным персональным ассистентом руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…

Завоевание уважения коллектива к себе и должности

Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох – и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».

Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы – только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти ­функции ­вменяются секретарю-референту.

Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать ­несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.

Правило 1. «Золотое».

Вы – наемный работник. И ваш работодатель – это непосредственный руководитель; чаще всего – генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже – руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой – вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из ­приоритетности ­задачи.

Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей – это нормальный рабочий режим, в котором вы ­расставляете приоритеты.

Правило 2. «Серебряное».

Ваши коллеги и руководители – это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам – это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.

И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура – ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 – ­использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.

Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.

Правило 3. «Медное».

Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, ­посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.

В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе – не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:

• «К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности».
• «Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете, я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом – это приоритетная задача для нашей компании».
• «Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я – персональный ассистент Председателя Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.

Все умею и мне скучно!

Вот именно эти «комфортно и удобно», как правило, несут в себе внутреннее ощущение стагнации в профессии. Иногда бывает, что данное ощущение ошибочно и преждевременно, но данная подмена понятий характерна только для не профессиональных помощников. Мы-то с вами настоящие профессионалы! Поэтому разберемся с ситуацией, когда ощущение стагнации имеет под собой основания. Другими словами – что ­делать, когда это чувство проникло в вашу светлую головку?

Вариант 1. Стать киношным прототипом неотягощенного работой секретаря, томно подпиливать ногти, приговаривая с напыщенной важностью: «Шефа нет и не будет!» То есть совершенно бездарно похоронить свой талант к профессии, ум, знания, навыки и стать еще одним героем анекдотов про «секретарш». Просто глупо скучать! Вам кажется, что таких ассистентов нет?! Вы ошибаетесь – их очень много! Но мы с вами договорились: данный журнал читают только настоящие профессионалы! Поэтому этот вариант совершенно нам не подходит.

Вариант 2. Поговорить с руководителем о возможных дополнительных функциях, которые вы могли бы на себя взять.

Например, когда я училась на PR-менеджера, работая секретарем-референтом, мы с моим руководителем договорились, что в связи с отсутствием отдела маркетинга и пресс-службы, я буду писать тексты для сайта, новости, освещать различные акции в прессе. Это было настоящее взаимовыгодное сотрудничество: я шлифовала знания, полученные в университете, руководитель – экономил на службе PR! Данный вариант успешно избавил меня от вышеуказанного ощущения стагнации в должности ­референта и позволил набраться опыта в профессии PR-менеджера.

Что еще можно на себя взять, если от делопроизводства в строго определенных рамках, минимального перечня задач, которые вы давно переросли, и бесконечного чая-кофе вы явно заскучали? Предложите руководителю принять участие в благотворительном проекте, устройте детский праздник для его ребенка и т.д. Вы будете удивлены! Когда кто-то «посторонний» внезапно предлагает нам взять ответственность за некоторые части нашей жизни на себя, мы испытываем счастье! Вспомните! Это и предложение руки и сердца (когда вам фактически обещают разделить ваши заботы), это и поступление в вуз (тут на арену выходят преподаватели и обещают нам блестящую карьеру), и новый работодатель (который демонстрирует монетарный эквивалент вашим достижениям) – мы всегда испытываем радость при подобных событиях. Да, безусловно, ответственность – это всегда волнительно, но и как прекрасно одновременно, когда мы получаем обратную связь, порой выраженную в сухом: «Ты – молодец. Не ожидал!» или «Спасибо. Отличная работа». А не это ли ключевые бонусы нашей профессии? Решать вам.

Вариант 3. Записаться на курсы. Это могут быть как занятия, посвященные усовершенствованию вашего профессионального уровня (английский, стенография, риторика и т.д.), так и занятия по интересам (танцы, вождение, фитнес).

В свое время, работая в банке персональным ассистентом первого лица, я так же «заскучала» после первых 6 месяцев. Мой руководитель был человеком чрезвычайно наблюдательным и вскоре предложил мне получить второе высшее образование в области банковского дела. Данный вариант исключительно подходит тем ассистентам, для которых важен интеллектуальный и личностный рост, которые любят свою ­профессию и хотят развиваться внутри нее.

Некоторые люди часто путают скуку на работе с общим эмоциональным упадком. В данном случае вселенская тоска на работе – это следствие, а не причина. Тогда повысить ваш жизненный тонус и разбавить однообразную жизнь поможет именно увлечение – хобби.

Вариант 4. Поменять работу. Поменять компанию, руководителя, профессию и т.д. При условии, что единственным негативным фактором, который омрачает ваше служение профессии, является скука, я бы рекомендовала ­использовать Вариант 4 только при полном провале Вариантов 2 и 3.

Кто может стать личным ассистентом

Ответ прост – вы можете стать, но все-таки давайте разбираться по порядку:

1. Образование. Специального образования не требуется, я – политолог, а вы, может дипломированный филолог, это не страшно. НО лучше, конечно, иметь математический склад ума, потому что обязанности ассистента подразумевают работу с цифрами, аналитикой, требуют принятия быстрых решений. И если вы абсолютный гуманитарий и долго думаете, скорее всего – это не для вас. Конечно, требования босса могут быть разные и кто-то ищет творческую натуру, а не того, кто за 30 секунд посчитает квадратный корень из 888. Тут всё индивидуально, но скорее всего, так не будет. Но не стоит отчаиваться, потому что сейчас легко можно найти школы-онлайн, чтобы обучаться по этому профилю.
2. Возраст. В основном эта работа для молодых, энергичных, желающих развиваться людей. Но есть тип начальников, которые предпочитают работать со зрелыми и опытными, уже готовыми специалистами в этой сфере. Такой личный помощник руководителя уже имеет свои устоявшиеся правила, принципы, убеждения и установки, в конце концов, особенный стиль работы. А в этом кроится самый большой минус, потому что, не будет совпадения с руководством. Поэтому, нелегко подобрать уже готового assistent, с которым boss будет думать и работать в одном стиле.
3. Пол. Преимущественно эту должность занимают девушки, конечно, встречаются и парни, но намного реже. Хотя, должна сказать, что когда мы выставили вакансию личный помощник руководителя, около десятка резюме было от парней И даже 2 раза позвонили, судя по всему, мужчины в возрасте 40 лет.

Обязательные элементы вакансии:

1. В шапке текста пишем название компании и короткую сводку о сфере ее деятельности.

2. Указываем основные должностные обязанности, чтобы будущий сотрудник представлял, что его ждет. Если вы планируете какие-то дополнительные задачи передать ассистенту позже, их тоже стоит упомянуть.

3. Прописываем портрет идеального кандидата: ответственность, гибкость и быстрота реакции, умение обучаться, другие качества, которые для вас важны. Если вы готовы нанять новичка в вашей индустрии, то напишите, что обучите всему необходимому.

4. Устанавливаем график работы. Нередко получается так, что ассистент должен быть на связи в любое время суток и отвечать в течение 15 минут. Но приблизительное время занятости все равно необходимо написать. Кроме того, обязательно выделите день, в который помощник не будет работать, потому что в противном случае он быстро выгорит.

5. Указываем зарплату или зарплатную вилку. Оптимальным решением будет прописать оклад на тестовый период и перспективы роста. Зарплата ассистента колеблется от 15.000 рублей до 50.000 и зависит от умений соискателя и объема задач.

Многие думают, что легко найдут толкового ассистента за 5.000 рублей. Но человек, который много делает за небольшую оплату, не имеет особой мотивации, и вскоре прекратит сотрудничество с вами. А частая смена ассистентов тоже не идет на руку бизнесу: период притирки отнимает время и силы у обеих сторон и не всегда проходит легко и продуктивно.

Нанимая помощников, мы организовываем максимально широкую воронку, используем разные сервисы одновременно. В ход идут даже личные соцсети руководителей, где с большей вероятностью можно найти людей, которые мечтают с ними поработать. Работные сайты показывают себя хуже других платформ, потому что у них низкая посещаемость и мало просмотров объявлений. Моя практика показала, что больше всего откликов приходит из специализированных групп ВКонтакте и Telegram-каналов. Например, отлично работают сообщества Конь на работе и Мы вам перезвоним.

Платные и бесплатные каналы могут показывать себя в равной степени эффективно. Единственный минус бесплатных каналов – объявления очень быстро теряются, и их приходится обновлять несколько раз в день. Платные каналы гораздо удобнее: заплатил, и объявление висит. Кроме того, в платных каналах соискатели более серьезно настроены.

Собрать, проверить, повторить

Я не люблю анкеты, потому что красочно написать о себе могут многие. Максимум, на что в анкетах стоит обратить внимание, – опыт работы. Все остальное нередко приукрашено и далеко от действительности.

Я всегда предлагаю проводить отбор ассистентов в 3 этапа:

Этап №1. Групповое собеседование. Это существенно экономит время работодателя, дает возможность оценить поведение человека в коллективе и навыки самопрезентации. На этом этапе часть кандидатов отсеивается. Одни отказываются от такого формата встречи, боясь конкуренции (хотя в реальности ее здесь нет). Другие опаздывают на интервью и сразу выдают свою непунктуальность. Мы включаем зал ожидания в zoom и не пускаем на встречу тех, кто хотел попасть позже обозначенного времени. Может быть, для кого-то это выглядит слишком жестко, но опоздания для будущего ассистента недопустимы.

На групповом собеседовании я обычно прошу рассказать о себе, о том, почему выбрали именно нашу вакансию, почему мы должны выбрать именно их и спрашиваю о хобби. Последний вопрос часто оказывается ключевым: если будущий ассистент говорит, что ничем не занимается, это может сигнализировать о его пассивности, нежелании развиваться. Те, кто занимаются спортом, потом радуют руководителей быстрой реакцией, а те, кто увлекаются творчеством, приносят в компанию креативные идеи.

Этап №2. Тестовое задание. В нем необходимо учитывать два критерия: смекалку и дедлайн (отреагирует ли кандидат на задание оперативно или будет откладывать до последнего).

Пример тестового задания для ассистента. Найдите 5 мест, где можно распечатать эмблему с нашим изображением на коробке. Просим прислать геоположение этих компаний и ценовые категории, которые они предлагают.

Обычно соискатели создают список в гугл-таблице, делают скрин карты и прикрепляют его. Лучшие кандидаты сообразят скопировать ссылку, на которую можно нажать и перейти к нужной геопозиции. Будет здорово, если человек догадается внести дополнительные данные: контакты, время работы, возможность сделать заказ по электронной почте или по телефону. К тому же оформление задания позволяет нам понять, как человек умеет структурировать информацию и правильно ее преподносить.

Этап №3. Тестовая неделя. На неё попадают 2-3 человека из тех, кто лучшим образом отличился и на интервью, и в тестовом задании. Чаще всего тестовая неделя не оплачивается, потому что идет этап притирки. По истечении этого срока мы можем решить, кого из сотрудников оставляем.

Важный нюанс: не забудьте спросить у самого ассистента, хочет ли он продолжать работу с вами. Кандидат тоже имеет право выбирать место, где готов задержаться надолго.

Зарплата личного помощника руководителя

Вопрос о доходах секретаря или личного помощника руководителя неоднозначен, так как на цифры влияют самые разные факторы. Во-первых, зарплата будет зависеть от конкретных обязанностей и задач, возложенных на сотрудника. Бывает, что требуется работник, который будет следить за порядком, подавать кофе/чай и отвечать по телефону. За такую работу платят немного. Если же специалист владеет несколькими языками, разбирается в менеджменте и управлении, то оплата значительно выше.

Второй фактор, влияющий на зарплату – это размер и доходность самого предприятия. Крупные и прибыльные компании предлагают высокие оклады за работу личного помощника. От небольшой фирмы не стоит ожидать того же.

Для сравнения приведем несколько цифр по зарплатам секретаря руководителя в различных регионах России. Вот статистические данные, которые указывают основные агентства по трудоустройству: личный помощник в Москве может получать около 60000 руб., для Санкт-Петербурга цифра составляет 50000 руб., региональные зарплаты примерно 30000 руб. в месяц. В отдельных компаниях помощник директора может получать 100 000 руб. и более.

Собеседование в кадровом агентстве на должность ассистента руководителя

Обычно ни крупные, ни средние фирмы, создавшие себе имя на рынке, не афишируют вакансий ассистентов руководителя (особенно если помощник нужен собственнику бизнеса). Ещё более конфиденциальным становится поиск такого специалиста, если он необходим на замену нынешнему помощнику. Наткнуться на подобную вакансию просто так невозможно. Иногда руководство фирмы прибегает к помощи кадрового агентства, которое ищет и отбирает кандидатов, если в его базе есть нужные резюме.

Искать работу ассистентом руководителя (удалённого или в офис) через агентство удобно, поскольку:

• Кандидатов подробно познакомят с деятельностью компании, особенностями характера начальника, дополнительными требованиями.

• Бесплатно посоветуют, как правильно себя вести во время собеседования.

• Помогут доработать резюме, красиво его оформить.

• Проконсультируют по поводу дресс-кода, внешнего вида на собеседовании.

Чему мы учим помощников и проверяем при подборе

1. Человеческие навыки — умение хорошо общаться с другими членами команды и понимать, как завязывать и строить долгосрочные отношения. В том числе это выражается в своевременной, четкой, ясной коммуникации.

2. Умение учиться — навык получения новых знаний в условиях неопределенности, умение отойти от того «что я уже знаю» и попробовать научиться чему-то новому, чтобы выполнить задачу.

3. Рабочая этика — умение быть надежным и исполнительным, выполнять обязательства и соблюдать дедлайны, а если не получается, вовремя это коммуницировать.

4. Желание — внутренняя мотивация что-то делать, потому что это важно, интересно, прикольно, вызывает энтузиазм или по какой-либо другой причине. На самом деле, что именно создает желание — тема непростая и на этот счет многие организационные психологи спорят до сих пор. Но когда такое желание у человека есть, это сразу видно и становится важным фактором при отборе.

5. Критическое мышление — комплекс ключевых навыков грамотного суждения и принятия самостоятельных решений. А в случае, если данных для принятия решения недостаточно — это также навык спрашивать и добывать информацию, которая необходима.

К критическому мышлению приписываем еще два важных навыка, сочетание которых показывает человека в очень позитивном для найма ключе:

6. Навык принимать решения на основе данных (сбор, очистка, анализ, выводы из данных)

7. Навык принимать решения на основе взаимодействия с людьми (эмпатия, интервью, опросы, интуиция)

Кто такой помощник руководителя, какая у него роль в компании

Помощник или ассистент топ-менеджера – должность, которая имеется не во всякой организации. Это привилегия средних и более или менее крупных предприятий, что само по себе говорит в ее пользу.

Не стоит путать такого специалиста с секретарем или делопроизводителем. Он может выполнять функции того и другого, но на этом его задачи не ограничиваются.

Роль помощника руководителя на предприятии в целом понятна из названия. Его миссия – организовать работу своего начальника. То есть обеспечить его необходимыми:

• канцелярскими принадлежностями;
• информацией о планах;
• данными по текущему состоянию дел;
• материалами, которые требуются для реализации поставленных целей;
• в некоторых случаях – даже питанием, потому как у гендиректора может банально не быть времени на заказ столика в кафе на обед или организацию деловых переговоров в ресторане.

Требования к знаниям и образованию

К слову, о подготовке и компетенциях. Хотя в требованиях к некоторым вакансиям и значится среднее профобразование кандидата на должность помощника гендиректора, де-факто такому исполнителю просто необходим диплом бакалавра, а лучше – магистра. Точнее, знания, которые такой документ должен гарантировать.

Учитывая, что часть обязанностей непосредственно связана с управленческой деятельностью руководителя, качественная профессиональная подготовка его помощника – это обязательное условие.

Что должен знать такой специалист:

• основы бухгалтерского дела;
• кадровое делопроизводство;
• основы менеджмента;
• методологию бизнес-процессов;
• базовую экономику.

Очень полезными будут также знания в области корпоративной психологии, тайм-менеджмента, конфликтологии, управления кадрами. В некоторых случаях имеет большое значение свободное владение иностранными языками (да, такой специалист может работать еще и в статусе переводчика на переговорах, если он трудоустроен в международной организации).

Обязательно владение специальным софтом для автоматизации бизнес-процессов. Кроме того, для эффективной работы нужно разбираться и в специфике деятельности работодателя (а также отрасли, в которой он функционирует, корпоративном законодательстве, налогообложении).

ТРЕБОВАНИЯ К АССИСТЕНТУ

Обсудим, что может повлиять на востребованность ассистента на рынке труда:

1) наличие высшего образования

По профстандарту на у секретаря-помощника должно быть высшее образование.

2) знание иностранных языков

Знание английского и иных иностранных языков сразу добавляет баллы к Вашей кандидатуре. Если Вы умеете вести переписку на иностранном языке, переводить, значит, можете рассчитывать на более высокую зарплату. Как правило, такой ассистент может сопровождать руководителя в бизнес-поездках в качестве переводчика.

3) опыт работы

Для работы в крупных компаниях зачастую требуются только ассистенты с опытом. Это же требование прописано в профстандарте.

Однако иногда работодатель готов принять ассистента без опыта, при условии прохождения специализированного обучения и наличии потенциала.

4) знание конкретной сферы

Неоспоримым плюсом для работы в специфических сферах (например, в госкомпаниях) будет аналогичный опыт в резюме у соискателя.

Поэтому часто, если руководитель ищет ассистента в фармкомпанию, он желает видеть аналогичный опыт в бэкграунде соискателя.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Стандартные обязанности ассистента

К какой бы категории ни относился ассистент, он будет выполнять пул стандартных обязанностей. Все они обязательно отражаются в документации предприятий и в инструкции для работника. Следующие вопросы можно делегировать большинству помощников:

• организация рабочего места руководителя, закупка канцтоваров, обеспечение начальника другими необходимыми расходными материалами, техникой;
• обработка входящей корреспонденции и распределение ее между отделами фирмы;
• подготовка документов, которые идут на подпись руководителю;
• подготовка материалов, необходимых руководителю, например отчетности, презентаций, регламентов;
• контроль выполнения проектов;
• сбор информации, которая требуется директору для принятия управленческих решений;
• формирование отчетов, писем партнерам и клиентам;
• организация совещаний, в которых участвует руководитель. Например, подбор места для совещания, приглашение участников, обеспечение техническим оснащением;
• контроль за подчиненными, сбор обратной связи, предложений и донесение их до сведения начальника.

Какие ошибки допускает ассистент

У ассистента руководителя есть завидные перспективы карьерного роста. Знания и навыки, полученные при работе на своего начальника, подготавливают помощника к запуску собственного бизнеса. Помощник на примере руководителя учится взаимодействовать с подчиненными, планировать работу и принимать стратегические решения, формировать отчетность. После работы ассистентом сотрудник может вырасти не только вне компании, но и внутри нее, поднявшись на должность руководителя отдела, направления, филиала.

Однако достигнуть карьерных высот могут помешать ошибки, которые допускают ассистенты в работе. Главные причины неудач на карьерном пути – невнимательность, несоблюдение сроков. Эти ошибки вытекают из неумения определять приоритеты в работе, неумения планировать рабочее время, невладения принципами тайм-менеджмента.

Ключевое качество сотрудника, помогающее ему хорошо выполнять обязанности, – это вовлеченность в работу и мотивированность. Компания отвечает за мотивацию в процессе работы, предлагая сотруднику конкурентоспособную оплату труда. Но и помощник изначально должен быть мотивирован. На этапе найма можно проверить, насколько он увлечен работой. Вот, что может сделать руководитель:

• составить вакансию так, чтобы в конце был вопрос на внимательность. Кандидаты, дочитавшие вакансию до конца, в отклике должны ответить на вопрос. Тех соискателей, кто ответа не дал, можно отсекать сразу;
• нужно попросить соискателей написать сопроводительное письмо, в котором они расскажут, почему именно они должны работать с предпринимателем;
• тем кандидатам, чье резюме понравилось, нужно предложить выполнить два тестовых задания. Одно задание должно быть посвящено внимательности и аккуратности. Второе нужно составить так, чтобы оно показало умение специалиста вникнуть в незнакомую тему;
• полученные ответы необходимо оценить по шкале от 1 до 10 по критериям. В качестве критериев могут быть грамотность, успешность решения задач, скорость ответов;
• тех, кто набрал больше всего баллов, можно пригласить на первое собеседование.

Похожие записи:

• Детское пособие малоимущим семьям
• Как зарегистрировать дом на дачном участке 2024 пошаговая
• ФНС сократила количество контрольных соотношений для расчета 6-НДФЛ