Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к оформлению документов по делопроизводству». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Внутреннее согласование
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Внутреннее согласование
Оно производится с теми подразделениями, отделами, участие которых предусматривается при реализации данного документа. Если в учреждении действует юридическая служба, то бумаги до их визирования обязательно согласовываются со специалистом-юристом. Также документ может согласовываться с зам. руководителя, в поле ведения которого находятся вопросы, отраженные в бумаге.
Если выполнение документации связано с какими-либо финансовыми тратами, то ее обязательно визирует финансовая служба. В большинстве случаев подпись ставит главный бухгалтер. Он заверяет соглашения и договоры, связанные с получением/отпуском материальных ценностей, выполнением работ и оказанием услуг, приказы об установлении окладов, надбавок к заработной плате, положения о премировании.
Глава 24. Реквизит «Виза»
Глава 24. Реквизит «Виза»
143. Согласование проекта документа, создаваемого в Правительстве, с должностными лицами оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
144. На проектах правовых актов визы проставляются на оборотной стороне листа, где есть реквизит подписи вышестоящего должностного лица.
145. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Начальник Административного управления
Правительства Калининградской области
Подпись И.О. Фамилия
146. Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Визирование кадровых приказов
Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что приказы по основной деятельности еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.
Юридический отдел и бухгалтерия
Одним из частых вопросов, с которыми сталкиваются юристы на практике, является вопрос, когда именно следует визировать документы по финансовой части: до бухгалтерии или после.
По большому счёту, разнообразие моментов, когда надо визировать те или иные документы, таково, что юридический отдел компании вправе выбрать ту систему визирования, которая в условиях компании будет оптимальной — виза может быть одна, их может быть несколько, на каждом листе или только в конце документа. Но при этом, если подписи должен ставить не только юрист компании , имеет смысл ему это делать первым, поскольку так подтверждается, что документ рассмотрен и с юридических позиций проверен, остальные службы могут заниматься этим документом в дальнейшем, бухгалтерия, в том числе. Представители финансового отдела обычно не соглашаются визировать документ, если в юридическом этого ещё не сделали. Единственный нюанс, который может быть разночтением между бухгалтером и юристом, это неправильно подсчитанные размеры налогов. Если юрист подписал документ, а затем бухгалтер проверил цифры и обнаружил ошибку в расчётах, нужно будет пересчитывать, вносить исправления и снова визировать у юристов.
Виза на документе — это не отметка о разрешении на въезд в страну. Это качественно иное понятие.
Что такое виза на документе? Рассмотрим подходящие в данном контексте определения:
- Пометка должностного лица.
- Надпись на акте или документе, придающая ему силу или удостоверяющая подлинность.
- Надпись должностного лица на документации, придающая ей юридическую силу.
- Резолюция, указание исполнителям, разрешение на проведение определенных работ, совершение конкретных действий.
- Штамп, надпись, отметка в документе, свидетельствующая о подлинности или юридической силе бумаги.
- Послание, которое свидетельствует, что лицо, которое получает бенефицию, имеет на нее полное право.
Виза на документе — это, как мы разобрались, определенная надпись, печать, штамп, отметка. Теперь разберемся, в каких случаях и кем это проставляется.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.8 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
3.10 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
3.13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.
Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной. Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О. и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.
В заключение перечислим основные правила оформления виз и грифов:
- Виза проставляется строго на обороте последнего листа проекта непосредственно под текстом. Нередко к документу предлагается специальный лист согласования. Это удобно тем, что при незначительных переделках проекта его можно перепечатать заново, не собирая подписи по второму кругу.
- Виза оформляется в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Как мы уже упоминали ранее, для внутренних документов достаточно указать должность ответственного лица, его личную подпись, ее расшифровку и дату. При внешнем визировании не забыть прописать «СОГЛАСОВАНО».
- В конкретных случаях вначале прописывают «Имеются замечания», «Замечания прилагаются», «Согласен с учетом замечаний». Тут нужно не забыть указать ссылку на лист, приложение, где данные замечания перечислены.
Внешнее визирование документов в организации может происходить с привлечением целого спектра сторонних учреждений:
- Подчиненные и неподчиненные органы. В случае если бумага как-либо затрагивает их интересы.
- Научно-исследовательские организации.
- Общественные объединения.
- Органы вневедомственного и государственного контроля.
- Вышестоящие подразделения и проч.
Внешнее согласование документации может быть оформлено следующим образом:
- Протокол обсуждения проекта документации.
- Протокол согласования.
- Гриф согласования.
Как показывает практика, самым распространенным является именно последний вариант. Рассмотрим его более подробно.
Кто Должен И Почему Визировать Договор Последний
Все визы ставятся на стадии согласования и разработки договора.
Соотвессно, к гене с визами приходит только конечный вариант (проекта) договора, который он согласует, и далее конечный результат: два экзе по одному для стороны (стандарт).
Обычная практика, когда юрист ставит свою визу, а также, штамп юр. отдела на договоре, который естественно, хранится в своей организации. Контагентам он совершенно не нужен, главное чтобы исполнитель не перепутал, какой договор остается у Вас а какой направляется Вашим партнерам.
На государственной службе, у различных министерства, эта работа поставлена на поток, и при проверках, в том вневедомственных, проверяющие требуют проведения юр. экспертиз и виз юристов на все хранящиеся в архиве договоры, в т.ч. не действующие.
Чтобы облегчить себе работу и не заниматься лишней бегатней — юрист должен визировать документ последним, т.е. перед тем как отдать договор на подпись Ген. диру и никакие замы Вам в этом не помеха, все рассмотрения и юр. экспертиза только после их виз.
Приказ о визировании договоров юристом образец
Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в компании. При этом располагаются они на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа.
В случае необходимости установления договорных отношений отраслевой отдел, ответственный за подготовку и реализацию договора (соглашения), готовит проект договора (соглашения) и прикладывает к нему документы, указанные в пункте 2 настоящего приказа. Проект договора (соглашения) с листом согласования, завизированным начальником данного отдела, отраслевой отдел (автор проекта) передает на согласование заинтересованным отраслевым отделам, а затем в главную бухгалтерию. Срок рассмотрения проекта договора (соглашения) заинтересованными отраслевыми отделами и главной бухгалтерией -1 рабочий день с момента его получения.
Срок проведения правовой экспертизы проекта договора (соглашения), осуществляемой юридическим отделом — 2 рабочих дня с момента его получения. При установлении противоречий федеральному, областному законодательству, требующих внесения существенных изменений в текст проекта договора (соглашения), а также нарушения требований настоящего приказа по порядку внесения, подготовки и оформления проектов договоров (соглашений), в том числе при отсутствии в листе согласования соответствующих виз начальников заинтересованных отраслевых отделов, в случае невозможности проведения правовой экспертизы и необходимости предоставления дополнительных документов весь пакет документов возвращается юридическим отделом соответствующему отраслевому отделу (автору проекта) с приложением правового заключения без визирования в листе согласования для устранения замечаний и доработки проекта.