Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм заполнения Раздела 1 и Раздела 2 отчета 6-НДФЛ (с 2021 года)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.
Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:
- указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
- в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
- остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте
Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:
- В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
- Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.
Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
- Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.
Раздел 1 содержит следующие данные:
- Код бюджетной классификации.
- Весь удержанный налог за последние три месяца.
- Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
- Возвращённый налог за последние три месяца.
Раздел 2 содержит такие данные, как:
- Ставка налога.
- Код бюджетной классификации.
- Сумма начисленного физлицам дохода.
- Количество физлиц, получивших доходы.
- Сумма вычетов.
- Исчисленная сумма налогов.
- Фиксированный авансовый платёж.
- Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.
Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15 октября 2020 года были утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов. При ликвидации компании или прекращении деятельности предпринимателя с наёмными сотрудниками на титульном листе в поле «отчётный период» необходимо указать один из кодов:
- 34 — расчёт представляется за год;
- 51 — при ликвидации в первом квартале;
- 52 — при ликвидации во втором квартале;
- 53 — при ликвидации в третьем квартале;
- 90 — при ликвидации в четвёртом квартале.
Раздел 1 заполняют данными за последние три месяца, а раздел 2 — нарастающим итогом.
Разделы 1 и 2 заполняют по каждой налоговой ставке, которая применялась в налоговом периоде.
Появилось поле «Код бюджетной классификации». КБК, соответствующий налоговой ставке, в разделе 1 указывают в поле 010, а в разделе 2 — в поле 105.
В разделе 1 формы 6-НДФЛ указывают:
- В поле 020 — общую сумму НДФЛ, удержанного за всех физлиц за последние три месяца отчётного периода.
- В поле 021 — дату, не позднее которой должен быть перечислен налог.
- В поле 022 — общую сумму налога, которую нужно перечислить в дату, указанную в поле 021.
Количество заполненных строк с полями 021—022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки, например: зарплата, больничные, дивиденды. Значение в поле 020 должно быть равно сумме значений из полей 022. Появились поля 030 и 032 — для сумм налога, которые налоговый агент вернул налогоплательщикам, и поле 031, в котором надо указать даты, когда они были возвращены.
Количество строк 031 и 032 должно совпадать с количеством дат возврата налога. Показатель в строке 030 должен равняться сумме строк 032.
В разделе 2 вносят обобщённые по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
В прежней форме были поля для итоговых значений по всем ставкам, в новом разделе 2 их убрали. Теперь в поля раздела вносят такие сведения:
- Поле 120 — общее количество физлиц, которым в отчётном периоде начислялся налогооблагаемый доход: если работник в течение одного налогового периода несколько раз был уволен и принят на работу, он учитывается один раз.
- Поле 160 — общая сумма удержанного налога.
- Поле 170 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
- Поле 190 — общая сумма налога, возвращённая налоговым агентом налогоплательщикам.
Общие положения по заполнению формы
Форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам налоговым агентом, предоставленных физлицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1.3 Порядка).
В разделе 1 указываются сроки перечисления налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода (п. 3.1 Порядка).
В разделе 2 отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке (п. 4.1 Порядка).
Сведения о доходах каждого работника (справки из приложения 1 к форме 6-НДФЛ) подлежат заполнению только по итогам календарного года (п. 5.1 Порядка).
В форме 6-НДФЛ обязательны к заполнению все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям отражается ноль (0). Если для отражения какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля делается прочерк. Дробные числовые показатели заполняются аналогично целым числовым показателям (п. 1.13, 1.14 Порядка).
Страницы формы 6-НДФЛ имеют сквозную нумерацию. Поле «Стр.» заполняется на каждой странице расчета, кроме титульного листа. Если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц расчета (п. 1.17 Порядка).
Особый случай для строки 160
Бывают ситуации, когда налоговый агент начислил облагаемый НДФЛ доход и рассчитал сумму налога, но после выплаты такого дохода в строку 160 сумма налога никогда не попадет.
Пример
Плотнику ООО «Николаевский деревообрабатывающий комбинат» Кузьмичеву Н. Н. начислена зарплата за январь 2022 года в размере 74 242 руб. и рассчитан НДФЛ = 9 651 руб. (74 242 руб. × 13 %). Не успев получить январский заработок, Кузьмичев Н. Н. внезапно умирает от ковидной инфекции. Его неполученный доход выдан супруге.
В такой ситуации выплата зарплаты умершего работника в 6-НДФЛ не отражается и налог в размере 9 651 руб. в строку 160 не включается ─ такой доход переходит в разряд не подлежащих налогообложению и с него налог не удерживается (подп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 22.01.2020 № 04-04-05/3420).
О том, как необлагаемые суммы могут перейти в разряд облагаемых, налог с которых должен обязательно попасть в строку 160 расчета 6-НДФЛ, расскажем в следующем разделе.
Пример заполнения 6-НДФЛ с 2023 года
ИП Васильев П.Н. выдает зарплаты сотрудникам по частям: аванс — 25 числа, вторую часть — 10-го.
Как он будет заполнять отчет 6-НДФЛ за 1 квартал в 2023 году:
- 10 января сотрудники получат вторую часть зарплаты за январь. В тот же день с выплаты удержат НДФЛ. Сумму нужно указать в строке 021. Если в указанный период сотрудники получали прочие доходы, их также учитывают и отражают в строке общую сумму.
- 25 января предприниматель выплатит работникам авансы за февраль. 10 февраля они получат вторую часть зарплаты. С каждой выплаты удержат НДФЛ, и их сумму нужно указать в строке 022.
- 25 февраля работники получат авансы за март, а 10 марта — остальную часть зарплаты. Сумму НДФЛ с каждой выплаты нужно указать в строке 023.
- 25 марта предприниматель выплатит авансы за апрель. Удержанную с них сумму НДФЛ в 6-НДФЛ за первый квартал указывать не нужно. Ее отразят Расчете 6-НДФЛ за первое полугодие.
Когда строки 160 и 022 будут равны
Поскольку во втором разделе отражаются данные нарастающим порядком, а в первом разделе лишь за последний квартал, то значения в строках 160 (ранее стр. 070) и 022 (ранее стр. 140) будут точно совпадать в отчете за первый квартал.
В отчетности за полугодие, 9 месяцев или целый год строки 160 (ранее стр. 070) и 022 (ранее стр. 140) с большей степенью вероятности не совпадут. Это связано с тем, что, к примеру, в отчете за 9 месяцев в строке 160 (ранее стр. 070) будут просуммированы значения удержанного НДФЛ за первый, второй и третий кварталы. В то же время в строке 022 (ранее стр. 140) будет отображена сумма налога, удержанная лишь в третьем квартале.
Весьма вероятно, что если взять квартальные отчеты по ф. 6-НДФЛ в пределах налогового периода и сложить из каждого данные строки 022 (ранее стр. 140), то это значение может быть равным строке 160 (ранее стр. 070) из последнего отчета.
Например, стандартный случай, когда заработная плата за март выплачивается в начале апреля. Обычно расчеты производятся по итогам отработанного работником периода в первых числах месяца, следующего за ним. Получается, что в этом случае принцип формирования строк 160 и 022 будет одинаковым, поскольку дата удержания налога и срок его перечисления в бюджет совпадут.
Новая форма расчета и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Раздел 1 и 2 поменяли местами. Теперь в раздел 1 включают сведения за последние три месяца, а раздел 2 заполняют нарастающим итогом с начала года.
У расчета появилось приложение. Это не что иное, как бывшая справка о доходах 2-НДФЛ, которая теперь вошла в состав формы 6-НДФЛ.
На что обратить внимание:
В первый раз включить приложение в состав формы 6-НДФЛ нужно только по итогам 2021 года!
Исключение: ликвидация организации или прекращение деятельности ИП с наемными работниками. В этом случае приложение сдают в составе формы за конечный отчетный период.
Заполняем 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года: важные детали и нюансы
Данные, отражаемые в строке 160 6-НДФЛ и строке 140 (НДФЛ рассчитанный, ранее строка 040), совпадают крайне редко, поскольку основную часть выплат составляет зарплата, а она начисляется последним днем месяца (в т. ч. месяца, завершающего отчетный период), а выплачивается обычно в следующем месяце (который для месяца начисления, завершившего отчетный период, попадет уже в следующий квартал).
К примеру, отчет 6-НДФЛ за 1 квартал в строке 140 содержит данные об НДФЛ с зарплаты, начисленной за март. В строку же 160 рассчитанный с нее налог войдет только в момент выплаты зарплаты. Для мартовского заработка это событие, скорее всего, произойдет уже в следующем месяце — апреле. Для 6-НДФЛ это уже другой отчетный период.
Суммы налога, отраженные по строкам 160 и 140, могут совпасть, если, например:
- заработок регулярно выдается работникам в последний день месяца, за который он начислен, при этом происходит совпадение дат начисления и выплаты дохода / исчисления, удержания и уплаты НДФЛ;
- в отчетном периоде выплачивались только доходы, начисляемые в момент выплаты, и ситуаций, вынуждающих к переносу дат на другой отчетный период, не возникло.
Об особенностях отражения в 6-НДФЛ авансов по зарплате, читайте в материале «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».
Если в течение года налоговому агенту не удалось удержать начисленный НДФЛ из выплаченных физлицу доходов, то для такого налога вместо строки 160 (ранее 070) в отчете 6-НДФЛ будет задействована строка 170 (ранее 080), предназначенная для отражения не удержанного налоговым агентом НДФЛ.
Неспособность налогового агента удержать НДФЛ из доходов физических лиц может возникнуть, например, в следующих случаях:
- Работник получил от фирмы доход в натуральной форме, а затем уволился. При этом увольнительной суммы оказалось недостаточно для удержания НДФЛ от стоимости натурального дохода.
- Бывшим работникам — пенсионерам выданы подарки к юбилею (стоимостью, превышающей 4 000 руб.). При этом иные денежные доходы не выплачивались.
- Сотрудник компании получил беспроцентный заем, но находится в длительном отпуске без сохранения зарплаты. При этом он ежемесячно получает доход от экономии на процентах (материальную выгоду), удержать с которой НДФЛ работодатель не в силах ввиду отсутствия выплачиваемых работнику доходов.
В Разделе 2 отражают обобщённые по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. Раздел 2 заполняется по каждой налоговой ставке, применяемой в налоговом периоде.
Новшеством стало выделение из общей суммы начисленного дохода, в том числе:
- в поле 112 — суммы дохода по трудовым договорам (контрактам);
- в поле 113 — суммы дохода по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг).
Раньше выделяли только сумму начисленных дивидендов.
В отличие от старой формы, в новом Разделе 2 нет полей для отражения итоговых значений по всем ставкам. Поля раздела заполняются обобщёнными по всем физлицам значениями нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке, в том числе:
- поле 120 — общее количество физлиц, которым в отчётном периоде начислен облагаемый налогом доход. Если работник был несколько раз уволен и принят на работу в течение одного налогового периода, он учитывается один раз;
- поле 160 — общая сумма удержанного налога;
- поле 170 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом;
- поле 190 — общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам.
Ключевые моменты при заполнении строки 070
Обязательным является заполнение строки 070 в 6-НДФЛ для всех налоговых агентов. Она находится в Разделе 1 документа, в котором приводятся обобщенные величины по всем показателям, интересующим контролирующие органы. Числовые значения должны вноситься без знака «минус», правильность составления формы проверяется при помощи контрольных соотношений. Стр. 070 в 6-НДФЛ предназначена для отражения накопленной за отчетный интервал времени суммы налога, который был удержан.
За каждый период в рамках одного календарного года величина НДФЛ и других показателей в Расчете должна показываться нарастающим итогом с 1 января налогового года. Налог в отчетной форме выступает в двух видах:
- исчисленные суммы;
- удержания.
В методическом материале говорится, что строка 070 формы 6-НДФЛ обозначает только фактически произведенные удержания. К этой категории относятся налоги, которые были рассчитаны, по ним наступил срок уплаты. Срок фактического перечисления и удержания должен совпадать с датой выплаты налогооблагаемого дохода физическому лицу (подтверждение – ст. 226 п. 4 НК РФ). Стр. 070 формы 6-НДФЛ не может отражать суммы, по которым нет оснований признавать доход выплаченным.
Необоснованным действием будет включение в графу с удержанным налогом сумм НДФЛ, исчисленных при выдаче аванса по зарплате. Доход в этой ситуации будет признан выплаченным в конце текущего или начале следующего месяца вместе со всей величиной заработка (п. 2 ст. 223 НК РФ). Только после этого исчисленный НДФЛ переходит в группу удержанного налога. Как заполнить строку 070 в 6-НДФЛ – учитывать надо только те суммы, которые были фактически удержаны из выплаченных доходов.
Обзор новой формы 6-НДФЛ, применяемой с 2021 года
Заработная плата работника составляет 4 млн рублей в месяц. Организация выплачивает заработную плату за январь 03.02.2021, за февраль – 03.03.2021, за март – 03.04.2021. Расчет 6-НДФЛ за I квартал 2021 года следует заполнять так.
Раздел 1 стр. 001 (по доходам в пределах 5 млн руб. по ставке 13 процентов):
- в поле 010 — 182 1 0100 110; в поле 020 — 650 000;
- в поле 021 — 04.02.2021;
- в поле 022 — 520 000 (НДФЛ с заработной платы за январь);
- в поле 021 — 04.03.2021;
- в поле 022 — 130 000 (часть НДФЛ с заработной платы за февраль с общей суммы дохода до 5 млн рублей).
Раздел 1 стр. 002 (по доходам свыше 5 млн руб. по ставке 15 процентов):
- в поле 010 — 182 1 0100 110;
- в поле 020 — 450 000;
- в поле 021 — 04.03.2021;
- в поле 022 — 450 000 (НДФЛ с заработной платы за февраль с дохода, превышающего 5 млн рублей).
Сроки сдачи отчетности
Все НА передают в контролирующие госорганы 6-НДФЛ в месячный срок после завершения квартального интервала. Исключение существует лишь для отчёта за 4 квартал, который считается годовой отчётностью, законом РФ предусмотрено более продолжительное время – 2 месяца, то есть сдается до 1 марта после завершения календарного года.
В таблицу сведены сроки сдачи 6-НДФЛ в 2022 году:
| Отчётный период | Крайняя дата, когда надо сдавать отчёты |
| 1 кв. 2022 | 30 апреля 2022 |
| 2 кв. 2022 | 31 июля 2022 |
| 3 кв. 2022 | 31 октября 2022 |
| 4 кв. 2022 | 1 марта 2023 |
Начиная с 1 января все показатели раздела 2 формируются нарастающим итогом.
Шаг 2. Заполняем Раздел 2 отчета 6-НДФЛ
В разделе 2 укажите обобщенные по всем физлицам суммы дохода, исчисленного и удержанного НДФЛ. Этот раздел заполняется нарастающим итогом — за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Отдельный раздел 2 необходимо заполнить для каждой применяемой ставки НДФЛ и для каждого КБК.
В строке 100 указываем ставку НДФЛ.
В строке 105 (010) указываем КБК, на который будем перечислять налог.
В строке 110 указываем сумму начисленного дохода с начала года, в том числе в строке 111 — сумму начисленных дивидендов, в строке 112 — выплаты по трудовым договорам (зарплата, премии, отпускные, компенсации, больничные за первые три дня и пр.) и в строке 113 — выплаты по гражданско-правовым договорам. Сумма строк 111-113 не обязательно должна быть равна строке 110;
В строке 120 указываем количество физлиц, у которых были выплаты. Если сотрудника в течение года увольняли и снова принимали, число не корректируется;
В строке 130 указываем сумму налоговых вычетов по всем сотрудникам;
В строке 140 — сумму исчисленного НДФЛ, в том числе в строке 141 — сумму НДФЛ с дивидендов;
В строке 150 — сумму фиксированных авансовых платежей, на которые была уменьшена сумма исчисленного налога с доходов иностранцев с патентом;
В строке 160 показываем общую сумму удержанного налога, а в строке 170 отмечаем сумму, которую удержать не смогли, например при выплате дохода в натуральной форме;
В строке 180 покажите сумму НДФЛ, которую удержали с сотрудников излишне. Например, если по ошибке не предоставили вычет.
В строке 190 указываем сумму, которую вернули сотрудникам по ст. 231 НК РФ с начала года.