Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подсчет среднесписочной численности работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта обязанность касается всех руководителей, включая индивидуальных предпринимателей и даже тех из них, кто работников вообще не имеет. Тогда нужно просто указать, что их нет. Игнорирование этого обязательства является нарушением закона.
Что такое списочная и среднесписочная численности работников
Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.
Списочная численность – более широкий показатель. При подсчете учитываются не только наемные сотрудники, но и совместители, работники по договору ГПХ, отпускники и сотрудники на больничном. Важно: человек должен проработать в организации больше одного дня.
Если сотрудник в компании относится к числу внутренних совместителей или имеет большой одной ставки, для данного показателя он считается как один человек – в соответствии с основной работой. Если сотрудник внешний совместитель, его не учитывают в списочной численности.
Средняя численность работников: как рассчитать?
ССЧ за месяц считается как сумма списочной численности работников за каждый календарный день месяца (в том числе праздничные и выходные дни), делённая на количество календарных дней месяца.
Как посчитать среднесписочную численность работников за год? Аналогично — сумма ССЧ за каждый месяц, делённая на 12 (число месяцев в году).
Расчёт среднесписочной численности работников — пример
В ООО “Фрегат” трудятся 97 работников. Из них в декретном отпуске — 1 человек (вышла на работу 20 июня 2022 года), в ученическом отпуске без оплаты — 1 человек (вышел 27 июня 2022 года). Были 3 приёма и увольнения с начала года. Рассчитаем ССЧ за полугодие.
Начнём с подсчёта ССЧ за месяц на примере июня. В этом месяце произошло 1 увольнение (2 июня) и 1 приём на работу (10 июня):
| День | Списочная численность | Число тех кто не включается в ССЧ | ССЧ |
|---|---|---|---|
| 01.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 02.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 03.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 04.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| …. | …. | …. | …. |
| 09.06.2022 | 96 | 2 | 94 |
| 10.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| …. | …. | …. | …. |
| 19.06.2022 | 97 | 2 | 95 |
| 20.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 21.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| …. | …. | …. | …. |
| 26.06.2022 | 97 | 1 | 96 |
| 27.06.2022 | 97 | 97 | |
| 28.06.2022 | 97 | 97 | |
| 29.06.2022 | 97 | 97 | |
| 30.06.2022 | 97 | 97 | |
| ИТОГО | 2903 | 45 | 2858 |
Чем отличаются между собой численность и среднесписочная численность: разница в подсчетах
- Как мы уже поняли, понятие численности – это более обобщенный термин, его используют для определения количества сотрудников на конкретную расчетную дату. При этом новых сотрудников данный термин включает в себя, а выбывших нет. Калькуляция проводится за элементарной математической формулой, которую мы предоставляем ниже.
- Значение среднесписочного показателя имеет более конкретные рамки, больше ограничений и высокую точность подсчета. Рассчитывается путем суммирования всех человеко-часов за каждый день, поделенных на количество дней отчетного периода. Если берется квартал или полугодие/ год, тогда расчет происходит при делении на месяцы. Но это напрямую зависит от стабильности количества сотрудников.
Списочная численность
Чтобы подсчитать среднесписочную численность, необходимо сначала определить списочную численность работников за каждый календарный день отчетного периода (например, месяца – с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля – по 28-е или 29-е число). В списочной численности учитывают:
- работников, оформленных по трудовому договору, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и больше;
- собственников фирмы, работающих и получающих в ней зарплату.
Причем учитывают как фактически работающих, так и отсутствующих на работе по каким-то причинам:
- пришедших на работу, в том числе и тех, кто не работал из-за простоя;
- находящихся в командировках, если за ними фирма сохраняет заработную плату, а также тех, кто находится в краткосрочных заграничных командировках;
- не явившихся на работу по болезни (в течение всего больничного и до выбытия по инвалидности);
- не явившихся на работу из-за выполнения государственных и общественных обязанностей (например, участвовал в качестве присяжного заседателя в суде);
- принятых на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятых на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу. К этой группе не относятся работники, которым в соответствии с законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени: в возрасте до 18 лет; занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; работники – инвалиды I и II групп;
- принятых на работу с испытательным сроком;
- надомников (они учитываются за каждый календарный день как целые единицы);
- сотрудников, имеющих специальные звания;
- направленных с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
- временно направленных на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
- студентов и учащихся образовательных учреждений, работающих в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
- обучающихся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящихся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
- обучающихся в образовательных учреждениях и находившихся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работников, поступающих в образовательные учреждения, находившихся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством;
- находившихся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
- имевших выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
- получивших день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
- находившихся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
- принятых для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
- находившихся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;
- находившихся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;
- принимавших участие в забастовках;
- работавших вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и гражданско-правовые договоры;
- иностранных граждан, работавших в организациях, расположенных на территории России;
- совершивших прогулы;
- находившихся под следствием до решения суда.
В общую систему подсчета также входят работники, осуществляющие деятельность как внешние совместители и на основе заключенного договора на гражданско-правовой основе.
Число зарегистрированных по всем правилам внешних совместителей устанавливают точно так же, как и численность служащих, отработавших неполный рабочий день.
Рабочих, с которыми предприятие заключило договор на гражданско-правовой основе, то есть договор подряда на оказание определенных услуг, проводят в учетных записях за каждый отработанный день, отмечая их в виде целых единиц. При этом время выплаты денежного довольствия в расчет не берется.
Таких служащих организации в среднюю списочную численность никогда не включают. Не включают в среднесписочную часть и индивидуальных предпринимателей, ранее заключивших с предприятием договор. Но все эти лица включаются в среднюю списочную часть сотрудников.
Списочная численность
Чтобы подсчитать среднесписочную численность, необходимо сначала определить списочную численность работников за каждый календарный день отчетного периода (например, месяца – с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля – по 28-е или 29-е число). В списочной численности учитывают:
- работников, оформленных по трудовому договору, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу один день и больше;
- собственников фирмы, работающих и получающих в ней зарплату.
Причем учитывают как фактически работающих, так и отсутствующих на работе по каким-то причинам:
- пришедших на работу, в том числе и тех, кто не работал из-за простоя;
- находящихся в командировках, если за ними фирма сохраняет заработную плату, а также тех, кто находится в краткосрочных заграничных командировках;
- не явившихся на работу по болезни (в течение всего больничного и до выбытия по инвалидности);
- не явившихся на работу из-за выполнения государственных и общественных обязанностей (например, участвовал в качестве присяжного заседателя в суде);
- принятых на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятых на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием. В списочной численности эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу. К этой группе не относятся работники, которым в соответствии с законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени: в возрасте до 18 лет; занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; работники – инвалиды I и II групп;
- принятых на работу с испытательным сроком;
- надомников (они учитываются за каждый календарный день как целые единицы);
- сотрудников, имеющих специальные звания;
- направленных с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
- временно направленных на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
- студентов и учащихся образовательных учреждений, работающих в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
- обучающихся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящихся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
- обучающихся в образовательных учреждениях и находившихся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работников, поступающих в образовательные учреждения, находившихся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством;
- находившихся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
- имевших выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
- получивших день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
- находившихся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
- принятых для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
- находившихся в отпуске без сохранения заработной платы независимо от длительности отпуска;
- находившихся в простоях по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя;
- принимавших участие в забастовках;
- работавших вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и гражданско-правовые договоры;
- иностранных граждан, работавших в организациях, расположенных на территории России;
- совершивших прогулы;
- находившихся под следствием до решения суда.
Списочная численность
Списочная численность нужна для расчета среднесписочной численности сотрудников, которые заняты в течение месяца полный рабочий день. Для расчета этого показателя необходимо суммировать значения списочной численность по каждому дню календарного месяца, включая выходные и праздничные дни, и разделить полученное число на количество дней в месяце.
Так как при таком расчете включаются показатели численности сотрудников по выходным и праздничным дням, возникает вопрос какое количество сотрудников учесть за выходной день, если например, в предшествующий выходному рабочий день показатель один, а в первый рабочий день после выходных – другой.
При расчете значение сотрудников в выходной день равно значению списочной численности за предшествующий выходному рабочий день.
Те сотрудники, которые состоят в списочном составе компании, но заключены с ним только ГПД должен учитываться в только в списочной численности и только один раз. Принимается при этом один сотрудник за 1 единицу.
Что общего между двумя показателями?
Нормальная работа предприятия базируется на необходимом количестве нанятых сотрудников, которые могут в полной мере обеспечить слаженный и продуктивный процесс. Чем больше квалифицированных кадров, тем быстрее можно добиться прироста в прибыли. Также это посодействует созданию каких-либо инновационных разработок, направленных на улучшение качества выпускаемого товара или предоставляемой услуги.
Рост бизнеса всегда связан с увеличением персонала. И чем выше это количество, тем становится труднее определять фактическую численность. Поэтому учредителю важно понимать какая у него средняя и среднестатистическая численность сотрудников.
Именно этот фактор объединяет эти два показателя. Они в состояние показать основной штат работников, находящихся на службе в компании. Так же отображают реальную картину активно занятого персонала в производственном процессе, и долю тех, кто числиться на фирме, но не участвует в работе в связи с временными обстоятельствами.
Руководитель коммерческой структуры использует показатели средняя и среднестатистическая численность для того, чтобы проанализировать эффективную работу своего персонала. Они помогают определить: нуждается ли фирма в дополнительных кадрах.
Где установлен порядок расчета
Средняя списочная численность работников указывается в отчетах в различные контролирующие органы:
| Контролирующий орган | Отчет | Срок сдачи |
|---|---|---|
| ИФНС | Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий год | До 20 января |
| ФСС | 4-ФСС | Ежеквартально до 20 (на бумаге) или 25 (в электронном виде) числа месяца, следующего за отчетным кварталом |
| Росстат | П-4 | Ежеквартально до 15 числа следующего месяца |
| 1-Т (годовая) | До 20 января следующего года |
Считаем списочный состав за месяц
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:
- с 1 по 10 января – 10 чел.
- с 11 по 29 января – 25 чел.
- с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.
Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2023 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?
В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».
Формула расчета сведений о среднесписочной численности работников за год
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период . Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, действуйте в следующем порядке.
Определите списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В нее включаются и те работники, для которых законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, например занятые на вредных работах.
В рабочие дни списочная численность равна количеству полностью занятых работников, с которыми у вас заключены трудовые договоры (в том числе не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках).
В расчет не включайте :
- внешних совместителей;
- работников, в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
- работников, находящихся в неоплачиваемом учебном отпуске.
Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна списочной численности на предшествовавший им рабочий день . Например, работника, уволенного в пятницу, надо включать в расчет списочной численности за ближайшие субботу и воскресенье.
Физические лица, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.
Внимание
Формулу расчета соответствующей численности рассмотрим ниже. Среднегодовая численность работников. Формула расчета Количество работников предприятия для указанного показателя рассчитывается по формуле: СЧР = ЧНГ + ((Пр * мес) / 12) — ((Ув * мес) / 12), где: СЧР — среднегодовая численность работников; ЧНГ – численность работников предприятия на начало года; Пр – количество принятых работников; мес – количество полных месяцев работы (неработы) принятых (уволенных) работников с момента трудоустройства до окончания года, за который производится расчет; Ув – количество уволенных работников. Пример расчета среднегодовой численности рабочих: В июле принято на работу 3 человека, в октябре уволен 1 человек.
Численность работников на начало года 60 человек.
Как рассчитать среднюю численность сотрудников
СРЧ = 250 + (2 х 0,5 х 7 + 1 х 0,5 х 12 + 3 х 0,5 х 6) : 12 + (10 х 8 + 5 х 9 + 7 х 6) : 12 = 265,7 или 266 человек.Таким образом, в организации в пересчете за год проработало 1,8 чел. неполный день и 13,9 чел. – по договорам. На практике используются иные методы расчета. Если имеются данные на начало и конец периода, то СРЧ рассчитывается как среднеарифметическое. Пример Известны данные о численности сотрудников:
- на начало года — 280 чел.;
- на 01.04 — 296;
- на 01.06 — 288;
- на 01.10 — 308;
- на 31.12 — 284 чел.
Определим СРЧ за год:
- : (5 — 1) = 294 чел.
Если известны данные только на январь и декабрь, то СРЧ рассчитывалось бы как среднеарифметическое:
- СРЧ = (280 + 284) : 2 = 282 чел.
Оба результата дают приблизительные цифры, но часто используются на практике.