Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка на личном автомобиле в 2020 — 2021 годах (особенности)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Путевые листы: изменения
Новые правила оформления путевых листов утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто
Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).
Форма путевого листа и законодательство
Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:
-
наименование и номер путевого листа;
-
сведения о сроке действия путевого листа;
-
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
-
сведения о транспортном средстве;
-
сведения о водителе.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля и его предназначение
Важным сопроводительным документом, который каждый день вручается шоферам транспортных средств, является путевой лист.
Маршрутный документ регистрируются в общем журнале учета путевых листов движений транспортных средств в соответствии с формой 8. Образец заполнения путевого листа можно найти здесь. В нем фиксируется учет рабочего времени шофера, пробег автомобиля и его маршрут. На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа. Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции. На сегодняшний день существует 8 основных видов рассматриваемого документа. Обязательными для отметки в путевке являются следующие реквизиты: На фронтальной стороне в самой верхней части указываются: Номер, серия документа, дата его выдачи; Название организации, кодовые значения по ОКПО, ОКУД; Марка авто, номерной шифр; ФИО водителя, номер и серия удостоверения водителя.
Судебная практика по командировкам на личном транспорте
Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно. По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11. В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.
***
Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Командировки».
Путевой лист делаем «путёвым»
9 Закона № 129-ФЗ и Приказа Минтранса России № 152; использовать для подтверждения расходов на ГСМ другие документ ы ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ
«Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
; Постановление ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10 . Но чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, лучше применять именно путевой лист, разработав форму, удобную для организации. Мы занимаемся перевозкой грузов.
Что нам грозит за отсутствие штампа и подписи медицинского работника на путевом листе?
: Да, налоговики вполне могут предъявить вам претензии, так как этот реквизит входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансо м подп.
Могут ли налоговые органы отказать нам в расходах на ГСМ по таким путевым листам?
Из этой статьи вы узнаете: Стандартная форма путевого листа, в зависимости от типа автомобиля, оформляется с учетом требований Постановления Госкомстата России от 28.11. 1997 г. за N78:
- форма 3 (для легкового автомобиля);
- форма 3 спец (для специального автомобиля);
- форма 4 (для легкового такси);
- форма 4-С, П (для грузового автомобиля);
- форма 6 (для автобуса);
- форма 6 спец (для автобуса не общего пользования).
Этим же Постановлением утверждается форма (N8) специализированного журнала учета движения путевых листов, используемая бухгалтерией предприятия.
Как оформить путевой лист на месяц
Бланк многодневного путевого листа компания должна разработать самостоятельно и утвердить приказом об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Главное предусмотреть в нем обязательные реквизиты, которые перечислены ниже.
- Наименование и реквизиты организации. Запишите в бланке реквизиты компании — ИНН, КПП и другие данные.
- Наименование и номер документа. Укажите, на какое именно транспортное средство оформляете документ. Например, «путевой лист легкового автомобиля». На каждом документе ставьте штамп или печать, если она есть в организации.
- Сведения о сроке действия документа. Сведения включают дату, в течение которой можно использовать документ, если он составлен на один день. Если вы заполняете путевой лист на 1 месяц, укажите на нем первую и последнюю дату месяца, в течение которого будете использовать этот бланк.
- Сведения о собственнике (владельце транспортного средства). Если собственником является организация, то укажите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона. Если предприниматель – ФИО, почтовый адрес и номер телефона.
-
Сведения о транспортном средстве. Включают в себя:
- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства. Если грузовой автомобиль используете с прицепом, полуприцепом – модель этого прицепа или полуприцепа;
- государственный регистрационный знак транспортного средства, прицепа, полуприцепа;
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.
- Сведения о водителе. Запишите ФИО водителя, дату и время проведения предрейсового и послерейсового его осмотра.
Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.
Посмотреть пример приказа
Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).
Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.
В соглашении пропишите:
- название, дату, номер
- название компании и ФИО сотрудника
- номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
- характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
- порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
- сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
- дату вступления соглашения в силу
- название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника
Закрывающие документы
Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:
- авансовый отчет
- служебную записку
Посмотреть пример служебной записки
- путевой лист (заполняет командированный сотрудник)
Посмотреть пример путевого листа
- чеки, квитанции, счета за ГСМ.
Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.
Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):
- название и номер,
- срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
- собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
- сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
- данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).
В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.
Бесплатная консультацияЮриста:По любым вопросам
Пример: Набрал займов в МФО из-за ремонта квартиры и лечения болезни. Поздно понял что это неподъемные займы для меня. Звонят, угрожают различными способами воздействия. Как быть? Москва Санкт-Петербург Нажимая кнопку ОТПРАВИТЬ, вы принимаете условия Отправить Отправить
Правительства Москвы
Министерства юстицииРоссийской Федерации
Роспотребнадзора Последние вопросы Полное комплексное обслуживание С момента обращения к нам и до полного решения вопроса мы готовы сопровождать своих клиентов, оказывая им необходимые услуги и консультации.
Бесплатный детальный анализ ситуации Наши специалисты детально изучат Вашу ситуацию, ознакомятся со всеми имеющимися документами, составят четкую картину проблемы.
Работа на результат Мы заинтересованны в успехе Вашего дела! Ваши победы — наши победы. Мы ориентированные исключительно на результат. Составление документов При необходимости юристы нашей компании возьмут на себя составление всех необходимых документов, для положительно решения дела.
Бесплатная проработка вариантов Только после детального анализа имеющихся документов, погружения в сложившуюся ситуацию – мы сможем проработать пути решения и целесообразность их применения. Подача документов Берем все на себя. Составление. Сбор необходимого пакета документов. Подача в инстанции. Отслеживание.
Контроль каждого движения дела. Всегда есть вероятность, что клиенту не нужно идти в суд или составлять претензию и иные документы, так как перспективы выиграть нет и клиент зря потратит время и деньги, хуже того, усугубит свое положение. Именно по этому юристы нашей компании сначала делают бесплатный анализ ситуации, изучают имеющиеся документы, и только после этого предлагают пути решения, если они имееются.
Почему
Порядок оформления командировки
Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.
Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.
Расчет затрат на проезд
Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.
Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.
Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.
Пример
Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.
Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.
Модель автомобиля Число и расположение цилиндров Мощность двигателя, л.с. Рабочий объем, л КПП Базовая норма расхода топлива, л/100 км LADA KALINA (ВАЗ 11186) 4L 87 1,596 5М 8,6 Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).
Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто
Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.
Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):
- название и номер путевого листа;
- данные о сроке действия документа;
- данные о владельце автомобиля;
- информация о транспортном средстве;
- информация о водителе.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. .
В бюджетной организации
Возмещение расходов за использование личного транспортного средства сотрудником бюджетной организации производится на общем основании. Для отправления сотрудника в служебную командировку руководитель государственной организации, учреждения или предприятия издает приказ.
В нем указывается, что сотрудник (его фамилия, имя, отчество, занимаемая должность) отправляется в командировку собственным транспортом.
Порядок компенсационных выплат может быть установлен местным регламентом конкретной государственной организации, учреждения или предприятия. Он подлежит распространению на всех государственных или муниципальных служащих, а также сотрудников, содержащихся за счет бюджетных средств.
Похожие записи: