Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить запрос информации у коллеги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На курсах писательского мастерства часто говорят «показывай, а не говори». Это означает детальные описания: «Звуки пишущей машинки наполняли комнату, когда писатель скривил брови» вместо «Писатель писал».
Сделайте призыв к действию (CTA) заметным и ясным
Согласно исследованиям, которые отслеживают движения глаз, люди больше времени проводят на заголовках и первой яркой кнопке на веб-сайте.
Именно поэтому маркетологи-райтеры обычно делают только один призыв к действию на странице. Этот CTA не прячут в абзац текста, а выделяют жирным шрифтом на отдельной строке или размещают его на кнопке, чтобы он ещё больше привлекал внимание.
Когда вы пытаетесь донести свою мысль или, например, попросить коллегу предоставить отчёт о продажах, убедитесь, что ваш запрос выделяется визуально.
Понятное дело, что необязательно вставлять кнопки с CTA в те же электронные письма, но главное — чтобы призыв был один и не затерян в массиве текста. Не оставляйте никаких сомнений относительно того, что вы хотите от коллеги.
Разбейте информацию на блоки для запоминания
Вы разобрались с главным и отредактировали текст? Распределите свои мысли в удобные для просмотра блоки.
У человеческого мозга есть ограниченная кратковременная память. Среднестатистический мозг может хранить семь блоков информации одновременно, которые забываются через 20 секунд. Разбивая содержимое на маленькие блоки информации, опытные копирайтеры облегчают задачу пользователям нахождение и запоминание важных вещей.
Вот как вы можете применять это на практике:
- Придерживайтесь иерархии важности информации;
- Группируйте элементы по темам;
- Используйте короткие абзацы (~1-3 предложения);
- Добавляйте пространство между блоками информации.
Как оформить и кому отправить
При составлении официального письма с запросом в организацию необходимо учитывать, кому будет адресован запрос и как оформить документы.
Составление запроса:
- Определите кто будет получателем запроса: руководитель организации, отдел кадров или другой ответственный сотрудник.
- Указывайте конкретную причину и цель запроса.
- Составьте список необходимых документов для предоставления.
- Укажите, какое количество экземпляров нужно предоставить.
- Оформите запрос в письменной форме и приложите список необходимых документов.
Отправка запроса:
- Решите, на какой адрес отправить запрос: электронная почта, почтовый ящик или лично в организацию.
- Убедитесь, что запрос составлен в правильной форме и содержит все необходимые данные.
- При необходимости, ознакомьтесь с образцами официальных запросов для выбора наиболее подходящего варианта.
- Предоставьте документы в соответствующей форме и на образцах, если таковые имеются.
- Укажите точное время или сроки, в которые желаете получить ответ на запрос.
Соблюдение правильного оформления и отправки запроса является ключевым аспектом обеспечения эффективной коммуникации и получения нужной информации от организации.
Распространенные ошибки при написании письма-запроса
1. неправильный адрес
Одной из наиболее распространенных ошибок при написании письма-запроса является неправильное обращение к адресату. Важно убедиться, что вы правильно указали имя и должность получателя. При необходимости проведите дополнительное исследование, чтобы найти информацию о получателе.
2. отсутствие ясности и точности
Особенно важно четко и ясно выразить свои мысли в анкете. Избегайте путаницы и двусмысленности, используя конкретные и четкие формулировки. Убедитесь, что в запросе содержатся все необходимые детали и сведения, чтобы избежать недоразумений.
3 — Неправильное форматирование и структура
Распространенными ошибками при написании письма-вопроса являются неправильное форматирование и отсутствие четкой структуры. Важно разбить письмо на абзацы и использовать точки для заголовков и списков, чтобы сделать его более четким и удобным для чтения. Проверьте письмо на наличие орфографических и пунктуационных ошибок, чтобы избежать негативного впечатления о вашем исследовании.
4. неуместное поведение и неподобающий тон
Еще одной распространенной ошибкой является использование в письмах-запросах грубого поведения и неуместного тона. Важно помнить, что вы обращаетесь к другим людям и выражаете свои мысли с уважением и вежливостью. Избегайте использования оскорбительных выражений и неуместного юмора.
5. Отсутствие признания и демонстрации заинтересованности
В конце письма выражайте признательность и демонстрируйте заинтересованность в ответе. Поблагодарите получателя за потраченное время и усилия и покажите, что вы готовы рассмотреть любую информацию или советы, которые вы можете предоставить. Благодарность и заинтересованность могут повысить вероятность положительного ответа на ваш запрос.
Электронная почта с запросом на доставку
Физическое лицо или организация может получить дополнительную информацию о доставке продукта, отправив запрос на доставку по электронной почте. Этот шаблон включает запросы на стоимость доставки, сроки и многое другое.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я хотел бы узнать подробности доставки продукта, который я недавно приобрел. Не могли бы вы предоставить мне информацию о стоимости доставки и предполагаемых сроках доставки? Кроме того, я также был бы признателен за любые другие важные подробности, касающиеся процесса доставки.
Благодарю за внимание и надеюсь на ваш скорый ответ.
Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.
Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.
В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.
Любое письмо является визитной карточкой организации. Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату. Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение. В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.
Любая переписка, независимо от того, электронная или бумажная она, должна вестись в соответствии с нормами. Они аналогичны телефонным и личным разговорам.
Выделяют некоторые принципы ведения переписки:
- оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;
- к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
- переписка предусматривает полную конфиденциальность;
- задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.
Деловые письма имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:
- На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется. Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.
- Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
- В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом. Это приведет к тому, что проблема не будет решена.
Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки. В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.
Деловые письма могут отличаться по своей форме. Для правильного составления потребуется выяснить отличия их друг от друга. В этом случае послание будет оформлено должным образом, а отправитель не будет выглядеть глупым.
В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.
В первом случае выделяют:
- отказы;
- претензии;
- признания;
- оправдания.
Эти виды используются в повседневной деятельности чаще всего.
Письма-договоренности имеют большое значение.
Они помогают:
- подвести итоги;
- договориться о чем-либо;
- поставить сроки выполнения задач;
- убедиться, что стороны поняли суть договора.
Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется. В корреспонденции должны быть исключены ошибки и опечатки.
Составитель должен предъявлять повышенные требования к себе. Если этого не сделать, сложится негативное впечатление об уровне образования и интеллекте человека.
Документ не должен содержать ни орфографических ошибок, ни неточностей в терминологии и лексике профессиональной сферы. При их наличии можно судить о некомпетентности человека, как работника.
Выделяют основные правила составления деловых писем:
- В письме не нужно использовать слова, значение которых до конца не ясно отправителю. Если отказаться от такой лексики невозможно, то важно пользоваться словарями для подтверждения правильности применения.
- Лучше не применять специфические термины. Ведь адресат может не понять сути выражений или ошибочно их истолковать. Если в письме важно прописать конкретное слово, то можно дать ему объяснение или расшифровать аббревиатуру.
- Предложения должны быть короткими. Длинные конструкции лучше оставить для романов, а не деловых переписок.
- До внесения данных в тело письма, необходимо подготовить текст в редакторе. Это позволит автоматически проверить орфографию и пунктуацию. Также это даст возможность сохранить написанное при потери связи с интернетом. Для этого настраивается автосохранение.
- Пользоваться планшетом или телефоном для предварительного набора текста не рекомендуется. Ведь их настройки могут быть выставлены так, что автоисправление будет неверным.
- Перед отправкой нужно перечитать текст, проверив ошибки и его логическое построение. Необходимо произвести вычитку через час после отвлечения от сообщения. В этом случае удастся лучше оценить текст.
Рассказываем, как правильно составить запрос
Руководствуясь положениями № 59-ФЗ, а также устоявшимися правилами делового документооборота, начинаем составление запроса с обозначения, кому и от кого он направляется. В первую очередь прописываем сведения о получателе, а затем и об отправителе. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО руководителя организации, занимаемую им должность, а также полное название частной фирмы или государственного учреждения. Здесь же оставляем аналогичный набор сведений о себе как о заявителе.
Следующим шагом мотивируем, почему нам необходимы запрашиваемые сведения. Следует отметить, что мотивация необходимо лишь в некоторых ситуациях. Если речь идёт об открытых сведениях, этот блок можно пропустить. Ниже по документу пишем слово «прошу» и оставляем полный перечень необходимых к получению сведения. Все из них можно оформить в столбик, по списку.
Установленные законодательством сроки
Для рассмотрения запросов на предоставление информации существуют установленные законодательством сроки. В соответствии с Законом РФ «О доступе к информации» запросы должны быть рассмотрены в течение 30 календарных дней с момента их поступления.
Однако, в некоторых случаях, правовой акт может предусматривать другие, более сжатые сроки для рассмотрения запросов. Например, в случае запроса, связанного с нарушением прав граждан или защитой интересов государства, срок рассмотрения запроса может быть сокращен.
В случае невозможности предоставления информации в установленные сроки, ответ на запрос составляется в письменной форме, и в нем должны быть указаны причины задержки и ожидаемый срок предоставления информации.
Пожалуйста, обратите внимание, что установленные законодательством сроки являются максимальными, и рассмотрение запроса может занять меньшее время в зависимости от конкретной ситуации и объема запрашиваемой информации.
Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
- Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
- Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
- Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
- Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
- Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
- Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
- Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
- Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
- Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
- Использование простых распространенных предложений.
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.
Пример запроса на предоставление информации
Ниже представлен пример официального запроса на предоставление информации:
- Название организации (запрашивающей информацию)
- Дата
- Адрес ИФНС или другой организации, которой адресован запрос
- Тема запроса
- Уважаемые,
- В соответствии с нашими деловыми интересами и в целях получения необходимой информации,
- Прошу вас предоставить следующую информацию:
| № | Наименование документа | Необходимые данные |
|---|---|---|
| 1 | Справка о доходах и расходах | За период с 01.01.2023 по 31.12.2023 |
| 2 | Бухгалтерская отчетность | За период с 01.01.2023 по 31.12.2023 |
Как написать письмо-запрос: шаги и рекомендации
1. Определите цель и тему письма.
Перед тем, как написать письмо-запрос, важно понять, что именно вы хотите достичь. Определите конкретную цель вашего письма — это может быть запрос информации, уточнение деталей, запрос предложения или что-то еще. Также определите тему вашего письма, чтобы получатель сразу понимал, о чем идет речь.
2. Составьте план письма.
Прежде чем начать писать письмо-запрос, полезно составить план, в котором вы определите основные пункты, которые хотите обсудить или вопросы, которые хотите задать. Это поможет вам структурировать свои мысли и сделать письмо более логичным.
3. Введение.
Введение письма-запроса должно быть кратким и информативным. Укажите, кто вы, почему вы пишете это письмо и какая у вас цель. Если вы ранее общались с получателем, напомните ему об этом.
Как составить и что написать в информационном письме: инструкция
Обычно обязанности по составлению информационных писем исполняет руководитель или иное уполномоченное лицо, в чьи должностные обязанности входит эта задача. Во втором случае текст сообщений обязательно должен согласовываться с начальством.
При составлении письма нужно придерживаться всех основных правил подготовки деловых документов. Лучше всего скачать готовый образец бесплатно, хотя можно и самостоятельно составить письмо на чистом листе.
Вначале нужно определить, кто является получателем:
- сотрудники вашего предприятия;
- партнеры;
- клиенты (будущие или постоянные).
Письмо составляется в официально-деловом стиле. Оно должно быть небольшого объема (обычно не более 1 страницы) без эмоциональных высказываний и разговорных выражений. Важно не допускать пунктуационные и грамматические ошибки. Если информационное письмо будет составлено с ошибками, у адресата может сложиться негативное мнение обо всем предприятии.
Инструкция составления текста письма:
- Приветствие, заявление главной темы – с этого начинается основной текст. Эту часть можно расположить посередине листа. К примеру, «Сообщаем вам о торжественном открытии нашего нового магазина» или «Уважаемый, Николай Николаевич, компания Х приветствует вас».
- Содержательная часть, которая дает подробную информацию о главной теме, заявленной выше: «Праздничное мероприятие состоится 10 мая в 17:00. Вас ждет концертная программа, розыгрыши с ценными подарками и игры для детей». Здесь указываются официальные данные, факты, даты, адреса – информация подается кратко. Обычно у получателей нет времени на длительное чтение. На знакомство с материалом должно уйти не более 2-3 минут. Язык должен быть простым. Чтобы установить контакт с получателем, он должен понять написанное.
- Если к письму есть приложения, дополнительные документы и статьи, завершите текст упоминанием об этом: «С подробной концертной программой вы можете ознакомиться в Приложении 1». Перечислите все, что прилагаете к письму и зачем.
- Подведение итогов письма. Традиционно используется фраза: «С уважением, команда компании Х». Можно что-то предложить – созвониться, встретиться. Не забудьте указать номер телефона, адрес почты и сайта для обратной связи.
Как оформляют информационные письма
Если информационное письмо будет отправлено традиционным способом в бумажном виде, для его написания используется фирменный бланк компании с водяными знаками и логотипом. Так организация выглядит солиднее в глазах адресатов. Кроме того, при каждой отправке нового письма не нужно прописывать реквизиты предприятия заново.
Если бланк отсутствует, письмо может быть оформлено на обычном листе формата А4. Оригинально и выигрышно смотрятся письма, написанные от руки каллиграфическим почерком.
При составлении информационного письма необходимо придерживаться стандартов ГОСТ:
- поля: справа 10 мм, слева 20 мм;
- верхние и нижние отступы от края листа;
- выравнивание текста по ширине;
- абзацы с отступами 1.25 см;
- при наличии разделов, у каждого должно быть название, которое указывается с отступом 1.25 см и выравнивается по ширине;
- размер межстрочного интервала 1-1.5;
- нумерование страниц письма, начиная со 2 листа (порядковый номер ставится сверху посередине с отступом от края в 10 мм);
- допустимо использование любого шрифта, но предпочтительнее Times New Roman № 13-14 или Arial № 12-13 (для заполнения таблиц используется шрифт № 9-10).