Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать служебную записку о совмещении во время отпуска сотрудника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Следует иметь в виду, что далеко не каждый сотрудник может занять рабочее место временно отсутствующего отпускника. Для этого кандидату на замещение необходимо соответствовать всем требованиям, предъявляемым к соискателям на должность. Например, если для работы юристом требуется высшее или среднее юридическое образование, условный бухгалтер или менеджер по продажам занять место не сможет.
Со служебной запиской о замещении во время отпуска к директору компании обращается непосредственный руководитель потенциального заместителя. Первым делом, конечно же, следует узнать мнение самого работника на этот счёт. Если подчинённый не против или даже горит желанием, можно приступать к формированию служебки.
В записке мы просим директора рассмотреть саму возможность оформления замещения в любой из трёх форм. Будет лучше, если вы как заявитель самостоятельно продумаете все тонкости процедуры, предложите конкретную форму замещения. Для директора самое главное – поддержание продуктивности организации на текущим уровне или даже её повышение, а значит, любые варианты, способные выдать этот результат, будут приветствоваться и применяться на практике.
Если в организации нет вакантных должностей
Многих работодателей интересует: можно ли в случае отсутствия вакантных должностей поручить штатному работнику дополнительную работу путем заключения гражданско-правового договора?
Обратимся к гражданскому законодательству. В соответствии с п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Необходимое поле в служебной записке
При оформлении служебной записки на возложение (замещение) обязанностей на время отпуска важно правильно заполнить все необходимые поля для создания документальной формы обращения.
В служебной записке необходимо указать следующие основные данные:
- Фамилию, имя, отчество (полностью) сотрудника, который временно будет замещать обязанности.
- Должность и структурное подразделение сотрудника, на чье место будет назначен временный заместитель.
- Период временного замещения должности, указывающий начальную и конечную дату.
- Основание, по которому происходит замещение должности, например, отпуск сотрудника или его болезнь.
- Прочие важные детали, касающиеся замещения обязанностей, такие как причины, по которым необходимо провести замещение, и подробное объяснение ситуации.
- Номер приказа, по которому будет произведено назначение временного заместителя.
- Дата составления служебной записки.
- Подпись сотрудника, составляющего служебную записку, и печать вашего подразделения.
Обратите внимание, что при оформлении служебной записки на возложение обязанностей на время отпуска 2023 года необходимо учесть особенности соответствующего закона и порядок составления данного документа.
Возможные способы заполнения служебной записки:
- Написать самостоятельно.
- Взять готовый образец и внести необходимые изменения.
- Составить документ с использованием специальных программ и рекомендаций.
- Обратиться за помощью к специалисту по кадровому делопроизводству или юристу.
Лучше выбрать тот способ, который соответствует вашим навыкам и возможностям. В любом случае, правильно оформленная и подписанная служебная записка на возложение обязанностей на время отпуска 2023 года является основой для принятия приказа о назначении временного заместителя. Ее создание создает возможности для правильной организации процесса замещения обязанностей и соблюдения всего необходимого порядка.
Требования к формату записки в 2023 году
Возложение (замещение) обязанностей на время отпуска в 2023 году требует соответствия определенным формальным требованиям. Для правильного оформления документа следует руководствоваться следующими правилами:
- Форма записки: Документ оформляется в виде служебной записки, которая содержит информацию о назначении лица на замещение обязанностей в отсутствие работника. Заголовок записки должен содержать слова «Довожу до Вашего сведения». Также он должен быть оформлен на фирменном бланке организации.
- Порядок составления: Записка должна быть составлена в соответствии с требованиями закона и приказа организации. В качестве основания для замещения обязанностей указывается документальная обосновка (например, заявление о предоставлении отпуска или больничного листа).
- Формулировки: В записке следует четко указать период замещения обязанностей и лица, которые будут принимать на себя эти обязанности. Также необходимо указать причины, по которым требуется замещение, например, отпуск, отсутствие из-за болезни и другое.
- Объясняем точки зрения : В записке можно объяснить точки зрения, адекватные состоянию и периоду. Можно указать обязанности работника, кем они должны быть выполняются и к каким действиями относится данная записка, акты и другие основания для оформления записи.
- Подписать : В конце записки необходимо указать ФИО и должность лица, подписывающего документ, а также дату составления записки.
Таким образом, для правильного оформления записки на возложение (замещение) обязанностей на время отпуска в 2023 году необходимо следовать вышеуказанным требованиям. Это позволит достичь правовой корректности и ясности документа, упростит процесс его оформления и сведет к минимуму возможность недоразумений и несогласованности.
Как правильно написать заявление на замещение обязанностей сотрудника в форме служебной записки на время отпуска?
В 2023 году правила оформления документальной формы служебной записки на замещение обязанностей сотрудника на время его отпуска не изменились. Написать такое заявление нужно в строгом соответствии с установленными правилами и требованиями.
Когда возникает необходимость в замещении обязанностей сотрудника на время его отпуска, ответственность за создание соответствующего документа лежит на руководителе организации. Он должен написать служебную записку, в которой указывает, кто замещает обязанности, какие именно обязанности требуют замещения и в какой период времени.
При написании заявления важно соблюдать определенные правила. Сначала следует указать дату составления документа, затем название и адрес организации, а также фамилию и должность руководителя. Далее необходимо указать фамилию, имя и отчество сотрудника, на чье имя составляется заявление, а также его должность.
Следующим шагом является указание причины, по которой требуется замещение обязанностей сотрудника. Здесь следует указать даты начала и окончания отпуска сотрудника. Затем необходимо указать фамилию, имя и отчество сотрудника, который временно будет замещать обязанности.
Если вам потребовалось сформировать заявление на совмещение должностей, которое вы прежде никогда не писали, посмотрите представленный ниже его пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – с их учетом вам без особого труда удастся составить нужную бумагу. Или ознакомьтесь с заявлением на внутреннее совместительство.
- В начале заявления напишите адресата, т.е. наименование компании-работодателя (можно сокращенное), должность и ФИО руководителя (или работника, временно исполняющего его обязанности).
- Далее аналогичным образом внесите информацию о заявителе (должность, ФИО).
- После этого посередине строки напишите «Заявление» и переходите к сути.
- Первым делом укажите
- собственно просьбу о совмещении,
- затем обязательно отметьте должность, на которую претендуете,
- период (если вы точно знаете, на какой срок требуется совместитель),
- обозначьте свое понимание условий труда и согласие с ними.
- В заключение не забудьте поставить свою подпись.
Работа по совмещению должностей: оформление
Если сотрудник хочет и может работать сразу на 2 должностях в компании одновременно, то для него предпочтительнее вариант оформления дополнительных отношений с работодателем в виде совмещения должностей. Но для этого важно, чтобы специфика работы позволяла выполнять ее без освобождения от основной деятельности и на основном рабочем месте. Поэтому если вторая должность требует, например, перемещения с основного места работы (в другой цех), то такую дополнительную нагрузку на сотрудника следует оформлять как внутреннее совместительство, а не как работу по совмещению должностей.
Совмещение должностей компания может оформить дополнительным соглашением к действующему трудовому договору сотрудника, в котором, в частности, будет прописано, какую должность он намерен совмещать, а также срок, в течение которого совмещение должностей будет иметь место (ст. 72 ТК РФ).
Работа без оформления
Случаи, когда сотрудника принуждают к исполнению дополнительных обязанностей без соответствующего оформления (или до выхода приказа) могут повлечь ряд негативных последствий:
- отсутствие официально ответственного за работу лица;
- требование сотрудником дополнительной заработной платы и компенсации по отпуску;
- взыскания со стороны органов трудовой инспекции.
Нередко на официально трудоустроенного сотрудника в неофициальном порядке перекладывают обязанности ушедшего в отпуск коллеги. Важно учитывать, что не подписавший дополнительное соглашение работник отвечает перед работодателем только за выполнение обязанностей, прописанных в основном договоре.
Официальные взыскания с сотрудника по дополнительным обязанностям невозможны без приказа о его работе по совмещению.
Согласно абзацу 1 ст.151 ТК РФ, совмещение должностей может быть осуществлено только за дополнительную плату. Оформить перечисление денег сотруднику и соответствующие выплаты в страховые фонды можно только по факту подписания приказа по личному составу о замещении, в противном случае фирма может быть привлечена за уклонение от обязательных страховых выплат и налогов.
Важным моментом является ответственность работодателя за несчастные случаи на производстве, возникшие во время выполнения сотрудником обязанностей по совмещению, если таковое не было оформлено официально через отдел кадров.
С травмированного работника снимается вся ответственность, если травма была получена во время выполнения обязанностей, не перечисленных в основном трудовом договоре. Ответственность возникает у следующих лиц:
- руководителя подразделения;
- кадрового работника;
- инициатора нелегального совмещения.
Если процесс оформления документов инициирован, а сотруднику предложили заблаговременно приступить к дополнительной работе до подписания приказа директором, он должен быть готов к тому, что заработная плата будет начисляться ему не ранее даты подписания приказа.
Основания для доплаты работнику
Основанием для оформления документов по доплате могут быть различные причины, например:
- Необходимость увеличения выпускаемой продукции и связанный с этим увеличенный объем работ.
- Временное отсутствие работника в связи с болезнью, трудовым отпуском.
- Изменение технологии производственного процесса, требующего дополнительные трудозатраты.
- Расширение сферы обслуживания в связи с производственной необходимостью.
Согласно ст. 60.2 Трудового кодекса РФ совмещение профессий и дополнительная работа вне рамок трудового договора выполняется только с письменного согласия работника.
К примеру, основанием может служить заявление работника, согласного выполнять дополнительный объем работы. При необходимости к документам необходимо приложить сведения о том, что работник получил необходимую инструкцию по технике безопасности или прошел необходимую стажировку.
При оформлении должны быть оговорены и документально подтверждены объем дополнительной работы и сумма оплаты. Например, это может быть количественное значение дополнительных деталей, которые необходимо выпускать в смену согласно наряду.
- Скачать бланк заявления о согласии на увеличение объема работы
- Скачать образец заявления о согласии на увеличение объема работы
Кого можно замещать, условия замещения
Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.
Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).
В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.
На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.
При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.
Для чего нужно писать заявление
Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.
Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
Размер выплаты может быть изменен. В законе не отражен запрет на осуществление действия. Работодатель имеет право поощрить сотрудника, увеличив сумму, или снизить ее, если человек не справляется. Факт корректировки суммы доплаты за совмещение должностей должен быть зафиксирован документально. Для этого составляется соглашение к трудовому договору. В нем фиксируется конкретная величина денежного поощрения.
Устанавливая сумму выплаты, стоит принять во внимание положения локальных актов организации и объем дополнительной работы. Правило закреплено в статье 135 и 151 ТК РФ. Работодатель не обязан отражать сумму денежного поощрения в личной карточке работника Т-2. Однако компания имеет право зафиксировать введение в разделе X “Дополнительные сведения”.
Совмещение имеет ряд нюансов, с которыми стоит ознакомиться заранее. Так, возложение дополнительных обязанностей возможно только по добровольному согласию гражданина. Факт должен быть отражен документально. В качестве подтверждения согласия на взятие на себя дополнительных обязанностей во время отпуска коллеги, специалист должен поставить подпись на соответствующем приказе. Если человек отказывается осуществлять действия, заставить его выполнять чужую работу нельзя. В этой ситуации компания имеет право предложить взять на себя чужие функции и получать денежное поощрение другому работнику.
Как вменить обязанности сотрудницы, уходящей в декретный отпуск, другому работнику
Государство изначально обеспечивает все необходимые условия для защиты будущего поколения, создает все возможное для соблюдения интересов матери и ее трудовых прав, начиная с момента вынашивания.
Трудовым кодексом РФ (ст. 255) определено право будущей матери рассчитывать на сохранение ее рабочего места и занимаемой должности на срок беременности и после него.
Незадолго до родов (за 70 дней), при получении женщиной справки о ее нетрудоспособности в мед. учреждении (включая женскую консультацию), она может уйти в декретный отпуск. В последующем такой отпуск продлевают, поскольку женщина нуждается в восстановлении своего здоровья после родов.
Длительность подобного отпускного периода различна и в первую очередь зависит от количества рожденных детей и наличия осложнений. С учетом этих факторов дается от 140 до 194 дней на восстановление.
Обратите внимание! Как только действие больничного листа закончится, родившая ребенка сотрудница вправе оформить дополнительный отпуск, чтобы ухаживать за своим малышом, пока ему не исполнится 3 года (статья 256 Трудового кодекса РФ).
При уходе работницы в декретный отпуск с точностью знать, какое время ее не будет на работе, нельзя, ведь обстоятельства всегда складываются по-разному, и при определенных условиях планы меняются.
По этой причине по факту подготовки приказа об уходе сотрудницы в декретный отпуск до родов руководство вправе передать ее обязанности другим ее коллегам. Как вариант, оформляется срочный договор – его подписывают или с посторонним специалистом, или со штатным.
Используется норма статьи 60.2 Трудового кодекса РФ – на работающего в штате сотрудника оформляется внутреннее распоряжение о совмещении.
Руководство при этом обязано понимать, что в этом случае сфера обязанностей сотрудника заметно увеличится, а это – увеличение объема работы за счет выполнения обязанностей ушедшей в декрет коллеги.
Унифицированная форма оформления документа отсутствует, но предприятие может разработать свой собственный шаблон и потребовать от сотрудников его соблюдения.
Записка оформляется на стандартном листе формата А4 от руки или набирается на компьютере. Текст составляется от первого лица единственного числа (если группа авторов – используется множественное число), по возможности кратко, четко и логично. Рекомендуемая длина текста –8-10 машинописных строк.
Кроме текстовой части в записку необходимо включить следующие реквизиты:
- название подразделения автора записки;
- указание на вид документа, его название;
- должность, фамилия, инициалы адресата и адресанта служебки;
- дата составления, подпись составителя;
- дата подачи, внутренний регистрационный номер.
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Алены: Мой начальник уходит в отпуск на 28 дней, говорит, что замещать его буду я (замначильника). Будут ли мне что-то доплачивать? Могу ли я отказаться от замещения?
Ответ: Да, можете отказаться. Возложить дополнительные обязанности можно только на основании вашего согласия. Если согласитесь письменно, оформляется приказ о замещении и доплате.
? Вопрос 2 от Сергея: Директор уходит в отпуск, но периодически выходит на работу и выполняет свои обязанности. Нужно ли оформлять замещение?
Ответ: Если работник ушел в отпуск, он не должен выходить на работу и выполнять должностные обязанности. Это нарушение права сотрудника на отдых по ТК РФ. При проверке могут быть проблемы из-за этого. Лучше оформить приказ о замещении и возложении обязанностей на другого работника на период отсутствия.
? Вопросы от Инны: Достаточно ли будет составить дополнительное соглашение к трудовому договору на время возложения обязанностей, где будет прописан размер доплаты?
Ответ: Нет, ТК РФ требует письменного согласия работника и приказа об объеме работы и размере доплаты.
Если остались вопросы по теме, задайте их в комментариях ниже.