Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Общие рекомендации по разработке должностных инструкций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8].
Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.
Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.
В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.
Формы должностной инструкции
Существует 2 формы должностных инструкций:
- Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
- Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.
Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.
В шапке должностной инструкции пишут название организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.
Заголовок к тексту должен быть согласован в родительном падеже с наименованием документа. Например, «Должностная инструкция (кого?) главного бухгалтера». Впрочем, это относится ко всем управленческим документам.
Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции. Утверждает эти документы руководитель организации. Если есть необходимость, то их можно согласовать с юридической службой или другими структурными подразделениями.
Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под поспись, пометка о которой находится на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает:
- слова «С инструкцией ознакомлен»;
- личную подпись работника;
- инициалы и фамилию;
- дату ознакомления.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?
-
Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.
-
Трудовой договор может содержать ссылку на должностную инструкцию, как на отдельный документ. В таком случае, обязательно ознакомление с инструкцией под подпись работника.
-
Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.
Если должностной инструкции нет
Следует заметить, что ТК РФ не оперирует понятием должностной инструкции 1. Согласно ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции. Трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.
В стандартном случае в трудовом договоре указывается общая ссылка, к примеру, на «работу по должности инспектора по кадрам в отделе персонала» работодателя. Полностью трудовые обязанности инспектора по кадрам в договор не включаются, поскольку считается, что это нецелесообразно, значительно увеличивает объем документа и влечет за собой необходимость в изменении трудового договора при любой, даже незначительной, редакции перечня обязанностей.
По сложившейся практике при отсутствии должностной инструкции круг трудовых обязанностей работника определяется с помощью описаний:
- в профессиональных стандартах по профессии / должности;
- Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих 2 (далее – Квалификационный справочник);
- Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих (далее – ЕТКС) 3.
1.1. Директор предприятия относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее решением [общего собрания учредителей или иного органа предприятия].
1.2. На должность директора предприятия назначается лицо с высшим профессиональным (техническим или инженерно-экономическим) образованием и стажем работы на руководящих должностях в соответствующей профилю предприятия отрасли не менее [значение] лет.
1.3. Директор предприятия подотчетен учредителям предприятия в лице [общего собрания учредителей, иного органа предприятия].
1.4. Во время отсутствия директора предприятия его должностные обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке, который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
1.5. В своей деятельности директор предприятия руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регламентирующими производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность предприятия;
— методическими материалами, касающимися деятельности предприятия;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Директор предприятия должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность предприятия, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики и соответствующей отрасли;
— методические и нормативные материалы других органов, касающиеся деятельности предприятия;
— профиль, специализацию и особенности структуры предприятия;
— перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и предприятия;
— производственные мощности и кадровые ресурсы предприятия;
— технологию производства продукции предприятия;
— налоговое и экологическое законодательство;
— порядок составления и согласования бизнес-планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности предприятия;
— рыночные методы хозяйствования и управления предприятием;
— систему экономических индикаторов, позволяющих предприятию определять свое положение на рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта;
— порядок заключения и исполнения хозяйственных договоров;
— конъюнктуру рынка;
— научно-технические достижения и передовой производственный опыт в соответствующей отрасли производства;
— управление экономикой и финансами предприятия, организацию производства и труда;
— порядок разработки и заключения отраслевых тарифных соглашений, коллективных договоров и регулирования социально-трудовых отношений;
— трудовое законодательство;
— правила и нормы охраны труда.
5.1. Директор предприятия несет ответственность:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
— за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации;
— за [вписать нужное].
5.2. Директор предприятия несет персональную ответственность за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, Уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами. Директор предприятия не освобождается от ответственности, если действия, влекущие ответственность, были предприняты лицами, которым он делегировал свои права.
5.3. Директор предприятия, недобросовестно использующий имущество и средства предприятия в собственных интересах или в интересах противоположных интересам учредителей, несет ответственность в пределах, определенных гражданским, уголовным, административным законодательством.
5.4. [Вписать нужное].
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Оформление, реквизиты должностной инструкции
Поскольку в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции и порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения, будет ли она приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
Традиционно должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.
Обязательные реквизиты должностной инструкции: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.
Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Так как должностная инструкция имеет большое значение в случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности, установления испытательного срока и в других случаях, то обязательной частью инструкции является лист ознакомления, и сам факт вручения одного ее экземпляра работнику служит доказательством того, что он был заблаговременно ознакомлен с этим документом.
Только в этом случае документ можно рассматривать как локальный нормативно-правовой акт, что позволит работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием сотрудника занимаемой должности.
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция – локальный акт, разрабатываемый, как правило, инспекторами по кадрам, принимаемый руководителем в соответствии со ст. 372 ТК РФ – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.
Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утверждённому постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37 к должностным инструкциям предъявляются следующие требования:
1) в должностной инструкции должны быть описаны все основные функции, выполняемые работником;
2) должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все ее пункты должны быть максимально конкретными;
3) должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам:
А) наименование должности;
Б) наименование структурного подразделения;
В) назначение должности, общая цель должности;
Г) место должности в рамках организационной структуры фирмы: кем руководит, кому подчиняется, кем может быть замещен работник;
Д) требования к сотруднику: образование, специальность, специальное обучение, навыки, опыт работы;
Е) перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам;
Ж) формы отчетности, критерии эффективности труда (количественные и (или) качественные);
З) взаимодействие внутри организации и с внешними структурами;
И) права и ответственность;
К) программа повышения квалификации;
Л) перспективы служебного роста.
Должностная инструкция должна иметь гриф, заверяющий ее утверждение, дату, подпись работника об ознакомлении.
Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, т. е. двусмысленный, или противоречивый, документ просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно: его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой – они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык тем временем, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. То и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции.
Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто, прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет: руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и т. д. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.
Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций: это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.
Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации скорее всего искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию, и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на подбор кадров?
Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длины!
А теперь более детально рассмотрим чисто технические ошибки, которые могут встречаться при составлении должностных инструкций.
Ошибка 1. Пренебрежение составлением должностной инструкцией.
На огромном количестве предприятий (особенно средних и мелких) должностные инструкции вообще не составляются. Работнику на словах объясняется, чем он должен заниматься, причем круг его обязанностей в этом случае может меняться изо дня в день.
Однако должностная инструкция нужна, прежде всего, для того, чтобы упорядочить работу не только отдела или департамента по управлению персоналом, но и всей организации. Обычно должностная инструкция описывает обязанности и права работников. В случае отсутствия такой инструкции возможно невыполнение поставленных перед работником задач, причем такому человеку нельзя будет сделать выговор за халатное отношение к своим обязанностям, нельзя будет применить меры административной ответственности, так как его обязанности как таковые не были закреплены никакими документами.
Ошибка 2. Подготовка должностной инструкции без соответствующего основания.
Эта ошибка часто совершается на стадии разработки должностной инструкции. Любая должностная инструкция должна разрабатываться на основе Положения о подразделении (законодательством не урегулировано. Это локальный акт, который принимается работодателем по необходимости). Даже если у вас есть Положение об отделе кадров или департаменте по управлению персоналом или Положение о повышении квалификации сотрудников, об их обучении – этого все равно недостаточно. Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения. Поэтому Положение о подразделении очень важно. Второй документ, который нам необходим для подготовки должностной инструкции, – это должностная квалификационная характеристика. Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы.
Ошибка 3. Должностные инструкции зачастую составляются кадровыми работниками.
Кто составляет и утверждает его инструкцию
В соответствии с действующим законодательством генеральный директор Общества с ограниченной ответственностью избирается решением собрания учредителей. На основании протокола заседания учредителей издается приказ о назначении на должность определенного лица.
Помимо этого, собрание учредителей разрабатывает трудовой договор и должностную инструкцию генерального директора, в которых прописаны все условия и полномочия будущего руководителя.
И трудовой договор, и должностная инструкция разрабатываются не для конкретного лица, а для должности, которая в соответствии со штатным расписанием имеет определенный круг обязанностей, прав и полномочий.
После составления перечисленных документов на предприятии издается приказ о назначении генерального директора, который подписывает уже сам руководитель. Затем подписывается трудовой договор и должностная инструкция.
Генеральный Директор предприятия имеет право:
Без доверенности действовать от имени предприятия.
Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления.
Распоряжаться имуществом и средствами предприятия с соблюдением требований, определенных законодательством, Уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами.
Открывать в банковских учреждениях расчетный и другие счета.
Заключать трудовые договоры (контракты).
Принимать решения по представлениям:
о привлечении работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину, виновных в причинении материального ущерба предприятию к материальной и дисциплинарной ответственности;
о моральном и материальном поощрении особо отличившихся работников.
Выдавать доверенности на совершение гражданско-правовых сделок, представительство, прочих действий.
В пределах, установленных законодательством, определять состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок ее защиты.
IV. Ответственность
Какие пункты должен включать документ?
Должность «руководитель направления» относится к сфере продаж. Организации, выпускающие широкий перечень товаров, могут в целях оптимальной организации сбыта и маркетинга объединять сходные по назначению или пользовательским характеристикам продукты в одну группу. Ответственный специалист призван наладить ее реализацию, найти выгодные каналы сбыта.
Понятие «руководитель направления» можно трактовать по-разному. Функционал специалиста определяется масштабами организации, ее отраслевой принадлежностью, характеристиками выпускаемых продуктов. В одной крупной фирме могут работать несколько лиц на этой должности, обязанности которых различаются в зависимости от особенностей вверенных товарных групп.
Должностная инструкция сотрудника в общем случае включает следующие пункты:
- общая часть;
- список выполняемых обязанностей;
- перечень правомочий;
- возможная ответственность.
Рассмотрим каждый пункт кадрового документа более подробно.
Должностные обязанности руководителя направления
В этом разделе конкретизируются функции руководителя направления, задекларированные в его трудовом договоре, путем перечисления конкретных должностных обязанностей сотрудника. Так, руководитель направления может быть обязан:
- проводить анализ работы дистрибьюторов и других торговых партнеров;
- разрабатывать планы продаж на короткие и длительные периоды;
- следить за выполнением планов продаж;
- анализировать случаи невыполнения планов, искать решения для повышения эффективности деятельности;
- вести отчетность согласно своей компетенции, организовывать сдачу отчетности в установленные сроки;
- организовывать обучение и повышение квалификации своих сотрудников;
- находить новых партнеров и развивать отношения с уже имеющимися.
Этот список может быть расширен и конкретизирован в зависимости от вида направления, которым руководит сотрудник.