Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проверить контрагента на благонадежность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Предприниматели частично зависят от того, насколько качественно партнёры выполняют свои обязательства. Поэтому от подхода к выбору контрагентов зависит в том числе и эффективность работы бизнеса. Если новый партнёр вовремя не привезёт товар или не проверит документы — будут негативные последствия.
Зачем проверять контрагента
Представим, что бизнесмен запустил новый интернет-магазин и начал активно искать поставщиков. Он смог заключить договор с известной в узкой нише компанией на выгодных условиях и теперь ждёт крупную партию товара. Но партнёр вовремя не отгрузил продукцию и клиенты остались без своих заказов.
В таких ситуациях бизнесу приходится экстренно искать запасной выход, чтобы не разрушить хрупкую репутацию, которая только начинает формироваться. Клиентам не интересны причины из-за которых они не смогут получить заказ в срок. Для них ситуация выглядит однозначно — интернет-магазин не выполнил свои обязанности, а значит ему не стоит доверять в будущем.
Партнёрские отношения с другими компаниями — фундамент, на котором базируется любой успешный бизнес-проект. Если на этапе заключения соглашений предприниматель не обратил внимание на тревожные сигналы, это может вылиться в финансовые потери.
Что будет, если не проверить контрагента
Если налоговики решат, что сделка фиктивная и направлена лишь на получение налоговой выгоды, они отменят затраты по налогу на прибыль (УСН, ЕСХН) или вычеты по НДС, которые связаны со спорным контрагентом. Соответственно, придётся доплачивать налоги. Такое может случиться, даже если у вас все чисто.
Если налоговики докажут, что у контрагентов не было возможности поставить товар, выполнить работы или оказать услуги, суд встанет на их сторону.
Доказать фиктивность сделки могут такие факты:
- Контрагенты не находятся по адресу государственной регистрации.
- Налоговую отчётность сдают с нулевыми или минимальными суммами.
- У контрагентов нет возможности выполнить обязательства: нет оборудования, сотрудников и т.д.
- Нет расходов, связанных с исполнением обязательств: на закупку товаров, аренду помещений и коммунальные платежи, выплату зарплаты и т.п.
Где взять информацию о контрагенте
Самый простой вариант — запросить информацию у самого партнёра по сделке. Если он отказывается ее давать — это уже повод для того, чтобы насторожиться.
Первоначально важно изучить документы контрагента. Запросите у потенциального партнера копии основных документов. Пакет документов компании включает в себя: свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН); свидетельство о присвоении основного государственного регистрационного номера (ОГРН), а также решение или протокол о назначении генерального директора. Пакет документов индивидуальных предпринимателей включает в себя только свидетельство о присвоении основного государственного номера индивидуального предпринимателя (ОГРНИП).
Важно отметить, что если ИП или организация были зарегистрированы в 2017 году и позже, то вместо свидетельства о регистрации у них имеется исключительно листы записи сведений в реестры.
Если вы планируете совершить крупную сделку, стоит убедиться, что в уставе контрагента указано, как они могут заключить такую сделку и могут ли вообще. Для этого нужно изучить правила одобрения крупной сделки и проверить компетенцию менеджера.
Регистрационные документы
Запросите у контрагента свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.
Детали: наименование организации в учредительных документах должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
Документы о полномочиях лица, подписывающего договор
Если договор будет подписывать генеральный директор, запросите решение о назначении его на должность либо протокол об избрании его на должность. Чтобы подтвердить свои полномочия директор может предъявить вам выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае — заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор.
Если договор будет подписывать иное лицо, то запросите (помимо выше названных документов) копию доверенности о его праве на подписание договора. Обратите внимание на то, что в доверенности должна стоять дата ее совершения. Если даты нет, документ могут счесть недействительным (в соответствии с п.1 ст.186 ГК РФ). Есть в доверенности и еще один важный реквизит — срок действия. Если срок не прописан, то доверенность действует в течение года со дня ее совершения. Доверенность обязательно должна быть заверена: либо нотариусом, либо руководителем организации/иного уполномоченного на то сотрудника.
Если договор будет подписывать сотрудник организации, то запросите доверенность, которую ему должны выдать в порядке передоверия руководителем юридического лица/его филиала. Учтите, что налоговая признает вашу сторону договора добросовестной только, если вы проверите доверенности (первоначальную или выданную в порядке передоверия).
Прежде чем перейти к процедуре проверки, коротко остановимся на том, в каких случаях она будет полезна индивидуальному предпринимателю или организации. Можно выделить четыре группы риска, которые удастся избежать, проведя проверку:
- финансовые риски. Владелец бизнеса рискует получить некачественно оказанную услугу или вовсе остаться без нее из-за недобросовестного контрагента. Сюда же можно отнести и потерю средств, перечисленных в качестве предоплаты, не говоря о мошеннических действиях;
- налоговые риски. Если налоговая посчитает, что предприниматель взаимодействует с недобросовестным контрагентом и извлекает из этого сотрудничества налоговую выгоду, то инспекция откажет в возврате НДС и доначислит налоги. При крупных оборотах, сумма может быть значительной;
- риски должностного лица. В его адрес могут быть предъявлены претензии по управлению как со стороны компании, так и отдельных акционеров;
- репутационные потери перед клиентами и партнерами.
Какие документы запрашивают при проверке контрагента
Самый частый вопрос, который возникает у бухгалтеров: какие документы инспекторы вправе потребовать? И является ли законным требование предоставить документы, никак не связанные с контрагентом, у которого проводится проверка?
Из пункта 1 статьи 93.1 НК РФ следует, что затребованы могут быть документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого лица. Минфин РФ в письме от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246 пишет о том же самом.
Ключевая фраза здесь — «касающиеся деятельности проверяемого лица». Потребовать у компании, например, все договоры, заключенные в 2017 году или книгу покупок за определенный период (при том, что сделка с контрагентом, у которого идет проверка, там не отражена), налоговая инспекция не вправе.
Но вышеупомянутый пункт не содержит конкретного перечня документов, которые может истребовать налоговая инспекция. Это могут быть договор, акты, накладные, счета-фактуры по сделкам с проверяемым контрагентом. Но также могут потребовать, например, приказ о направлении в командировку сотрудников к месту выполнения работ на территории контрагента.
Практика показывает, что проверяющие на местах не всегда соблюдают нормы закона. Рассчитывая, по всей видимости, на неосведомленность бухгалтеров, они запрашивают и документы, которые не имеют ничего общего с деятельностью проверяемого лица.
В этом случае организация может не выполнять требования инспекции. Действия ИФНС незаконными можно признать в суде. Например, ВАС РФ в определении от 15.10.2013 № ВАС-14062/13 по делу № А43-18174/2012 отметил, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет. Аналогичные выводы есть и в постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.04.2015 № Ф02-1184/2015).
Есть еще один важный момент: в требовании о представлении документов налоговики не обязаны писать реквизиты запрашиваемых документов. В форме требования, утв. приказом ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189, сказано, что реквизиты или иные индивидуализирующие признаки документов указываются «при наличии».
В постановлении Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.10.2016 № Ф02-5483/2016 подтверждается, что достаточно ограничиться наименованиями (договор, акты, счета-фактуры и т.д.). Тем не менее, содержащиеся в требовании данные должны в полной мере позволить идентифицировать конкретную сделку, по которой запрашиваются документы. В противном случае компания имеет хорошие шансы «отбиться» от налоговых требований в суде (см., например, спор, рассматриваемый Арбитражным судом Дальневосточного округа в постановлении от 21.03.2017 № Ф03-712/2017).
Интересен и вопрос относительно периода, за который могут быть запрошены документы. Ограничение в три года, которое действует для проверяемых лиц, тут не работает. Налоговая инспекция может потребовать документы за любой период, поскольку ограничений по периоду времени, за который могут быть истребованы документы (информация), касающиеся деятельности проверяемого налогоплательщика, не установлено. На это обратил внимание Минфин в письме от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519.
Должная осмотрительность
Согласно постановлению Пленума Высшего Арбитражного Суда от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», налоговая выгода может быть признана необоснованной, если будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом.
Но за 13 лет сам термин и границы должной осмотрительности претерпели значительные изменения. Если раньше проявление должной осмотрительности могло сводиться к запросу у контрагента стандартного комплекта учредительных документов, то теперь этого для налоговых органов и суда недостаточно.
Доказывать реальность ведения хозяйственной деятельности и реальность сделок и их исполнения приходится многими документами: это бумаги о преддоговорном взаимодействии, а также документы, свидетельствующие о взаимном исполнении обязательств по договору (не только товаросопроводительные документы, но и, например, пропуски на склад, деловая переписка, заявки на отгрузки, сделанные посредством переписки в мессенджерах или по электронной почте и т.д.). Но даже безупречный документооборот может не помочь, если налоговые органы в ходе проверки получат показания сотрудников компаний, которые не будут соотноситься с документами.
Кроме всего прочего, если доначисление налогов или другие действия привели к банкротству компании, для ее руководителя и учредителя появляются довольно весомые риски привлечения к субсидиарной ответственности и необходимости возместить убыток всем кредиторам компании.
Нужно ли проверять свою компанию и для чего
Работая на рынке, субъект создает о себе определенную информацию, которая складывается в его деловую репутацию.
Порой руководство компании может за всем не уследить. Поэтому рекомендуется периодически проводить проверку через сервис информации и о собственной организации. Это необходимо для того чтобы поддерживать в глазах партнеров свою благонадежность.
Повсеместное внедрение интернета в нашу жизнь делает возможность проверить себя и контрагента доступным каждому человеку. А информация в настоящее время меняется моментально. И если фирма сможет вовремя принять необходимые меры, то ее партнеры не отвернутся от нее и продолжать с ней в дальнейшем взаимоотношения.
Для проверки можно использовать доступные всем бесплатные сервисы, а также интернет ресурсы на платной основе, которые располагают более полезной информацией.
Проверка организации по ИНН позволяет:
- Выявить наличие задолженности по налоговым платежам в бюджет;
- Узнать все ли декларации представлены в ИФНС;
- Возможно ли установление контроля над организацией;
- Возможны ли проверки налоговых органов по дроблению бизнеса или иным проблемам в связи с аффилированностью лиц.
- Историю по заключению компанией государственных контрактов и иных договоров на площадках для торгов.
- Наличие истории разбирательств в Арбитражных судах.
Способы проверки благонадежности контрагента
Выделим основные этапы, как проверить добросовестность и благонадежность партнера:
- Запрос у организации списка документов — свидетельства государственной регистрации, постановки на учет в ФНС, документы руководителя, протокол о назначении генерального директора, а также бухгалтерский отчет за предыдущий календарный год. Если контрагент готов предоставить пакет документов, то это уже может свидетельствовать о его серьезном намерении сотрудничать и благонадежности.
- Получить выписку из ЕГРЮЛ. Эта выписка оформляется бесплатно на сайте ФНС. Стоит насторожится, если компания занимается разными видами деятельности (например, строительством и организацией детских праздников). Скорее всего, это фирма-однодневка.
- Убедится, что компания фактически располагается по адресу, указанному в документах.
- Проверить отсутствие компании в реестре организаций с долгами по налогам и фирм, которые не сдают бухгалтерскую отчетность более года.
- Проверить контрагента по разным правовым сервисам, например, в Картотеке арбитражных дел, Картотеке дел судов общей юрисдикции реестр проверок Генпрокуратуры РФ.
Проверка контрагентов — необходимая и очень важная процедура, которая позволит сохранить деньги и авторитет организации.
Существует ли единый регламент проверки контрагента?
Закон не содержит единой формы регламента, поэтому он разрабатывается каждой организацией самостоятельно. В регламенте целесообразно указывать лиц, ответственных за проведение проверки. При этом порядок проверки контрагента при заключении договора, указанный в регламенте, вовсе не обязательно должен быть одинаков для всех контрагентов. Можно, в частности, установить разные процедуры:
- для компаний, длительный срок существующих на рынке, и новичков (если в первом случае нет риска партнерства с фирмой-однодневкой, то во втором он присутствует в полной мере);
- организаций, с которыми компания планирует работать впервые, и тех, с кем сотрудничество возобновляется после длительного перерыва (во втором случае у организатора проверки должна сохраниться ранее предоставленная информация о потенциальном контрагенте, в первом же сбор сведений и документов нужно начинать с нуля);
- партнеров по сделкам разной стоимости (по незначительным сделкам стоимость риска ниже).
Организация вправе выбрать и иные критерии для градации или вовсе установить единый порядок для проверки всех контрагентов.
Проверка контрагента после заключения договора
Проверка контрагента перед заключением с ним договора не снимает необходимости отслеживать состояние его дел в течение всего периода сотрудничества. Для того, чтобы обезопасить себя во время действия договора, рекомендуем включить в него ковенант – условие, устанавливающее дополнительную обязанность совершить какое-либо действие или воздержаться от его совершения. Обычно в качестве таких условий указывается регулярное представление контрагенту финансовой отчетности или иных показателей деятельности, поддержание определенного уровня оборота денежных средств на счетах под угрозой применения штрафных санкций.
Включение в текст договора ковентанта обусловлено нормой ст. 307 Гражданского кодекса РФ – в силу обязательства одно лицо обязано совершить в пользу другого лица определенное действие (передать имущество, выполнить работу, оказать услугу, внести вклад в совместную деятельность, уплатить деньги и т. п.) либо воздержаться от определенного действия, а другое лицо имеет право требовать исполнения его обязанности. Такие обязательства возникают из договоров и других сделок. Российские суды также признают за сторонами право на включение ковенанта в договор (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 13 сентября 2011 г. N 147 «Обзор судебной практики разрешения споров, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о кредитном договоре», Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 7 октября 2014 г. N Ф09-6331/14 по делу N А07-23635/2013; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 24 сентября 2014 г. N Ф05-10500/14 по делу N А40-79289/13).
Рассмотрим такой пример. После заключения договора поставки к заказчику было предъявлено большое количество исков. У поставщика возникли опасения, что его бизнес-партнер находится в тяжелом финансовом положении и не сможет в определенный момент оплатить полученный товар (договор был заключен с отсрочкой платежа). Однако оснований требовать расторжения договора у поставщика не было, поскольку формально условия договора заказчик не нарушал. Необоснованное досрочное расторжение договора грозило поставщику штрафными санкциями, поэтому он сделал нелегкий выбор и продолжил сотрудничество в надежде на улучшение финансового положения партнера. Но этого не произошло. Когда заказчик не оплатил большую партию товара, контрагент обратился с иском в суд, но к моменту получения исполнительного листа денег на погашение долга у заказчика уже не было. Сложившейся ситуации можно было избежать – для этого лишь требовалось установить в договоре ковенант. При этом в качестве условия надо было предусмотреть обязанность заказчика поддерживать свое финансовое состояние на определенном уровне или право кредитора требовать досрочного исполнения договора при наступлении определенных обстоятельств.
Однако не стоит забывать: в ситуации, когда арбитражный суд ввел в отношении контрагента наблюдение, порядок предъявления требований кредиторов по денежным обязательствам и об уплате обязательных платежей, за исключением текущих платежей, усложняется. При этом неустойки (штрафы, пени) и иные финансовые санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение денежных обязательств и обязательных платежей, за исключением текущих платежей, не начисляются (п. 1 ст. 63 Федерального закона от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»). Таким образом, во время процедуры наблюдения добиться от должника материального возмещения будет проблематично. Поэтому только постоянный мониторинг деятельности контрагента поможет принять единственно верное, а главное, своевременное решение.
Приказ о проверке контрагентов
Приказы на предприятиях разрабатываются руководителями отдела, которые в дальнейшем согласовываются с директором. С приказом просят ознакомиться под подпись лиц, которые осуществляют полномочия в данной отрасли. Приказы разрабатываются для осуществления правильных бизнес-процессов на предприятии. Приказ о проверке контрагентов в организации является важным, потому что в нём поэтапно содержится информация о том, как правильнее проверять организации при заключении договора, чтобы избежать негативных последствий как трудоустроенные граждане в будущем.
На предприятии разрабатываются различные положения и регламенты для проверки контрагента и вводятся на основании приказа директора компании. В приказе отражается дата, когда начинает действовать приказ. В приказе также могут указываться лица, которые будут нести ответственность за его действие, за правильную проверку контрагентов. Приказ описывает, что должна включать в себя данная проверка, какими инструментами надо пользоваться при проверке контрагента (это сайты, программы, на основании каких законов, нормативных актов производится проверка).
Субъекты малого и среднего бизнеса в большинстве случаев не имеют штатного юриста, или лица, которое проверяло бы контрагентов, и поэтому они возлагают обязанности на себя. В первую очередь лучше обратиться к специалистам, которые бы настроили вам бизнес-процесс по проверке контрагентов и разработали локальные нормативные акты, приказы.
Контрагент может быть как юридическим лицом (компания, организация, ведомство и так далее), так и физическим (частный подрядчик, самозанятый, заказчик, вкладчик, поручитель). Проверка контрагента ложится на плечи тех, кто с ним работает. Налоговая служба требует проверять контрагентов, называя это «должной осмотрительностью».
Перед заключением договора необходимо запросить следующие документы:
Если фирма, с которой заключили контракт, оказалась однодневкой, у добросовестного налогоплательщика могут быть проблемы с налогами и проверками. На сайте ФНС доступно несколько баз данных для проверки контрагентов и их сотрудников. Также есть объединённый «Прозрачный сервис», который упрощает процедуру поиска и помогает вычислить фирму-однодневку.