Складской учет: основы организации складского учета в магазине

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Складской учет: основы организации складского учета в магазине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей — учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие — снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник — МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость — вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение — за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

• за средства человека, отвечавшего за изделия;
• если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Алгоритм складского учета в магазине

1. Начните с выбора метода складского учета.

2. Закупите оборудование.

   • терминалы сбора данных (ТСД) или сканеры для штрихкодов для быстрого считывания информации с этикеток;
   • принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;
   • ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.

1. Назначьте сотрудников, ответственных за складской учет, и пропишите для них инструкции.

2. Наведите порядок в товарных позициях, чтобы каждая была закреплена за конкретным местом на складе, и ее легко найти.

Кто обеспечивает работу склада

Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:

• заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
• кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
• грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
• младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.

Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса

1. Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:

• На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
• Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
• Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.

Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.

Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).

Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.

Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:

• увеличить производительность труда;
• исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
• видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

Определение складского учета

Этот термин используется для уточнения учета – количественного и постоянного, который осуществляется в помещениях, предназначенных для хранения товаров. Для его реализации задействуются специальные учетные карты, утвержденные действующим законодательством РФ. С их помощью фиксируются различные материалы на складе.

Заполнением карточек занимается материально ответственное лицо. Это может быть заведующий или кладовщик. С сотрудником подписывается специальный договор, в котором указываются объемы выполняемой работы, а также уровень ответственности, который накладывается на работника при выявлении факта хищения.

Автоматизация складского учета под ключ. Оборудование, программное обеспечение, настройка, обучение

Как вести складской учет

Нет универсальной методики для ведения складского учета. В зависимости от объема номенклатуры используют один из 4 способов:

1. Номенклатурный. Подойдет для компаний с небольшим ассортиментов товаров, так как не предусматривает деление ассортимента на группы. На каждую позицию товара заводится новая карточка.
2. Сортовый. Вся номенклатура объединяется в группы и подгруппы, учитывая отдельные товарные позиции. Осложняется различными единицами измерения.
3. Партийный. Может быть как основным, так и дополнительным методом, удобен оптимизацией проведения расчетов с поставщиками.
4. Партийно-сортовый. Продукция принимается попартийно, затем каждая партия разделяется по сортовому методу.

Как списывать выданные материалы в документообороте склада?

Списание выданных материалов в документообороте склада осуществляется на основании:

• лимитно-заработной карты (форма М-8) – при отпуске ТМЦ одной номенклатуры в адрес внешнего получателя или на склад субъекта хозяйствования;
• требования-накладной (форма М-11) – при разовой выдаче материалов (формируется в 2-х экземплярах – для складского документооборота и получателю материалов);
• накладной на отпуск ТМЦ на сторону (форма М-15) – оформляется при передаче материалов внешнему получателю или в выделенное и отдельно расположенное подразделение субъекта хозяйствования;
• товарной накладной (форма ТОРГ-12) – используется при реализации материалов внешнему контрагенту.

Как выбрать ПО для автоматизации складского учета

К числу базовых критериев можно отнести:

1. Безусловно, как таковые функциональные возможности.

Основные возможности, которые от современной программы для складской автоматизации ждет потребитель:

• приспособленность к автоматическому заполнению унифицированных бланков и прочих учетных форм (как вариант, на основании ранее сформированных документов, данных бухучета, автоматизированных средств мониторинга движения товара — штрих-кодов, RFID-меток);
• приспособленность к быстрой выгрузке складских документов в распространенных файловых форматах — например, Excel;
• совместимость с внешними учетными модулями (например, программами линейки 1С);
• наличие возможности быстро рассылать документы по адресатам (как внутри компании, так и за ее пределами);
• наличие средств контроля над различными статусами товара («получен», «отправлен»), его количественными характеристиками («много», «мало», «закончился»), потребительскими свойствами («срок годности истекает»);
• возможность быстрого поиска нужных данных по поставщику;
• возможность быстрого поиска нужных данных по товарной позиции, «сорту», «партии»;
• приспособленность к удаленному управлению через интернет;
• приспособленность к расчету алгоритмов, на основании которых будут производиться складские операции;
• приспособленность к планированию закупок (отпуска), сведению к минимуму затоваривания;
• сбор статистики по складским операциям, их анализ;
• наличие инструментария для автоматизации;
• наличие системы мониторинга ошибок (при заполнении документов);
• приспособленность к отслеживанию физического перемещения товара (при наличии технических средств идентификации).

На данном этапе принимающий осматривает целостность упаковки, товарный вид, проверяет качественные характеристики товара. Здесь нет универсальных рецептов или какой-то подходящей для всех автоматизации. В случае работы с продовольственной группой, нужно также изучать сроки хранения товаров. При приеме технических изделий — проводить выборочную проверку партии на работоспособность и т.д.

Особенно важно помнить о подобных проверках при приемке весового товара. Например, ткань в магазины или на производство приходит рулонами и принимается общим весом. Но если в рулоне окажутся, например, технологические дыры, т.е. в партию для продажи случайно попал образец, который был выбран для производственного тестирования, этот рулон будет браком. А потому необходимо разработать правила проверки качества с учетом всех особенностей товара.

Результаты проверки качества также отображаются в приходном документе. Товар приходуется как есть: с учетом выявленного брака, недочетов и т.д.

При необходимости производится комплектация или разукомплектация, т.е. поставщик может поставить товар общим количеством, а в приходном документе будут учтены цвета, узоры, фасоны и т.д. Эти данные сотрудники компании также контролируют при проверке качества, так как помимо качества как объективного показателя, одновременно подсчитываются разновидности товара с учетом нужных для последующей продажи параметров.

Важно учитывать и внутренние правила, и характеристики товаров, которые необходимо указать в документе прихода. У поставщика могут быть указаны, например, «ботинки белые», так как он торгует только одним брендом обуви. На приход в магазине необходимо поставить «ботинки белые» и указать бренд.

После формирования итоговых документов с результатами пересчета составляется протокол (о работе комиссионного состава), проводится перевод несоответствий в денежный эквивалент.

Получение этого показателя позволяет проанализировать степень убытков либо эффективности производства. На практике недостача часто является следствием несоблюдения условий хранения, хищения, халатного отношения материально ответственных лиц.

Незаконные действия влекут за собой материальную ответственность. Виновные лица обязуются компенсировать ущерб в положенном размере. Как правило, сумма вычитается из зарплаты. Это прописано в трудовом кодексе и контракте.

При выявлении кражи в крупных размерах руководитель предприятия оставляет за собой право уволить виновного работника, а также обратиться с заявлением к правоохранительным органам.

Серийный учет товаров

В системе 1С:ERP предусмотрена возможность учитывать товары, как в разрезе серий, так и по срокам годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета. Эти данные могут указываться при поступлении, отгрузке товара и в документах внутреннего товарооборота. Данная возможность предусмотрена для решения таких задач:

• Ведение учета и управление остатками товаров по срокам годности — позволяет получать информацию, когда истекает срок годности товара и количество товара на складе с конкретным сроком годности;

• Организовывать хранения товаров в отрезах, рулонах, бухтах и других единицах переменного размера;

• Учитывать товары, которые незначительно отличаются по потребительским свойствам. К примеру, рулоны обоев различаются оттенками;

• Рассчитывать себестоимость товаров по сериям – проводить анализ рентабельности продукции, работать с ГТД, а также с товарами, которые находятся в пути и неотфактурованными поставками по сериям;

• Вести учет маркируемых изделий – возможность отслеживать товары, которые подлежат маркировке.

• Вести учет алкогольной продукции для отражения в ЕГАИС.

Упрощенный вариант поддержания запасов

При упрощенном варианте поддержания запасов в системе 1С:ERP представлены такие параметры: минимальный и максимальный остаток товаров. Применение данных параметров позволит решить несколько задач:

• Вести контроль текущего остатка товаров на складе;

• Фиксировать минимальный и максимальный уровень запасов;

• Производить расчет среднего потребления товаров;

• Фиксировать поставщика продукции и условия работы с ним;

• Создавать заказы поставщикам на нужное количество, чтобы поддержать уровень запасов.

Похожие записи:

• АЛИМЕНТарные вопросы. Что важно знать об изменениях в начислении алиментов
• Льготы ветеранам труда в 2023 году в Оренбургской области
• Что такое капитальное строение