Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.
Образец отчёта о командировке
Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).
Основной блок – собственно отчет, куда включается:
- его период (дата начала и окончания);
- основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
- цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
- результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.
По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.
Кто готовит и в какие сроки
Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.
Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человека, оказывающего услуги или выполняющего работы по договору гражданско-правового характера, нельзя отправить в служебную поездку.
Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник сдает проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).
Прочие расходы на командировку
Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:
• за пользование постелью;
• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);
• оплата регистрационных взносов;
• оплата услуг по оформлению проездных документов;
• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).
Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.
Что содержит в себе отчет
При составлении отчета указывается:
- полное наименование организации, адрес;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
- краткое описание цели;
- краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
- дата составления;
- подпись составителя;
- подпись директора (при принятии от сотрудника).
Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:
- порядковый номер;
- дата составления;
- Ф. И. О. работника и его табельный номер;
- информация о сотруднике и отправлении;
- краткое описание задач;
- краткий вывод о выполнении поставленных целей;
- подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).
Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:
- наименование структурного подразделения;
- наименование должности;
- реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
- даты начала и завершения поездки;
- период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
- название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
- основание направления в служебную поездку.
Срок сдачи при использовании свободной формы или локального бланка определяется локальными актами. Если же предприятие практикует применение бланков Т-10 и Т-10А, то период сдачи составляет три рабочих дня с даты возвращения.
Оформление авансового отчета
Авансовый отчет ранее оформлялся по форме АО-1. В настоящий момент нет официально установленного бланка документа, однако на практике до сих пор продолжают использовать отмеченный шаблон. В рассматриваемую форму следует включать такую информацию:
- сведения о компании, предоставившей лицу средства на командировку;
- информацию о трудоустроенном гражданине, получившем деньги;
- конкретизированный объем денег, выданных на деловую поездку;
- цели, на которые была предоставлена конкретная сумма;
- в документе также фиксируются все затраты субъекта, понесенные на протяжении поездки. Также прописываются базовые реквизиты всех оправдательных документов. Помимо этого, отмечается наличие остатка или перерасхода средств.
Документ формируется в единственном экземпляре. Оформление авансового отчета актуально на протяжении первых трех календарных дней с момента осуществления последних трат на командировочные нужды.
Отчет о командировочных расходах: что такое деловая поездка
В целом, поездка считается деловой или служебной, если она совершается по профессиональным причинам и по распоряжению работодателя. Для этого соответствующие работники должны находиться в месте, отличном от их обычного места работы, в течение короткого периода времени. Краткосрочная командировка обычно длится не более трех месяцев за один раз. К поездкам, подлежащим возмещению, относится:
- Выездное обслуживание (встреча с клиентами).
- Работа на месте с клиентам.
- Ярмарки, выставки, рынки.
- Обучение.
- Конференции.
- Экскурсии, экспедиции.
- Стажировки (школьные, учебные поездки).
Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления
Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно.
Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:
- реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
- период, за который заполняется форма отчета о командировке;
- причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
- задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
- достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.
Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.
Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).
Что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?» — поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных2 предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: «Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?», а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п., лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку.
Требования и структура
Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем сотрудник занимался, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.
Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции. Рекомендовано использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.
Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого используйте полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.
Законодательная основа
По сути, согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, сейчас трудящимся необходимо составлять только один вид отчетности: авансовый отчет, в котором он отчитывается о произведенных расходах (п. 26 Положения). Эта форма нужна для производства налоговых отчислений, поэтому к ней предъявляются серьезные требования, суммы затрат сотрудник доказывает подтверждающими документами (билеты, квитанции и т.д.)
Однако это не мешает разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления командировки и обязать работников оформлять отчеты. В этом случае на предприятии можно использовать унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или использовать образец отчета по командировке в 2021 году, разработанный самостоятельно.
Что содержит в себе отчет
При составлении отчета указывается:
- полное наименование организации, адрес;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
- краткое описание цели;
- краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
- дата составления;
- подпись составителя;
- подпись директора (при принятии от сотрудника).
Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:
- порядковый номер;
- дата составления;
- Ф. И. О. работника и его табельный номер;
- информация о сотруднике и отправлении;
- краткое описание задач;
- краткий вывод о выполнении поставленных целей;
- подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).
Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:
- наименование структурного подразделения;
- наименование должности;
- реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
- даты начала и завершения поездки;
- период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
- название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
- основание направления в служебную поездку.
В каких случаях и кто составляет
Документ составляется непосредственно командированным сотрудником. Если в поездку отправляется сразу несколько работников, такую бумагу составляет каждый из них либо ответственное лицо, назначенное старшим группы. Необходимость составления определяется руководителем еще до совершения поездки.
Обычно отчет составляют, если:
- Цели поездки имеют большое значение для организации.
- Перед работником или группой поставлено довольно много задач.
- Цели связаны с финансовыми тратами, по которым составляется отдельный документ – авансовый отчет.
- Задачи связаны с подписанием документов с партнерами, о чем также необходимо отчитаться.
Оправдательные документы по командировке
Перечень оправдательных документов по командировке законодательно не установлен.
К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы. Это могут быть отчетные документы за проживание в гостинице или аренде жилья:
- счет и онлайн-чек гостиницы или акт оказанных услуг;
- отчетные документы за проживание в квартире – договор аренды или акт аренды и документ на оплату (расписка, выписка с карты, другой документ оплаты).
Затраты на проезд к месту назначения и обратно можно подтвердить такими документами:
- пассажирский билет и багажная квитанция, посадочный талон;
- железнодорожные билеты;
- документы на прочие виды транспорта (на междугородний автобус, паром и т. п.);
- документы на аренду автотранспорта (договор аренды, акт об оказанных услугах и документ на оплату).
Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.
Шаг 1. Указываем получателя.
В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.
Шаг 2. Регистрируем данные составителя.
Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.
Для чего нужно служебное задание
Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.
2004, стали только рекомендованными к применению.
Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.
Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.
Обратите внимание
Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.
Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.
И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.
Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.
Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.
Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.