Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «НДФЛ с натуральных доходов с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?
Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.
Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?
Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.
Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?
Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Суточные в иностранной валюте
Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Суточные в рублях и валюте
Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.
Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.
Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:
-
если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;
-
если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;
-
если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.
Предварительный расчет
Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.
В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.
СОВЕТ
Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.
Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.
Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».
Если авиабилет приобретен через Интернет, то для целей налогообложения прибыли подтверждением трат будут являться маршрут/квитанция электронного билета и посадочный талон (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743). При этом посадочный талон, в том числе электронный, полученный при регистрации через Интернет, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа на электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт воздушной перевозки иным способом, например, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 9 октября 2021 г. № 03-03-06/1/65743).
Особенности проведения командировок
Российская законодательная база регламентирует определённые моменты совершения поездок такого плана, в том числе и совокупность финансовых трат, предоставляемых организацией собственным работникам. Отдельно стоит учесть то обстоятельство, когда подчинённый расходует непосредственно время на командировку, поскольку сроки устанавливаются с точностью до нескольких минут. Отсутствие сотрудника в отправной точке рискует вылиться в штрафную санкцию для него, а контролировать прибытие работника в срок обязано начальство, поскольку оно заинтересовано в пунктуальности своих подчинённых.
Не так давно для проведения командировок наёмному рабочему нужно было иметь соответствующее удостоверение, однако в 2015 году правительство путём очередного постановления аннулировало это требование. Но совершать подобные путешествия по работе по-прежнему не разрешается беременным сотрудницам, стажёрам и лицам, не достигшим 18-летнего возраста.
Суточные при командировке на один день
Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.
Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.
Суточными сотруднику компенсируют дополнительные издержки, понесенные им во время командировки. Согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ расходы на такие выплаты лимитируются, то есть должны включаться в налоговую базу в пределах норм, утвержденных Правительством РФ. Действующие нормы введены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 (далее — Постановление N 93) и первоначально предназначались для плательщиков налога на прибыль, но сейчас используются и при упрощенном налоговом режиме. Особых условий для учета суточных в п. 2 ст. 346.17 НК РФ не предусмотрено, поэтому в силе основное правило: расходы признаются после осуществления и оплаты.
В соответствии с Постановлением N 93 в налоговой базе отражается не более 100 руб. суточных за каждый командировочный день, отработанный на территории России. Нормирование при зарубежных поездках зависит от страны и продолжительности командировки (до 60 дней включительно и свыше 60 дней) и производится согласно Приложению к Постановлению N 93. Как пояснил Минфин, при длительных командировках сумма суточных, включаемая в расходы, понижается не с 1-го, а с 61-го дня (Письмо от 02.11.2007 N 03-03-06/1/764). Причем согласно Письму Минтруда России и Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ за день выезда суточные учитываются по норме для страны назначения, а за день возвращения — по норме для командировок по России.
Примечание. В пп. «в» п. 1 Постановления N 93 также указаны нормы для списания в расходы выплаченного полевого довольствия.
Обратите внимание, что на основании ст. 168 ТК РФ организация вправе выплачивать командированным суточные в любых размерах, предусмотренных коллективными договорами или внутренними нормативными актами. Однако при упрощенной системе отнести на расходы сверхнормативные суммы нельзя. Об этом также говорится в Письмах Минфина России от 22.07.2005 N 03-05-02-03/33 и от 21.03.2005 N 03-05-01-04/62.
Пример 1. ООО «Сатурн», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, 7 июля 2008 г. выплатило работнику, командированному в Украину на пять дней (с учетом отъезда и приезда), 7500 руб. суточных.
Суточные при однодневных командировках
Некоторые организации выдают суточные при служебных поездках, занимающих один день, не зная, что из-за этого налоговые органы могут предъявить к ним претензии. Да, основные сведения о командировках содержит Трудовой кодекс, а он не ограничивает их срок, но в части, которая не противоречит документу, сегодня действует еще и Инструкция Минфина СССР от 07.04.1988 N 62 (далее — Инструкция), где в п. 15 указано следующее. При командировках в районы, откуда работник может ежедневно возвращаться, суточные (или заменяющие их надбавки) не выплачиваются. А как поступать работнику (возвращаться в тот же день или нет), решает руководитель, принимая во внимание расстояние, транспортное сообщение, характер задания, условия отдыха. Заметим, что согласно тому же п. 15 Инструкции если после окончания рабочего дня командированный не захотел ехать домой, то при наличии документов ему возмещаются расходы на проживание.
Справедливость старой установки признал Верховный Суд РФ. В Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147 отмечено, что во время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, ему возмещаются стоимость проезда туда и обратно, расходы на гостиницу или другое жилье. Суточные же положены при отсутствии командированного работника на постоянном месте жительства более 24 часов, и если сотрудник вернулся в течение дня, они выплачиваться не должны. Указанное Решение служит директивным документом для федеральных арбитражных судов (см., например, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 N А05-5899/2005-12 и ФАС Поволжского округа от 27.06.2006 N А12-1880/06-С60).
Примечание. Обратите внимание, что Определением кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 26.04.2005 N КАС05-151 данное Решение оставлено без изменения.
В вопросе, выплачивать ли суточные за однодневные командировки, некоторые налоговики исходят не только из того, прошло 24 часа или нет, но и имелась ли возможность приехать назад. Налоговая инспекция Республики Татарстан не хотела, например, признать командировкой поездку, настаивая, что из нее можно было вернуться в тот же день (не важно, происходило ли так на самом деле!). Однако ФАС Поволжского округа ее не поддержал (Постановление от 06.02.2007 N А65-10356/2006-СА2-11), так как все документы доказывали, что командированные оказались дома только на следующий день, а голословные утверждения во внимание не принимаются.
Суточные за границей 2021 год: нюансы расчета
При выплате суточных командированному работнику необходимо учитывать следующие нюансы:
- дата пересечения границы при поездке к месту назначения засчитывается, как командировка за границу.
- дата пересечения границы при возвращении учитывается, как обычная командировка.
- суточные за границей 2021 года не облагаются налогом, только если не превышают 2500 рублей. Если их размер больше, то все, что выше указанной суммы, подлежит налогообложению.
- несмотря на то, что суммы указываются в долларах, работнику они могут быть выплачены и в рублевом эквиваленте.
- курс валюты берется в размере, установленном на последний день месяца, в котором работник сдал авансовый отчет.
Данные нюансы важно учитывать для правильного порядка налогообложения организации и командированного лица.
К примеру, командированный едет поездом из Москвы в Хельсинки. Выезд в 19.15 10 октября из Москвы и прибытие в Хельсинки 11 октября в 15.30. Пересечение границы в 03.15. Оплата будет произведена за 10 октября – 700 руб., за 11 октября – 2500 руб.
Кого можно отправить в служебную командировку и как рассчитывается её продолжительность
Закон строго ограничивает список сотрудников, которых ни в коем случае нельзя отправить в служебные командировки. Это беременные женщины, не достигшие 18 лет работники, а также стажёры и ученики. Все остальные работники могут отправляться в командировку, хотя, конечно, работодатель всегда учитывает желание и возможность сотрудника отправиться с рабочим заданием в другой город или даже страну. На работы, требующие постоянных служебных разъездов, изначально берут людей, готовых к такому образу своей работы.
Ещё до 2015 года сохранялся такой пережиток, как командировочное удостоверение, теперь оформление такого документа не требуется, что не может не радовать — экономика должна функционировать без лишних бюрократических препон, даже таких мелких и незначительных.
Количество дней, которые сотрудник находится в командировке и имеет право получать суточные, рассчитывают начиная со дня его отъезда из города и до того дня, когда он вернулся. При этом даже если отправление транспорта произошло в 23:55, данные сутки должны зачитываться целиком. Так же, как и в случае прибытия транспорта в 0:05. Обязательно нужно иметь в виду, что учитывается именно отъезд человека из города на любом транспорте — даже если ему предстоит лететь на самолёте из крупного города, находящегося в нескольких сотнях километров, нужно считать за время в пути (соответственно, и за то время, что работник пребывает в командировке) и автобус до этого города.