Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Зачем необходимо автоматизировать сверку с контрагентами?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Контроль над взаиморасчетами с поставщиками и подрядчиками — это ключевая обязанность бухгалтера по расчетам. Сверять показатели требуется систематически, а не только перед составлением годовой бухгалтерской отчетностью.
Здесь все зависит от объема и количества сделок. Можно делать акт сверки 1 раз в год вместе с бухгалтерским балансом, чтобы убедиться в точности всех цифр. В балансе имущество и финансы компании отражены в пассивах и активах. И сумма активов должна быть равна сумме пассивов. Например, в балансе указано, что контрагенты должны вам 1 миллион, но в реальности этих денег может и не быть.
Но если сделок много, то сверяться лучше чаще. Наш клиент занимается розничной торговлей продуктами. Ежедневно магазины принимают 25-30 поставок продуктов и наши специалисты делают акт сверки с каждым поставщиком каждый месяц. Во-первых, так проще. Если делать раз в квартал, то можно банально запутаться в данных. Во-вторых, при таком количестве сделок лучше оперативно находить расхождения.
Например, поставщик привозит 50 пакетов молока, но продавец делает вычерк в накладной, так как 1 пакет поврежден. Водитель подписывает вычерк (это зафиксировано на бумаге), но забывает сообщить об этом своей компании. Акт сверки помогает устранить все эти неточности и показать, что магазин должен деньги за 49 пакетов, а не 50. За квартал таких ошибок накопится сотни и будет затруднительно все это утрясать.
Вы можете отдать сверку на аутсорсинг, чтобы не терять свое время и избежать ошибок. Небо часто оказывает такую услугу своим клиентам. Стоимость зависит от количества контрагентов и частоты проведения.
Некоторые клиенты задают вопрос, что будет, если контрагенты не хотят платить и делают все, чтобы не выйти на контакт? Например, так поступают крупные ретейлеры, чтобы максимально долго держать деньги в обороте.
Если акт сверки показывает расхождение, то мы 2-3 раза запрашиваем необходимые документы. Если ответа нет, то передаем эту задачу менеджерам на стороне заказчика. Они уже вместе с руководством пытаются достучаться до должника. Такого взаимодействия достаточно, чтобы снять 80% работы с заказчика, и эффективно решать задачу сверки.
Какие документы проверять
Для достоверной сверки взаиморасчетов между заказчиком и исполнителем по государственному и муниципальному контракту необходимо проверить следующие документы:
|
Наименование документа |
Что проверять |
|---|---|
|
Контракт |
Договор, соглашение или контракт — это ключевой документ, который определяет условия сделки. Необходимо уточнить следующие позиции контракта:
|
|
Счета |
Даты и суммы счетов на перечисление аванса в рамках договора или госконтракта. Счета подлежат рассмотрению только в том случае, если по условиям контракта предусмотрена авансовая система оплаты |
|
Счета-фактуры |
Принятые от исполнителя счета-фактуры проверяйте по следующим позициям:
Обратите внимание на существенные ошибки в счетах-фактурах, при наличии которых документ нельзя принять к учету. Это неточности и описки, которые не позволяют идентифицировать заказчика и исполнителя, информацию о товаре/работе/услуге, его стоимости и размере налога |
|
Накладные и акты |
Сверьте позиции накладных на поставку товара или актов об оказанных услугах или выполненных работах. Все значения должны соответствовать данным счета-фактуры. Расхождения не допускаются. Обратите внимание, что счет-фактура может быть оформлена на основании нескольких актов или накладных. Например, если контракт предусматривает поэтапное исполнение работ или частичные отгрузки товаров |
|
Справки о стоимости работ по контракту |
Документ обязателен для оплаты строительно-монтажных работ. Справка о стоимости работ оформляется по форме КС-3. Проверьте сумму в документе, расхождений с актами и счетами-фактурами не допускается. Обратите внимание, если госконтракт финансируется из разных источников, то справка может быть оформлена отдельно по каждому источнику. Например, если капитальный ремонт детского сада финансируется за счет средств источников федерального, регионального и местного уровней |
|
Платежные документы |
В состав платежной документации относятся, кассовые и фискальные чеки, приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения или заявки на кассовый расход. Не зависимо от вида документа, проверьте:
|
|
Выписки о состоянии лицевого счета |
Проверять выписки о движении денежных средств по расчетным счетам заказчика — обязательная процедура. Выверка позволит определить правильность оплаты. Например, если в платежном поручении допущена ошибка, и деньги не поступили на расчетный счет исполнителя. В таком случае контрагент вправе требовать неустойку по контракту (если сроки оплаты нарушены). Бюджетникам важно контролировать не только реквизиты получателя, но и коды бюджетной классификации, КВР, КОСГУ, реквизиты кодов целевых субсидий, номера бюджетных обязательств. Любые ошибки при расчетах — это основание для признания оплаты нецелевым расходом |
|
Письма, претензии, деловая переписка или иные документы в рамках сделки с контрагентом |
Проверке подлежат любые документы, которые связаны с исполнением заключенного контракта. Например, контрагент уведомил заказчика об изменении платежных реквизитов |
Какие проводки использовать
Покажем на примере. Пусть по результатам сверки в акте выявлены расхождения по учтенным работам. Специалист отразил 10 000,00 рублей, но работы оказаны на 15 000,00 рублей. Представим проводки по корректировке данных в таблице:
| Проводка | Сумма | Описание |
|---|---|---|
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Затраты по выполненным работам. Эта запись никак не влияет на финансовый результат, не корректируем ее |
| Дт 91 Кт 20 | 10 000,00 | Признание издержек по работам в качестве расходов. Влияет на итоги отчета, исправляем запись |
| Корректировка | ||
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Просторнирована неверная запись |
| Дт 20 Кт 60 | 15 000,00 | Указана верная сумма операции |
| Дт 20 Кт 91 | 10 000,00 | Восстановление из расходов |
| Дт 91 Кт 20 | 15 000,00 | Учет верной величины затрат на выполненные работы |
Если есть разногласия
В случае расхождений нужно заполнить графу 4 раздела 1 по строкам, по которым они имеются, проставив рядом с цифрами ИФНС свои данные. При подписании акта нужно указать «Согласовано с разногласиями».
Получив такой документ, налоговый орган будет делать проверку. В процессе от налогоплательщика могут быть затребованы платежки и иные документы. В итоге должно выясниться, кто допустил ошибку. Если это ИФНС, то исправления будут внесены на основании служебной записки в течение 5 рабочих дней.
Если же выяснится, что всё-таки ошибся налогоплательщик, то ему будет направлено уведомление об этом. Нужно безотлагательно всё исправить. Например, если выяснилось, что налог не доплачен из-за ошибки в расчётах, надо его пересчитать, доплатить и подать уточнённую декларацию.
Далее всё повторяется – ФНС снова направит акт сверки. Хорошо, если все несоответствия удалось устранить. В этом случае при подписи акта указывают «Согласовано без разногласий», документ направляет в ИФНС, и история заканчивается. Если расхождения вновь найдены, их следует отразить в разделе 2.
Какие проводки использовать
Покажем на примере. Пусть по результатам сверки в акте выявлены расхождения по учтенным работам. Специалист отразил 10 000,00 рублей, но работы оказаны на 15 000,00 рублей. Представим проводки по корректировке данных в таблице:
| Проводка | Сумма | Описание |
|---|---|---|
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Затраты по выполненным работам. Эта запись никак не влияет на финансовый результат, не корректируем ее |
| Дт 91 Кт 20 | 10 000,00 | Признание издержек по работам в качестве расходов. Влияет на итоги отчета, исправляем запись |
| Корректировка | ||
| Дт 20 Кт 60 | 10 000,00 | Просторнирована неверная запись |
| Дт 20 Кт 60 | 15 000,00 | Указана верная сумма операции |
| Дт 20 Кт 91 | 10 000,00 | Восстановление из расходов |
| Дт 91 Кт 20 | 15 000,00 | Учет верной величины затрат на выполненные работы |
Акт сверки: кто составляет и подписывает
Доверенность на бухгалтера в этом случае прикладывать к акту сверки не обязательно: полномочия бухгалтера определяются в доверенности, с которой он приходит получать электронную подпись.
Акт сверки взаиморасчетов не обязателен. Чтобы сверка стала обязательной, необходимо прописать это в договоре, учитывая все нюансы. Например, вы можете предусмотреть в договоре, что акт сверки может составить любая из сторон в любой момент по любому периоду. Или, наоборот, указать, что если за какой-то период акт сверки составлен и подписан, то стороны уже не могут возвращаться к тем операциям.
Правильно я понимаю, что могу не подписывать акт сверки, если договор не обязывает меня это делать?
Да, все верно. Бывает, что одна из сторон закрепила в учетной политике, что нужно составлять акты сверки по всем договорам, и рассылает такие акты всем контрагентам. Если в договоре про сверку ничего не сказано, вы можете игнорировать эти акты. Сказать в суде, что отсутствие реакции с вашей стороны равнозначно признанию задолженности, контрагент не сможет.
В то же время если вы строите с контрагентами долгосрочные партнерские отношения, зафиксировать ваши финансовые обязательства друг перед другом будет полезно. Так что если вы видите в акте сверки недоплату или переплату, лучше не отмалчиваться, а разъяснить ситуацию или подписать акт с расхождениями.
Правомерно ли указать в договоре, что если контрагент в течение стольки-то дней не вернул подписанный акт сверки, то он считается подписанным? Считается ли подписанным в этом случае?
Если вы прописали это условие в договоре и ваш контрагент договор подписал, то по истечении указанного срока акт действительно считается подписанным.
Обязательно ли проводить сверку для инвентаризации задолженности?
Бухгалтерии, как правило, проводят инвентаризацию обязательств раз в год, чтобы составить бухгалтерскую отчетность. Бухотчетность достоверна, когда в ее основе лежат документы, которые подтверждают взаимные обязательства с каждым контрагентом.
Подтвердить взаимные обязательства можно путём сверки расчётов. Но если договором сверка не предусмотрена и контрагент отказывается подписывать акт, придётся проводить инвентаризацию на основании тех документов, которые есть в вашем распоряжении.
Есть ли смысл сверять расчеты после истечения срока исковой давности?
Смысл есть, и это одна из причин, для чего вообще нужен акт сверки взаиморасчётов. Если долг возник после 1 июня 2015 года и акт сверки подписан сторонами уже после того, как истек срок исковой давности, то после подписания акта сверки (то есть признания должником своей задолженности) исковая давность обнуляется и отсчитывается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ ).
А это значит, что у вас есть ещё три года, чтобы взыскать этот долг — без возможности его списать.
Если расхождения тянутся уже много лет и перспектива урегулировать их или взыскать задолженность призрачна, можно «закрыть» спорный период, подписав акт с протоколом разногласий.
В этом случае, когда исковая давность истечёт, вы можете признать задолженность вашего контрагента безнадежной. Ваше сальдо приравнивается к сальдо контрагента, и последующая сверка проводится с одинаковым входящим сальдо сторон.
Перенос задолженности
Также нередко возникают ситуации, когда один контрагент решает оплатить задолженность другого. В таких ситуациях следует сделать перенос задолженности. Для проведения такой операции следует в документе, после выбора нужной операции указать контрагента, чьи долговые обязательства требуется перенести, далее указываем того контрагента, кто в последующем будет рассчитываться по обязательствам.
Далее заполняем все нужные реквизиты: старый и новый договор, счета учета, валюту и прочие. Также следует обратить внимание, что этот вид операции поможет не только осуществить перенос задолженности с одного контрагента на другого, но и перенос между договорами. В таком случае графы «Покупатель (поставщик)» и «Новый покупатель (поставщик)» заполняются одним и тем же контрагентом, а договоры указываются разные.
Кто и на основании чего составляет акт
Протокол с расхождениями создается на основе первоначального документа проверки взаиморасчетов. Если в указанных расчетах расхождений нет, то он заверяется всеми сторонами. Если есть, то составляется протокол разногласий. Обычно его оформляет специалист по бухучету, который отвечает за осуществление платежей, налоговые операции и др. Бухгалтер проверяет все указанные показатели. Обязательно следует проверить следующие данные:
- число, месяц и год, указанный на документе;
- период, за который проводится контроль расчетов;
- остаток между поступлениями и расходами;
- дебет и кредит;
- контракты и другие необходимые бумаги.
После проведенной проверки бухгалтер ставит подпись. Затем бумагу заверяет глава компании, но только после устранения всех противоречий.
Списание дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность списывается либо за счет резерва сомнительных долгов , либо включается в расходы организации.
О порядке формирования резерва по сомнительным долгам читайте в журнале «Главбух» N 24, 2003, с. 39.
Создавая резерв сомнительных долгов, организация заранее равномерно уменьшает свою налогооблагаемую прибыль. При этом происходит отсрочка уплаты налога. Суммы отчисления в резерв включаются в состав операционных расходов (п.11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н) на последний день отчетного периода.
Резерв создается только по расчетам за реализованные товары и исчисляется отдельно по каждому сомнительному долгу. Сумма резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 процентов от выручки отчетного (налогового) периода. Если сумма резерва меньше суммы безнадежного долга, то разница включается в состав внереализационных расходов.
Списание кредиторской задолженности
Согласно п.8 ПБУ 9/99 суммы кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, являются для целей бухучета внереализационными доходами. Списание задолженности происходит на кредит счета 91, субсчет «Прочие доходы», в корреспонденции со счетами расчетов.
Списанные суммы кредиторской задолженности, согласно п.18 ст.250 Налогового кодекса РФ, увеличивают налогооблагаемую прибыль организации как внереализационные доходы. Исключение составляют только суммы задолженности перед бюджетом.
Если кредиторская задолженность связана с оплатой товаров, то возникает вопрос о списании НДС со стоимости полученных, но не оплаченных товаров или же с суммы полученного аванса, выданного покупателем поставщику под предстоящую поставку товаров. В соответствии с п.1 ст.172 Налогового кодекса РФ вычетам при приобретении товаров подлежат только суммы НДС, предъявленные организации и уплаченные ею.
За какой период следует проводить сверку
Перед тем как проводить сверку, нужно определить период, за который следует включать данные в составляемый документ. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, то все просто. Данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.
В случае когда сверка между контрагентами проводится впервые, самое разумное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но затруднительно. В частности, операций было слишком много. Тогда сверку можно провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам текущей сверки не придут к единой сумме задолженности.
Кто и как подписывает акт сверки взаимных расчетов?
Составляется в 2-х экземплярах. Его достоверность визируется подписью главбуха и руководителя либо уполномоченного им лица. ИП подписывает документ лично либо оформляет нотариально заверенную доверенность на уполномоченное лицо. Законодательно четкого порядка подписания нет, но именно изложенные в данной статье варианты принято использовать в деловой практике.
Изначально оба экземпляра направляются на подпись второй стороне. Впоследствии, после подписания, у каждого из контрагентов остается по экземпляру.
Чтобы подписание не слишком затягивалось, на акте прописывают сроки, в которые его необходимо вернуть назад. Либо параллельно высылают сопроводительное письмо, в котором фиксируют срок, в течение которого следует вернуть подписанный документ или сообщить о расхождениях в сверке.
Если у сторон нет разногласий, акт может быть подписан исключительно бухгалтерами предприятий. Но следует помнить, что такой документ суд рассматривать не будет.
Если у контрагентов есть разногласия, составляется акт сверки с разногласиями.
Сверка в Excel – легко и быстро
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel — по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно — сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже — акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.
Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.
В письме обязательно укажите:
- банковские реквизиты организации,
- документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
- причины, сумму и сроки возврата.
Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.
Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет. Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами». Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.