Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Информационная система электронных счетов-фактур. Регистрация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы
ИС ЭСФ
– это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.
, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:
« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования;
Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;
2)
возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом
.
При этом после устранения технических ошибок
счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан
в электронной форме
в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.
Полезно
- В каких случаях можно выписать «бумажный» счет-фактуру?;
- В каких случаях можно вообще не выписать счет-фактуру?
Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.
Для чего нужно добавление сотрудника на портал esf?
- Когда руководитель является первым руководителем двух и более организаций или ИП, соответственно необходимо разделить для исполняющих сотрудников права на доступ к счет-фактурам по организациям. Например, бухгалтер 1 один может иметь доступ к ЭСФ только для организации 1, бухгалтер 2 имеет доступ к ЭСФ к организации 2, и так далее. Если же пользоваться только ключом первого руководителя, то доступ к ЭСФ с этим ключом будет предоставлен для всех организаций.
- Из соображений безопасности, сотрудник при работе с ЭСФ должен использовать только свою ЭЦП для физического лица. Это позволит идентифицировать пользователя при совершении действий с ЭСФ.
Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы
ИС ЭСФ
– это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.
, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:
« 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования;
Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;
2)
возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом
.
При этом после устранения технических ошибок
счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан
в электронной форме
в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.
Полезно
- В каких случаях можно выписать «бумажный» счет-фактуру?;
- В каких случаях можно вообще не выписать счет-фактуру?
Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.
Общий порядок действий
Для перехода на новый формат взаимодействия с контрагентами потребуется выполнить стандартный набор действий:
- Уточнить у партнера по планируемой сделке о наличии соответствующего технического оборудования, а также возможности следовать требованиям законодательства.
- Оформить ЭЦП квалифицированного статуса, позволяющую подписывать документы в цифровом режиме, без использования физического носителя. Предоставляется удостоверяющими центрами, имеющими соответствующую аккредитацию.
- Заключить соглашение с одним из обслуживающих операторов, предоставляющим данные для входа на официальный сайт портала, в личный кабинет информационной системы с реестром электронных счетов-фактур (ЭСФ) по НДС. Перечень указан на сайте Федеральной налоговой службы.
Завершение всех трех этапов позволяет перейти к ведению официального документооборота в онлайн-формате.
Где взять образцы заполнения
Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.
Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.
«1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана»: настройка ЭСФ
Запустите Помощник настройки обмена электронными счетами-фактурами (меню Предприятие – Настройка параметров учета – Настройка программы, вкладка Электронные счета-фактуры [1]).
Следуйте указаниям помощника, при завершении каждого этапа переходите к следующему шагу (кнопка Далее).
В случае использования обмена данными с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов достаточно установить соответствующий признак, дополнительные настройки не требуются.
В случае использования прямого обмена данными с ИС ЭСФ необходимо так же:
- Ознакомиться, согласиться с условиями публичной оферты и выполнить загрузку библиотеки криптографии, предоставляемой ТОО «ИнфоСофтПром» (кнопка Получить криптобиблиотеку);
С 01.01.2016 года — налогоплательщики, являющиеся уполномоченными экономическими операторами;
С 11.01.2016 года — электронные счета-фактуры должны выписывать все налогоплательщики, попавшие в перечень товаров, а именно проводящие операции по товарам, включенными в перечень и ввезенными на территорию Республики Казахстан:
— из третьих стран;
— из государств-членов ЕАЭС;
— произведенным на территории РК.
С 01.07.2016 года — налогоплательщики, являющиеся уполномоченными экономическими операторами, таможенными представителями, таможенными перевозчиками, владельцами складов временного хранения, владельцами таможенных складов (ст. 6 Закона РК от 03.12.2015 № 432-V).
С 01 января 2017 г. — все налогоплательщики (включая ИП и неплательщиков НДС) — у которых операции или виды деятельности — реализация товаров, входящих в Перечень изъятий и реализация товаров, выполнение работ, оказание услуг по договору государственных закупок.
с 01 января 2018 г. — крупные налогоплательщики, подлежащие мониторингу.
С 01 января 2019 г. — лица, по которым произведена постановка на регистрационный учет по налогу на добавленную стоимость в Республике Казахстан:
- индивидуальные предприниматели;
- юридические лица-резиденты, за исключением государственных учреждений;
- нерезиденты, осуществляющие деятельность в Республике Казахстан через филиал, представительство;
- доверительные управляющие, осуществляющие обороты по реализации товаров, работ, услуг по договорам доверительного управления с учредителями доверительного управления либо с выгодоприобретателями в иных случаях возникновения доверительного управления.
Таким образом в 2017 году законодательством не предусмотрено введение новой категории налогоплательщиков, которые обязаны выписывать исключительно электронные счет-фактуры.
За нарушение порядка или сроков выписки ЭСФ с 1 января 2016 года будут административные штрафы: 30% от суммы НДС, указанного в счете-фактуре на бумажном носителе (но не менее 20 МРП) для субъектов малого предпринимательства, 40% (но не менее 30 МРП) для субъектов среднего предпринимательства, 50% (но не менее 40 МРП) для субъектов крупного предпринимательства.
Наши специалисты помогут настроить Вам работу с электронными счет-фактурами в программах 1С:
- 1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана, редакция 2.0 и 3.0
- 1С:Управление торговлей 8 для Казахстана, редакция 2.2, 3
- 1С:Управление торговым предприятием 8 для Казахстана
Будут выполнены следующие работы:
- Проверка компьютера на возможность установки ЭСФ
- Установка/обновление Java
- Настройка в программе 1С:Бухгалтерия 8 сертификата для ЭЦП (НУЦ)
- Настройка в программе 1С:Бухгалтерия 8 сертификата для авторизации (НУЦ)
- Настройка в программе 1С параметров для входа в ИС ЭСФ
- Установка библиотеки для работы 1С:Бухгалтерии 8 с ЭЦП
- Проверка выгрузки исходящих электронных счетов-фактур из программы 1С в ИС ЭСФ
- Проверка загрузки входящих электронных счетов-фактур из ИС ЭСФ в программу 1С
- Обучение бухгалтера правилам заполнения ЭСФ в программе 1С
- Обучение бухгалтера загрузке/выгрузке ЭСФ в программу 1С
Стоимость комплекса услуг по настройке ЭСФ в программе 1С составляет 15 000 тенге с НДС.
Услуги по настройке ЭСФ предоставляются только по договору информационно-технологического сопровождения (договор ИТС).
Мы оказываем регулярную и оперативную поддержку пользователей 1С по единому, разработанному фирмой «1С», «Стандарту информационно — технологического сопровождения 1С». Объем услуг 1С, сервисов и стоимость договора определяются видами и объемами работ, необходимыми Вам.
Если ИС ЭСФ не работает. Зарегистрированные периоды неработоспособности системы
ИС ЭСФ – это информационная система, поэтому в случае проведения плановых или внеплановых технических работ, сбоях, высокой нагрузке на каналы связи и т.д. она может работать не стабильно или быть недоступной для пользователя.
, что налогоплательщик, обязанный выставлять счета-фактуры в электронной форме, в некоторых случаях вправе выписать счет-фактуру в бумажной форме:
» 1) отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования; Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, опубликована на интернет-ресурсе КГД;
2) возникновение в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом.
При этом после устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, должен быть выписан в электронной форме в течение 15 календарных дней с даты устранения ошибки.
Информация о зафиксированных проблемах в ИС ЭСФ или недоступности системы в связи с проведением технических работ публикуется на портале Комитета государственных доходов.
В частности такие сообщения были опубликованы по проблемам доступа в следующие дни:
По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:
- код вида операции;
- реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
- реквизиты покупателя (ИНН/КПП и наименование);
- реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
- реквизиты документа, подтверждающего оплату (номер и дата);
- наименование и код валюты;
- стоимость сделки и сумма налога, которую нужно перечислить в бюджет страны.
Информационная система ИС ЭСФ
ИС ЭСФ
– это портал для выписки, получения и обработки электронных счетов-фактур в Казахстане, расположенный по адресу . Это государственная система (оператор — Комитет государственных доходов РК), поэтому ее использование бесплатно для пользователей. Чтобы выписывать или получать счета-фактуры в электронном виде необходимо пройти регистрацию и, в случае необходимости, определить перечень сотрудников, которые будут работать с порталом от имени предприятия.
Полезно
- В статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ) можно узнать каким налогоплательщикам уже необходимо выписывать счета-фактуры в электронном виде;
- В статье PRO сроки выписки счетов-фактур — в течение какого периода необходимо оформить ЭСФ;
- В статье PRO заполнение электронных счетов-фактур описываются общие принципы по заполнению электронных счетов-фактур.
Для работы с электронными счетами-фактурами можно использовать:
- ;
- А также функции учетной системы предприятия, если программа для ведения бухгалтерского/налогового учета интегрирована с ИС ЭСФ средствами API.
Пример #1. Действия со стороны покупателя.
ООО “Звезда” приобрело у комбината “Бетоникс” 5 тонн бетона по цене 200 000 рублей. ООО “Звезда” получила от оператора ЭДО файл со счетом-фактурой в электронном формате и здесь же указывается подтверждение его отправления в 15.00 16.04.2021 г. ООО “Звезда” 17.04.2021 г. отправила извещение о том, что такое подтверждение ею получено. Однако, совершение такого действия обязательно при наличии согласованности на то с продавцом, то есть “Бетониксом” (п. 2.9, 2.12 Порядка). Бухгалтер ООО “Звезда” регистрирует полученный документ на бетон в книге покупок одинаково на ряду с обычным бумажным (п. 1.11 Порядка).
Важно учесть, что документооборот в электронном виде производится по отдельности с каждым полученным документом.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Настройка обмена данными с ИС ЭСФ в 1С:Бухгалтерии 8 для Казахстана
Запустите Помощник настройки обмена электронными счетами-фактурами (меню Предприятие – Настройка параметров учета – Настройка программы, вкладка Электронные счета-фактуры [1]).
Следуйте указаниям помощника, при завершении каждого этапа переходите к следующему шагу (кнопка Далее).
В случае использования обмена данными с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов достаточно установить соответствующий признак, дополнительные настройки не требуются.
В случае использования прямого обмена данными с ИС ЭСФ необходимо так же:
- Ознакомиться, согласиться с условиями публичной оферты и выполнить загрузку библиотеки криптографии, предоставляемой ТОО «ИнфоСофтПром» (кнопка Получить криптобиблиотеку);
Эволюция нормативной базы
Перевод счетов-фактур в область электронного документообмена не совершился в одно мгновение, это новшество было долгожданным для всех предпринимателей, являющихся плательщиками НДС. Нормативная база этой процедуры прошла довольно тернистый путь из нескольких этапов:
- Федеральный закон от 27 июля 2010 № 229-ФЗ о внесении изменений в пункт Налогового Кодекса РФ, гласящих, что счета-фактуры теперь можно выставлять и в электронном виде (абзац 2 п. 1 ст. 169 НК РФ) при определенных условиях.
- Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. № 50н, утверждающий процедуру выставления и получения электронных счетов-фактур.
- Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, регламентирующее форму счета-фактуры (основного и корректировочного) и особенности его заполнения.
- Приказ ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36, утвердивший документы в электронном формате, которые подтверждают отправку и получение счета-фактуры.
- Приказ ФНС России № ММВ-7-6/138 от 28 февраля 2012 г. зафиксировал электронные форматы всех учетных документов, имеющих отношение к счетам-фактурам (журналов учета их получения и выставления, книг покупок и продаж, дополнительных листов к этим книгам).
Положительные свойства счетов-фактур онлайн
Невзирая на то, что в обмене документами по интернету существует некоторое количество подводных камней, преимуществ в нем значительно больше. Рассмотрим самые очевидные:
- Незамедлительность. Чтобы обменяться бумажными документами, нужно время, иногда значительное. Дополнительное время нужно также на подтверждение получения. Электронная информация доходит до адресата мгновенно, будь это контрагент или контролирующий налоговый орган.
- Экономия. Чем больше документов переходят в электронную форму, тем меньше компания будет тратить средств на расходы, обязательные при фактическом документообороте: канцелярию и курьерские (почтовые) затраты.
- Освобождение ресурсов. В результате обмена документами по сети у организации освобождаются временные и финансовые резервы, которые можно направить на повышение эффективности ее деятельности, и в итоге на увеличение рентабельности.
- Безошибочность. Пусть не полностью, но электронный счет-фактура в большой мере защищает отправителя и получателя от досадных ошибок, которые могут сделать недействительным бумажный аналог и стать поводом для отказа в возвращении НДС.
- Прозрачность. В отправленный счет-фактуру, подтверждение которого получено, невозможно внести никаких искажающих изменений.