Как формировать личные дела работников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как формировать личные дела работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Защита личных сведений

2. Из чего состоит (структура)

3. Учет, внесение изменений и хранение

4. Можно ли хранить в личных делах копии паспортов, дипломов и т.п. ?

5. Перечень документов для оформления Личного дела работника

6. Как правильно извлечь из личного дела сотрудника копии документов?

7. Какие требования соблюдать при оформлении личного дела

8. Документы для личного дела работника и его формирование

9. Перечень документов в личном деле сотрудника

10. Личные дела работников

11. Какие документы включать в личное дело?

12. Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году

Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.

Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.

Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.

Защита личных сведений

О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.

Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.

Итак, без согласия работника кадровый специалист может сделать лишь следующее: взять документы сотрудника и внести информацию из них в его личную карточку Т-2.

На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели. Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных.

Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо, чтобы исполнить договор, стороной которого он является. Это сказано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

согласие на обработку персональных данных;
копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
трудовой договор (экземпляр работодателя);
копию приказа о приеме на работу;
договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
копии документов о повышении квалификации;
копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Можно ли хранить в личных делах копии паспортов, дипломов и т.п. ?

Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора. Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника.

Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб.

Перечень документов для оформления Личного дела работника

Организация вправе самостоятельно решить, какие документы и бумаги собирать в личном деле. Строгих рекомендаций нет (особенно если речь идёт о негосударственной организации). Однако, как правило, базу дела составляют следующие документы:

анкета или биография;
копия паспорта (главная страница и разворот с пропиской);
копия СНИЛС;
копия свидетельства ИНН;
копия военного билета;
копия документа об образовании;
копия трудового договора;
копия приказа о приёме на работу;
копии всех приказов, касающихся сотрудника (например, о повышении или переводе в другое структурное подразделение);
внутренняя опись.

Это примерный образец заполнения папки. Некоторые работодатели добавляют в этот перечень фотографию (если недостаточно изображения в паспорте). В папку можно вложить копии документов о повышении квалификации, переобучении и аналогичные свидетельства. Здесь могут быть копии медицинских справок и комиссий.

Почему в личном деле хранятся преимущественно копии? Все перечисленные документы представляют очень большую ценность, а в случае утраты восстанавливаются максимально сложно. Например, на восстановление диплома о высшем образовании уйдёт несколько месяцев, а за новый паспорт придётся заплатить солидную госпошлину. Чтобы не отягощать себя дополнительной ответственностью, работодатель копирует необходимые бумаги и возвращает оригиналы владельцу.

Заверять эти копии у нотариуса не нужно. Если работодателю нужны дополнительные гарантии подлинности, заверителем может выступить руководитель компании или сотрудник отдела кадров. Они сравнивают оригиналы и копии, а затем ставят на вторых о или «Соответствует оригиналу», свою подпись или печать.

Как правильно извлечь из личного дела сотрудника копии документов?

Так, если номенклатурой дел Вашей организации не предусмотрено ведение личных дел работников, Вы можете изъять из личных дел документы, которые подлежат архивному хранению, а само личное дело уничтожить. Если же номенклатурой предусмотрено ведение личных дел, изъять следует только копии личных документов работников и прочие документы, хранить которые в личных делах рискованно.

Об этом: Журнал Кадровое дело № 12, Декабрь 2020 . Для уничтожения документов ( Правил, утвержденных ). В итоге составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению ( Правил, утвержденных ).

приведена в Правилах, утвержденных . Факт уничтожения документов как в бумажном, так и в электронном виде оформите отдельным актом в . Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Какие требования соблюдать при оформлении личного дела

Классный руководитель обязан следить за актуальностью данных личного дела. Это значит, что если Маша Петрова сменила фамилию или место проживания, соответствующая информация должна быть своевременно отражена в карточке.

Все записи должны вестись аккуратно и содержать конкретную информацию. Ошибки в личном деле допустимы, но крайне нежелательны.

В мае в личное дело нужно вложить табель успеваемости за прошедший учебный год, заполнить последнюю страницу личной карты, подвести итоги и расписаться. Подпись закрепляется школьной печатью. Иногда требуется добавить контрольные или творческие работы и характеристику.

Подшивайте документы ученика в хронологическом порядке по дате предоставления.

Как и в случае с порядком документов личном деле, каждая школа самостоятельно прописывает требования к внешнему оформлению. Руководство принимает решение, какими оно хочет видеть личные дела школьников: скрепленными степлером или прошитыми нитками. В разных учреждениях могут также отличаться способы хранения: в бумажном или в электронном виде. Любе нормативы обязательно должны быть зафиксированы локальным документом и представлены к ознакомлению всему педагогическому составу.

На каждый класс заводится отдельная папка, в которую складываются личные дела учеников. Классный руководитель должен сделать для нее вкладыш со списком класса и указанием Ф. И. О., номера личного дела, адреса и телефона. Все папки с личными делами хранятся у руководства школы и выдаются по запросу.

Каждое личное дело имеет свой порядковый номер. Как правило, цифры соответствуют номеру записи в алфавитной книге учащихся.

Документы для личного дела работника и его формирование

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

* * *

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Перечень документов в личном деле сотрудника

Нужно понимать, заводя личное дело сотрудника, что должно быть в 2020 году в его составе. Однако сформировать его один раз и навсегда не получится. Информацию нужно своевременно обновлять.

А делать это можно только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить права не имеет.

Выдавать дело кому-либо отдел кадров может только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами заинтересованное лицо может в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

своевременный учет всей документации о сотруднике;
отслеживание карьерной динамики;
учет данных о возможных полагающихся льготах;
оценка перспектив профессионального роста;
сохранность и упорядоченность личной документации;
оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

руководящее звено;
заместители руководителей разных уровней;
ключевые специалисты;
сотрудники, несущие материальную ответственность;
кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Личные дела работников

Для того чтобы не нарушать законодательство России каждому работодателю рекомендуется лично ознакомить кадровиком со списком бумаг, которые должны быть в ЛД каждого работника.

В данный перечень документов в 2021 году входят такие основные бумаги как:

трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
акты нарушения трудовой дисциплины;
объяснительные, а также докладные записки;
приказ о приёме на работу.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Стоит отметить, что документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, для проверки трудовой инспекцией – должны обязательно дополняться подписанным им согласием на обработку его персональных данных.

Согласно заявлению сотрудников Роструда, в список запрещённых бумаг, которые нельзя подшивать в личное дело работника входят все документы и их копии, не связанные с трудовой деятельностью гражданина, как, например:

военный билет;
ИНН;
паспорт и копии его страниц;
СНИЛС;
свидетельства о рождении детей и о заключении брака.

Дополнительная информация: Как продать машину без ПТС законно?

Таким образом, наличие всех перечисленных бумаг является прямым нарушением конституционных прав гражданина РФ на неприкосновенность личной/частной жизни. Сбор данной информации без разрешения человека – запрещён!

Кроме этого, хранение перечисленных бумаг нарушает нормы ФЗ №152, принятого 27.07.2006 года и влечёт за собой наказание, а именно – наложение административного штрафа по части 1 статьи 13.11 КоАП Российской Федерации.

Важно: стоит отметить, что в этом случае от наказания работодателя не может спасти даже письменное согласие работника на сбор и обработку его персональных данных!

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Отвечая на вопрос, что должно храниться в личном деле сотрудника в 2021 году, стоит упомянуть и медицинские книжки работников, которые некоторые работодатели хранят в ЛД.

Действительно, если должность сотрудника предполагает его контакт с пищевыми продуктами, детьми или же, например, медикаментами – наниматель, согласно действующему законодательству, имеет право потребовать этот документ.

Однако, его хранение становится возможным исключительно после получения от работника согласия на обработку его персональных данных.

Это же правило касается и следующих документов:

аттестационных листов;
дипломов, справок и других бумаг об образовании;
справок об отсутствии судимости или её наличии;
документов о повышении квалификации;
характеристик с образовательных заведений, а также прошлых мест работы.

Напомним также, что трудовые книжки работников необходимо хранить отдельно от остальной кадровой документации. В большинстве фирм для этого используются надёжные сейфы, доступ к которым имеют только кадровики.

В любом случае, каждый наниматель должен понимать, что ведение личного дела сотрудника – не разовое, но регулярное занятие. Ведь со временем информация и документы в ЛД должны будут обновляться. Делать это можно лишь заручившись письменным заявлением о согласии от самого работника и вносить какие-либо бумаги, впрочем, как и удалять их из дела – кадровик не имеет права!

При этом, выдача рассматриваемого личного дела может быть осуществлена только по приказу руководителя фирмы. Это же правило распространяется и на самого сотрудника, на которого ЛД заведено. Вместе с этим, каждый сотрудник имеет законное право ознакомиться со своим ЛД в любое удобное для него время, но выносить его из кабинета кадровика – только с разрешения нанимателя.

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

№ п/п	Наименование документа
1	Анкета, заполненная работником при приеме на работу
2	Экземпляр трудового договора
3	Копия паспорта
4	Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка
5	Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
6	Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)
7	Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
8	Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ
9	Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*
10	Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан
11	Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров
12	Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор
13	Экземпляр договора о полной материальной ответственности
14	Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)
15	Документы о прохождении аттестации
16	Докладные и объяснительные записки
17	Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Список документов, входящих в личное дело сотрудников в 2020 году

В данный перечень документов в 2020 году входят такие основные бумаги как:

трудовой договор, подписанный сотрудником, а также сопутствующие ему дополнительные соглашения (если таковые имеются);
приказы о наложении взысканий или же поощрениях от начальства;
договор об индивидуальной материальной ответственности работника, если его должность предусматривает наличие данного документа;
подписанное работником соглашение о неразглашении сведения, которые являются тайной фирмы;
акты нарушения трудовой дисциплины;
объяснительные, а также докладные записки;
приказ о приёме на работу.