Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обоснование расходов на такси. Такси в командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
Обоснование расходов на такси
В качестве подтверждающих можно использовать:
- заказы-наряды;
- квитанции, чеки на проезд в такси;
- подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
- договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
- выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.
К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.
Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.
Документы, подтверждающие расходы на такси
В Налоговом кодексе зафиксировано, что затраты на такси признаются экономически обоснованными, если имеют документальное подтверждение. Под этим определением понимаются расходы, оформленные и подтвержденные в рамках российского законодательства. Постановление актуально для всех типов растрат командировочного лица.
Предприятие, которое отправляет сотрудника в командировку в другой город или страну, обязуется оформить пакет документ, соответствующий правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным, городским наземным транспортом. Они должны соответствовать правительственному постановлению №1586. Представитель такси представляет командировочному работнику чек ККТ или квитанцию, которую выдают самозанятые плательщики единого налогообложения.
Можно ли оплатить такси в командировке? – можно, но при наличии чека, банковской выписки, распечатанной квитанции с официального сайта или мобильного приложения транспортной службы. В подтверждающем документе должны отображаться банковские реквизиты, установленные федеральным законом №54.
Использование такси в служебной командировке
Под понимается поездка сотрудника не на постоянное место работы, по направлению руководства. Фирма при этом должна возместить сотруднику понесенные им затраты. Но тогда у самой фирмы появляются другие расходы, которые ей нужно учитывать при подсчете основы по налоговому сбору на прибыль.
Но, при этом нужно соблюсти 2 неизменных требования: представить неоспоримые доказательства эффективности примененных затрат и гарантировать присутствие всех документов, которые подтверждают эти расходы.
Некоторые документы оформляется в организации, такие как:
Приказ о назначении командировки;
Командировочное удостоверение сотрудника;
Служебное задание от организации.
При этом в приказе руководства нужно указать все доказательные факты экономической целесообразности использования такси. В приказе нужно указать весомые причины, вызвавшие расходы на такси в командировке.
Командировочные расходы
Командировка или же служебная поездка подразумевает под собой направление работника в другой регион для выполнения своих должностных обязанностей там. Согласно положениям 167 статьи Трудового кодекса Российской Федерации работодатель берёт на себя все расходы, связанные со служебной поездкой, то есть оплачивает билеты (на самолёт или поезд), проживание (в отеле, гостинице или на съемной квартире), питание (суточные) и так далее. Сюда же можно отнести и транспортные расходы на перемещение по городу в месте пребывания.
Здесь, как правило, встаёт вопрос относительно обоснованности пользования услугами частного извоза, когда существует и работает общественный транспорт. Следует понимать, что организация компенсирует расходы лишь в том случае, если посчитает их обоснованными. Например, если человек в командировке каждый день добирался от места проживания до работы на такси, и обратно, скорее всего ему ничего не выплатят, так как он мог перемещаться на общественном транспорте. Совершенно другое дело, когда выбора у человека попросту не было.
Например, работа находится в отдалении от населённых пунктов, куда не ходит общественный транспорт, или поездка на такси осуществлялась в позднее время, когда другого выбор добраться до цели попросту не было.
По идее, все служебные записки, касающиеся выдачи денежных средств, должны адресоваться директору компании, ведь именно он отвечает за денежный вопрос, однако фактически исполнять запрос будет другой сотрудник. Итак, мы должны передать нашу служебку директору на рассмотрение, утверждение. Когда руководитель поставит свою визу, служебку возвратят вам руки. Если директор завизировал официальную бумагу, значит, получен «зеленый свет», можно относить её в бухгалтерию.
Бухгалтер на основании служебки с визой директора сможет взять из кассы предприятия денежные средства и выдать вам в наличной форме, либо, если компания вовсе не пользуется наличкой, добавить денег к заработной плате, выдать в расчетный период вместе с вознаграждением за труд.
Какими документами работник может подтвердить оплату такси?
Согласно разъяснениям ФНС России, все служебные поездки должны происходить через агрегатора такси, автомобили которого оборудованы контрольно-кассовой техникой. Если чек для бухгалтерии за поездку на такси будет отсутствовать, то налоговая сможет отказать в принятии такой траты для уменьшения налогооблагаемой базы по расходам на прибыль.
Постановлением Правительства РФ №359 допускает возможность отчетности при оплате услуг перевозчика банковской картой, но без выдачи контрольно-кассового чека. В этом случае расходы можно отразить на бланке строгой отчетности, который приравнивается к кассовому чеку. Положение устанавливает порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков. Главное, чтобы форма содержала необходимые реквизиты.
Важно учитывать, что перевозка пассажиров и багажа легковым такси происходит в рамках договора фрахтования. Он заключается между пассажиром-фрахтователем и таксистом. Основное условие – выполнение заказа. После его выполнения клиент получает чек или бланк строгой отчетности (БСО), форма которого содержит:
- Название, серию и номер.
- Название агрегатора такси или ИП. Указываются также адрес, номер телефона и ИНН.
- Число, месяц, год совершения поездки.
- Цена поездки. Указывается цифрами и прописью.
- Личные данные и подпись лица, который принимает расчеты.
Серия и номер должны быть напечатаны типографским способом, то есть выделяться на фоне других подписей. Если при расчете цены поездки был использован таксометр, то в платежном документе необходимо отразить его показания.
Важно учитывать, что действующее законодательство подразумевает несколько типов документов для подтверждения расходов налогоплательщика на услуги такси командированного сотрудника. Подробнее о них мы расскажем ниже.
Согласно разъяснениям ФНС России электронная квитанция, направленная перевозчиком по электронной почте, не всегда может подтвердить расходы на услуги такси. Если на квитанции отсутствует электронная подпись (ЭЦП) уполномоченного лица, номер и серия документа, то налоговая инспекция не сможет учесть такие расходы.
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
- приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Расходы на такси для работников в служебных целях
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?» .
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.
Подтвердил свою позицию по поводу учета расходов командированного работника по проезду на такси для целей налога на прибыль. Финансисты также рассказали, какими документами можно подтвердить проезд на такси.
Как подтвердить расходы на такси в командировке?
В качестве достоверных фактов, можно предъявить следующие весомые аргументы:
Необходимость в быстром прибытии в пункт отправления – вокзал ж/д или аэропорт;
большой вес документации или образцов продукции, которые нужно перевести в багаже;
большая удаленность от необходимой пассажирской магистрали;
значительная экономия времени.
Но и Вы, как командировочный, обязаны проявлять свою инициативу. Так как, в Ваших силах предъявить пояснительное заявление с билетом о том, что рейс глубокой ночью.
Но Вам необходимо будет подтвердить расходы на такси в командировке. Так как только экономического обоснования будет мало, и если у вас не будет чеков, а так же бланков отчетности, которые должны выдавать таксисты.
Так как в качестве удостоверяющего документа был бы билет на автобус или метро, то лишних вопросов в бухгалтерии не возникало ни когда. Но таксисты таких бланков, не имеют. Если водитель не выдает квитанцию, то тогда расходы на Вашу поездку в такси, придется списывать с чистой прибыли организации.
Некоторые организации выходят из такого положения, заведомо оформляя служебную пояснительную записку от руководителя отдела, к представлению директора. Но стоит отметить, что в даже такой ситуации налоговые риски высоки. И это почти не зависит от наличия убедительных аргументов для поездки.
Подтверждающие документы
Когда траты на использование такси одобрены руководством, сотруднику необходимо представить с авансовым отчетом:
- Заказной наряд.
- Квитанцию на установленном бланке.
- ККЧ, выдаваемый водителем после поездки.
Документация должна содержать необходимую информацию и не противоречить требованиям Правил, регламентированных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.
В отсутствие такой документации возмещение оплаты, понесенной при поездке в такси, оплачиваться не могут в 2019 году. Электронный чек, направленный по почте онлайн связью, не может выступать удостоверяющим доказательством.
Платежный документ должен включать:
- Обязательные данные в виде номера и серии.
- Название компании, осуществляющей перевозку.
- ИНН, ОГРН и иную информацию.
- Стоимость оказанной услуги.
- Дату выдачи.
- Роспись ответственного лица, оформившего платежку.
Возмещение распределяется в статью издержек юридического лица, на сумму которых будет уменьшаться её основа для исчисления сбора на прибыль. При этом важным условием становятся подтверждающие документы, свидетельствующие о состоявшемся перемещении, и что оно совершено в целях организации деятельности, преследующей получение прибыли.
Оплата расходов на такси в командировке
Если сотрудник в командировке вынужден был пользоваться такси, и не предоставил квитанцию об оплате, может ли учреждение оплатить ему эти расходы и достаточно ли для этого заявления сотрудника?
На основании заявления сотрудника руководитель учреждения может принять решение о возмещении расходов в определенной сумме. В заявлении следует указать причину утраты документов.
Следует учесть, что расходы на проезд на такси за счет средств бюджета оплатить нельзя. При этом учреждение может за счет средств от приносящей доход деятельности возместить сотруднику и другие расходы (в т. ч. оплату услуг такси) при условии, что они произведены с разрешения и ведома работодателя.
1. Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд командированного сотрудника на такси. Командировка организована в рамках деятельности, приносящей доход, и оплачена за счет средств от этой деятельности
Совет
При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль.
По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку учреждение обязано возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд. Порядок и размер возмещения устанавливаются:
Об это сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ. Далее рассмотрим порядок учета затрат на такси на федеральном уровне. На региональном (местном) уровне соблюдайте порядок, установленный нормативными актами в соответствующем субъекте РФ или муниципальном образовании. При этом если порядок аналогичен федеральному, то можно руководствоваться нижеприведенными разъяснениями.
На федеральном уровне расходы на проезд на такси за счет средств бюджета оплатить нельзя (подп. «в» п. 1 постановлениям Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). При этом учреждение может за счет средств от приносящей доход деятельности возместить сотруднику и другие расходы (в т. ч.
оплату услуг такси) при условии, что они произведены с разрешения и ведома работодателя (п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). Такую возможность следует закрепить во внутренних документах учреждения, например Положении о командировках.
В нем, в частности, может быть предусмотрено, что учреждение компенсирует сотруднику проезд на такси:*
- до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
- до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
- по служебным делам во время командировки.
Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Это объясняется так.
Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.
Использовать такси как транспортное средство, сейчас возможно как в командировке, так и в ежедневной производственной деятельности.
Раньше расходы на такси не разрешалось вносить в расчет налогов на прибыль. А причина была всегда одна, так как законодательство ни как не регулировала данный вопрос.
Но 5 лет назад Министерство Финансов РФ, выпустило серию рекомендательных писем, в которых говорится о возможности включения таких расходов в расчет налогов. С тех пор данные рекомендательные письма активно используется в практике доказательства эффективности расхода на такси в командировке.
Командировка на личном транспорте
Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.
Обязательным является оформление и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.
Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).
Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.
Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:
- амортизация транспортного средства;
- затраты на ГСМ;
- текущее техническое обслуживание;
- возможный внеплановый ремонт.