Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто такой секретарь-референт и чем он занимается?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку большая часть обязанностей референта так или иначе связана с общением, очень важно чтобы у него была отлично развита коммуникабельность. Хороший специалист должен быть приятным собеседником и уметь легко находить общий язык как с коллегами или потенциальными и состоявшимися партнерами, так и самыми разными посетителями.
Преимущества профессии референт
Самое главное преимущество этой профессии – востребованность. Сегодня референты нужны практически в любых организациях, поэтому найти работу даже неопытному специалисту не составит особого труда. Если же референт обладает большим опытом работы и зарекомендовал себя только с положительной стороны, то он может претендовать на место с хорошей заработной платой (а размер зарплаты референтов по России колеблется в пределах 15-85 тысяч рублей).
Работая на должности личного секретаря руководителя можно в совершенстве овладеть искусством налаживания деловых контактов и обзавестись полезными знакомствами. При этом тесный контакт с человеком, который уже достиг вершин в карьере, позволяет многому у него научиться: умению выстраивать отношения с подчиненными, стилю руководства, ведению деловых переговоров и т.д.
Также нужно сказать, что постоянная работа с документацией дает возможность получить отличную подготовку в сфере менеджмента, юриспруденции и экономики.
Личные качества референта
Что бы удачно строить свою карьеру и уметь находить общий язык даже с самым капризным руководителем, секретарь должен обладать следующими качествами:
- Высокий уровень стрессоустойчивости;
- Здоровая нервная система;
- Умение работать в условиях многозадачности;
- Уметь отстранённо смотреть на недовольство посторонних людей и не воспринимать на свой счёт;
- Иметь высокий уровень ответственности и коммуникабельности;
- Быть дисциплинированным и пунктуальным;
- Иметь опрятный внешний вид, знать нормы делового этикета и офисного стиля одежды;
- Обладать чувством такта;
- Уметь держать свои эмоции под контролем;
- Аналитический склад ума;
- Быть тонким психологом от природы.
Что нужно уметь обязательно
В любой организации существует инструкция секретаря-референта. Она содержит перечень (иногда подробный, порой не очень) должностных обязанностей. В их число входят умения и навыки. Человек, которому повезло получить такую работу, должен уметь общаться с клиентами, вести переговоры (личные и телефонные), подбирать и систематизировать материалы, готовить тезисы выступлений и другое. То есть понятно, что навыков у этого человека должно быть достаточно много. Конкретика зависит от направления деятельности фирмы. Так, например, правовой референт обязан разбираться в юридических тонкостях. Бывает, что эта должность сопряжена с умением решать организационные вопросы. Другими словами, референт – это «правая рука» руководителя. Он всегда на подхвате, должен знать все, что нужно начальнику для его деятельности.
Как пройти собеседование
Если вы решили, что справитесь со столь ответственной работой, то следует подать резюме на имеющиеся вакансии. Обязательно проверить грамотность ответов. Учтите, что орфографические ошибки сведут ваши шансы к нулю сразу же. Стилистика также должна быть сдержанно деловой. Каждое ваше слово будет тщательно взвешено и обдуманно. Потом начнутся «испытания». Вам придется некоторое время посвятить тому, чтобы доказать, что вы сумеете быть достойным помощником руководителя. Каждая фирма придумывает свои методы. Впрочем, готовьтесь к тому, что вам придется разговаривать с различными должностными лицами, подготовить несколько официальных документов, ответить на пару телефонных звонков. Нужно учесть еще и то, что ваша внешность будет строго контролироваться. То есть «осмотрят» с головы до ног. Чаще всего вы должны будете демонстрировать деловой стиль в одежде (макияже, прическе). Также нежелательно пользоваться сильными ароматами. Продумайте каждую мелочь! Все в вас должно быть неброским, но привлекательным. Совет: держитесь скромно, но уверенно. Проявляйте сообразительность, но не наглость. Тогда все должно непременно получиться!
Рекомендательное письмо – старый инструмент нового бизнеса
В этом случае референтом может быть аудиторская, юридическая, страховая компания, нотариус, оценщик, адвокат – все те, кто «допущены» к информации, обычно составляющей коммерческую тайну. Bank Reference (как частный случай Service Reference) – письмо от обслуживающего банка.
Смысл каждого из вышеперечисленных писем сводится к подтверждению следующих юридических фактов в отношении рекомендуемого: We, ХХХХХ, are happy to confirm that we maintain long-term and fruitful business relations with .During the time of our business Mr. showed itself to good advantage.
Понятие «референция банка» (тождественное ему «банковская референция») на сегодняшний день законодательно не урегулировано, поэтому не содержится ни в одном нормативно-правовом акте РФ. Если Вы находитесь в поисках ответа на данный вопрос, вероятней всего, Вы столкнулись с одной из схем документарного мошенничества. Чаще всего это понятие употребляется в контексте сомнительных бизнес-предложений, которые содержат обещания посреднических организаций организовать по предоплате сотрудничество с известной компанией, гарантируя радужные перспективы развития бизнеса.
Плюсы и минусы профессии
А теперь перейдём к одному из самых важных моментов, а именно к разбору плюсов и минусов работы референта.
Преимущества:
- Эта работа повышает деловые и коммуникационные навыки специалиста. Так часто из обычных секретарей получаются отличные переговорщики и руководители отделов;
- Общение с успешным человеком даёт возможность приобрести полезные навыки и привычки;
- Работа референта — это порядок во всём, что является отличным качеством для построения перспективной карьеры;
- Возможность карьерного роста;
- Профессия востребована, квалифицированные специалисты всегда могут найти себе работу.
Недостатки:
- Часто приходится задерживаться на работе, выполняя дополнительные поручения руководителя;
- Высокий уровень эмоциональной нагрузки;
- Высокий уровень ответственности;
- Иногда приходится терпеть нервные встряски руководителя;
- Невысокий уровень платы труда при повышенных нагрузках;
- Большой объём работы.
Недостатки профессии референт
Так как работа референта неразрывно связана с высоким уровнем ответственности, ему приходится постоянно находиться в условиях сильнейшего психо-эмоционального давления, что может сильно изматывать нервную систему. Дополнительным стрессовым фактором является то, что чаще всего все задачи нужно выполнять в максимально сжатые сроки.
Рабочий день секретаря-референта достаточно часто бывает ненормированным – как правило, личный помощник находится в офисе то тех пор, пока руководитель не уедет домой. При этом ему иногда приходится выходить на работу в выходные/праздничные дни, и достаточно часто отправляться в командировки (как самостоятельно, так и в качестве сопровождающего лица).
В течение дня референту необходимо обрабатывать огромное количество информации, свободно оперировать ею и держать в уме много данных, что очень изматывает как физически, так и эмоционально.
Обязанности секретаря референта
Каждому работнику накануне трудоустройства необходимо тщательно изучить свои обязанности. К обязанностям референта относятся следующие:
- планирование рабочего времени руководителя;
- решение вопросов, связанных с приемом посетителей;
- ведение делопроизводства (сортировка документов по важности и срочности исполнения, подготовка и оформление приказов и документов разных жанров, хранение, систематизация документации, подготовка ее к сдаче в архив и т.д.);
- прием телефонных звонков, факсов и работа с корреспонденцией (ведение переговоров и деловой переписки, подготовка писем и их рассылка и др.);
- подготовка к проведению деловых переговоров с партнерами (начиная от выбора места встречи и вплоть до предварительного обсуждения возникших вопросов);
- подготовка отчетов и необходимых информационных материалов к предстоящим рабочим совещаниям, оповещение и сбор участников;
- организация командировок (помимо сопровождения руководителя, бронирование билетов, гостиниц и т.п.);
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров и других необходимых вещей, решение хозяйственных вопросов).
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Какими личностными качествами должен обладать референт
Поскольку большинство задач офисного ассистента так или иначе связаны с общением, очень важно иметь отличные коммуникативные навыки. Хороший профессионал должен быть приятным собеседником и легко находить общий язык с коллегами, потенциальными и существующими партнерами, а также с посетителями всех мастей.
Работа менеджера во многом зависит от профессионализма его работы, поэтому помощник должен быть пунктуальным, дисциплинированным и достойным. Большое преимущество — быть умным и мыслить нестандартно: хороший помощник всегда найдет выход из непредсказуемых ситуаций и найдет лучшее решение в экстремальных ситуациях.
Одно из важнейших требований — высокий уровень ответственности. В конце концов, от того, насколько хорошо помощник руководителя выполняет свои обязанности, зависит эффективность работы и репутация не только руководителя, но и всей компании. Следует отметить, что работать под давлением такой ответственности иногда очень сложно.
Нельзя не упомянуть о самоотверженности офисного ассистента, который в рабочее время — а иногда и в нерабочее — должен отбросить все личные интересы и полностью посвятить себя работе. Например, если офисный помощник хочет поесть, а переговоры еще не закончены, ему следует отложить обед до того времени, когда начальнику не понадобится его помощь.
Более того, невозможно представить себе правую руку руководителя без таких черт характера, как эти:
- опрятность;
- высокий уровень культуры в поведении и речи (как устной, так и письменной);
- стрессоустойчивость;
- организаторские способности;
- аккуратность;
- хорошая память;
- самообладание;
- исполнительность.
Карьерный рост в данной сфере вполне реален, главное здесь, чтобы человек отдавался по максимуму на своей должности и выполнял поставленные перед ним задачи. Одним словом, карьерный рост внутри компании, где работает референт — это частая ситуация. Есть возможность перейти из одного отдела в другой. Для этого может потребоваться получение профильного образования, которое будет совпадать с отраслью организации.
Заработная плата будет зависеть от региона, в котором референт осуществляет свою деятельность, а также от квалификации, знаний и навыков, умения грамотно и быстро выполнять свои обязанности.
Как видите, должность референта — это перспективная работа, которая требует выдержки, навыков и знаний. Если человек прекрасно владеет своей специальностью, то вероятность того, что он вскоре будет повышен очень велика. Также радует и доход людей, работающих в этой отрасли, он более, чем достойный.
Преимущества профессии референт
Самое главное преимущество этой профессии – востребованность. Сегодня референты нужны практически в любых организациях, поэтому найти работу даже неопытному специалисту не составит особого труда. Если же референт обладает большим опытом работы и зарекомендовал себя только с положительной стороны, то он может претендовать на место с хорошей заработной платой (а размер зарплаты референтов по России колеблется в пределах 15-85 тысяч рублей).
Работая на должности личного секретаря руководителя можно в совершенстве овладеть искусством налаживания деловых контактов и обзавестись полезными знакомствами. При этом тесный контакт с человеком, который уже достиг вершин в карьере, позволяет многому у него научиться: умению выстраивать отношения с подчиненными, стилю руководства, ведению деловых переговоров и т.д.
Также нужно сказать, что постоянная работа с документацией дает возможность получить отличную подготовку в сфере менеджмента, юриспруденции и экономики.
Какими личностными качествами должен обладать референт
Поскольку большая часть обязанностей референта так или иначе связана с общением, очень важно чтобы у него была отлично развита коммуникабельность. Хороший специалист должен быть приятным собеседником и уметь легко находить общий язык как с коллегами или потенциальными и состоявшимися партнерами, так и самыми разными посетителями.
От профессионализма референта во многом зависит работа руководителя, поэтому помощник начальника должен быть пунктуальным, дисциплинированным и порядочным человеком. Большим плюсом будет сообразительность и способность к нестандартному мышлению – хороший референт всегда найдет выход из непредвиденной ситуации и сможет найти наиболее оптимальное решение в экстремальных условиях.
Одним из главных требований к референту является наличие высокого уровня ответственности. Ведь от того, насколько качественно выполняет свои обязанности помощник начальника, зависит эффективность работы и репутация не только руководителя, но и всей компании в целом. Отметим, что работать под гнетом такой ответственности порой очень непросто.
Нельзя не упомянуть о самоотверженности референта, который в рабочее время – а иногда и внерабочее – должен отодвигать на задний план все личные интересы и полностью посвящать себя рабочим вопросам. Например, если референт хочет кушать, а в это время идут переговоры, то обед ему придется перенести на время, когда руководитель не будет нуждаться в его помощи.
Кроме того, невозможно себе представить правую руку руководителя без таких личностных качеств, как:
Что должен знать и уметь специалист
Стоит сказать, что задач, которые должен уметь решать референт очень много. Особенно ценятся те, кто знает несколько языков, делопроизводством, ориентируется в действующем законодательстве. Только это позволяет специалисту быть востребованным на рынке труда.
Очень часто именно референт избавляет своего шефа от необходимости заниматься мелкими и не столь значительными делами, такими как составление речи или написание доклада, отчета. В результате директор может не отвлекаясь заниматься важными делами, требующими его особого внимания. Именно по этой причине, работа референта может совмещаться с секретарскими обязанностями, что только увеличивает нагрузку.
Стоит рассмотреть, что за профессия референт. И в этом нам поможет описание основных задач, которые стоят перед ним.
Они будут заключаться в следующем:
Кроме того, референт может вести стенографию совещаний, при этом может подготавливать материалы для его проведения. Входит в обязанности референта и своевременно оповещение специалистов, которым следует присутствовать на этом совещании, ознакомить их о повестке дня, провести регистрацию всех собравшихся.
Занимается формированием личных дел и приказов, формирует архив. Должен знать и уметь решать различные организационные вопросы.
В результате такой специалист является универсальным работником, от которого может зависеть успешность и работоспособность всей организации. Ведь именно на референта возлагается организационная и координирующая работа по сохранению прямой связи между отделами организации. Например, оформление командировок, бронирование билетов и гостиничных номеров, составлении докладов. Возможно придется оказывать помощь для детей сотрудников.